PDF2eBill

Mit der Funktion PDF2eBill können sie eine E-Rechnung aus ihrer klassische PDF- Rechnung konvertieren. Diese Funktion ermöglicht ihnen die e-Rechnungspflicht schnell und unkompliziert zu erfüllen und das ohne große Änderungen an ihren bestehenden Workflow im Rechnungsausgang.

Schritt 1: Klicken sie auf Rechnungen

Gehen Sie über die Navigationsleiste -> E-Rechnung erstellen

Gehen Sie über die Navigationsleiste -> + PDF2eBill

Schritt 2: PDF hier ablegen oder klicken zum Auswählen

Nachdem eine PDF-Datei abgelegt wurde, beginnt das System automatisch mit der Analyse des Inhalts. Dieser Vorgang kann einen kurzen Moment dauern.

Nach Abschluss der Analyse sehen Sie auf der rechten Seite Ihres Bildschirms den Entwurf Ihrer E-Rechnung. Die Informationen zu Abrechnung und Rechnungsersteller werden automatisch aus ihren Stammdaten übernommen, vorausgesetzt sie sind dort hinterlegt.

Alle Pflichtfelder, Dokumentendaten, Leistungsempfänger und Rechnungspositionen die grün hinterlegt sind, wurden erfolgreich aus der PDF übernommen.
Felder, die rot markiert sind, müssen ergänzt werden, entweder manuell oder Sie klicken hierzu auf das rot markierte Feld in der Rechnung und suchen in der PDF-Vorlage den passenden Wert. Markieren Sie den entsprechenden Wert. Das System fragt anschließend, ob der ausgewählte Wert übernommen werden soll. Nach Bestätigung wird der Wert automatisch in die Rechnung übernommen. Dieses Vorgehen gilt für alle rot markierten Bereiche.

Bei Leistungsempfänger und Rechnungspositionen haben Sie die Möglichkeit, den jeweiligen Empfänger bzw. jede Rechnungsposition dauerhaft in Ihren Stammdaten zu speichern. Setzen Sie hierfür das entsprechende Häkchen bei Kunde bzw. Artikel. Soll die Speicherung nicht erfolgen, entfernen Sie das Häkchen einfach.

Bei Bedarf können Sie Ihrer Rechnung weitere Positionen hinzufügen, indem Sie den blauen Button „+ Position hinzufügen“ verwenden. Zum Entfernen einer Position steht Ihnen in jeder Position der rote Button „Entfernen“ zur Verfügung.

Unter Summen sehen Sie jederzeit den aktuellen Gesamtwert, bestehend aus Zwischensumme, MwSt. und Gesamtsumme.

Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf „Speichern“. Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar. Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung nicht gespeichert. Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button „Speichern“.
Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.

Schritt 3:
Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter E-Rechnungen → Entwürfe.

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:

• Stift: Bearbeiten der Rechnung.
• Papierkorb: Löschen der Rechnung.
• Briefumschlag: Senden der Rechnung.

Schritt 4: Senden der E-Rechnung

• Um die Rechnung an den Empfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der rechten Leiste.  
• Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf „E-Rechnung versenden“ klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.

 Alternativ können Sie den Vorgang abbrechen, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.

Schritt 5: E-Rechnung gesendet

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu E-Rechnungen -> Ausgang. Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit eBill erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.

Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in Entwürfe verschoben.
Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.

Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.

Über den Button „Anhänge“ gelangen Sie zu den Dateien, die Ihrer Rechnung angehängt wurden.

Über den Button „Protokoll“ gelangen Sie zu den Protokollen, in denen Sie einsehen können, wann und von wem Aktivitäten ausgelöst wurden.

Über die PDF-Ansicht können Sie das ursprüngliche PDF einsehen, aus dem die Rechnung erstellt wurde.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns unter
support@ebill-service.de zu kontaktieren.
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!