Freigabe

Unter Freigabe haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen zu prüfen, kommentieren und freizugeben.

Wenn alle Freigaben erteilt wurden, gilt die Rechnung als freigegeben. Im Export kann nach freigegeben Rechnungen gefiltert werden.

Hauptaspekte der Rechnungsfreigabe

• Prüfung: Die Rechnungsfreigabe umfasst die Überprüfung der Rechnung auf formale Korrektheit (z. B. Vollständigkeit, Pflichtangaben) und sachliche Richtigkeit (z. B. Übereinstimmung mit Wareneingangs- oder Leistungsnachweisen).
• Zuständigkeit: Die Freigabe erfolgt durch die für den jeweiligen Betrag, das Projekt oder die Kostenstelle verantwortliche Person, wie zum Beispiel einen Manager oder Abteilungsleiter.
• Zahlungsanweisung: Erst nach der Freigabe kann die Rechnung verbucht und für die Zahlung im nächsten Zahlungslauf angewiesen werden.
• Ziel: Das Ziel ist die Vermeidung von Fehlern, die Verhinderung von Zahlungen für fehlerhafte oder nicht erbrachte Leistungen und die Gewährleistung korrekter Finanzunterlagen.

Wichtiger Hinweis- Erst ab dem Zeitpunkt der Aktivierung werden neue Rechnung in der Freigabe berücksichtigt!

1. Erste Schritte: Öffnen Sie den Bereich „Freigabe“.
Durch Anklicken des blauen Buttons wird das Freigabe-Modul für Sie aktiviert und Sie werden automatisch zu den Einstellungen / Benutzerverwaltung weitergeleitet

2. Benutzerverwaltung

Über den blauen Button „Benutzer hinzufügen“ können Sie als Admin einen neuen Benutzer anlegen.Weisen Sie anschließend die gewünschte(n) Rolle(n) zu und speichern Sie Ihre Eingaben über den blauen Button „Benutzer hinzufügen“.

Weisen Sie anschließend die gewünschte(n) Rolle(n) zu und speichern Sie Ihre Eingaben über den blauen Button „Benutzer hinzufügen“.

Unter Einstellungen → Benutzerverwaltung wird Ihnen der neu angelegte Benutzer inklusive der zugewiesenen Rollen angezeigt.

Hinweis zur Sortierung der Nutzerliste
Die Nutzerliste wird automatisch nach der letzten Änderung sortiert, da in der Tabelle kein Anlagedatum vorhanden ist. Das bedeutet: Sobald bei einem Benutzer eine Anpassung vorgenommen wurde, erscheint dieser automatisch ganz oben in der Liste.

Über den blauen Pfeil können Sie:

• zusätzliche Rollen vergeben oder
• den Benutzer löschen.

3. Freigabe-Regeln

Durch Anklicken von „Freigabe-Regeln“ gelangen Sie zu folgenden Bereichen:

3.1 Standard-Regel – Es gibt nur eine Standard-Regel

Anzeige der bereits hinterlegten Standard-Regel.

3.2 Lieferantenspezifische Regeln

Hier können einzelne Lieferanten anhand ihrer USt-ID (VAT-ID) individuell konfiguriert werden – inklusive Rollen und Betragsschwellen, die ausschließlich für diese VAT-ID gelten.

3.3 Rollen-Verwaltung

In diesem Bereich können Sie Rollen individuell anpassen:

• Rollenname: Über den kleinen Stift können Sie die Bezeichnung bearbeiten
• Rollenfarbe: Über den farbigen Button legen Sie die Farbe der Rolle fest.

4. Arbeiten im Freigabebereich

Im Bereich Freigabe können Sie über den Filter gezielt unterschiedliche Freigabearten auswählen.

Klicken Sie auf das „Zahnrad“-Symbol, um die Einstellungen Benutzerverwaltung und Freigabe- Regeln zu gelangen.

Ihre Auswahl wird im grauen Fenster neben „Freigabe“ jederzeit angezeigt.

Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Bitte bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem blauen Button „Anwenden“.

Übersicht im Freigabebereich

• Über den blauen Pfeil neben dem Empfangsdatum können Sie die Sortierung anpassen.
• Eine Sortierung nach Rechnungsersteller, Beleg-Nr., Netto- oder Bruttobetrag ist ebenfalls möglich.
• Unter dem Datum sehen Sie die der Rechnung zugewiesenen Rollen:

               Grün = Freigegeben

               Gelb = Ausstehend

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5. Freigabe-Center

Beim Öffnen einer Rechnung gelangen Sie in den Freigabe-Center.

Hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

6. Individuelle Anpassung der Rechnungsansicht

Da die Rechnungsansicht umfangreich sein kann, können Sie diese individuell anpassen:

7. Markieren von Rechnungspositionen

Jede Rechnungsposition kann durch Anklicken markiert werden.
Nach der Markierung:

• wird die Zeile farblich hervorgehoben,
• erscheint links ein roter Balken und
• rechts neben dem Minus-Symbol ein rotes Badge mit der Anzahl der markierten Positionen.

So erhalten auch Bearbeiter, die den Bereich ausgeblendet haben, einen Hinweis auf vorhandene Markierungen.

Bewertung von Positionen

In jeder Rechnungsposition stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Häkchen = „OK“:
  Beim Setzen des Häkchens färbt es sich grün, und die Position wird zusätzlich links mit einem grünen Balken markiert.
• X = „Nicht OK“:
  Beim Setzen des X färbt es sich rot, und die Position wird zusätzlich links mit einem roten Balken markiert.
• Bei „Nicht OK“ können Sie zusätzlich einen Hinweis hinterlegen und mit Enter bestätigen.

Um den Status „OK“ oder „nicht OK“ zu löschen, klicken Sie rechts auf das Symbol neben dem „OK“-Häkchen bzw. neben dem „X“-Symbol auf den Undo-Button.

Bei den Hinweisen haben Sie die Möglichkeit, diese über das Stift-Symbol zu bearbeiten oder über das X-Symbol zu löschen.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns unter
support@ebill-service.de zu kontaktieren.
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!