Rechnungen empfangen

Neben der Funktion, Rechnungen zu erstellen und zu versenden, spielt auch der Empfang eine entscheidende Rolle für Sie. Daher haben wir eine umfassende Anleitung zusammengestellt, die Ihnen erläutert, worauf Sie beim Empfang einer Rechnung achten sollten und welche zusätzlichen Schritte sinnvoll sein können.

Mit Ihrer Registrierung beim eBill Service Rechnungsportal und der Aktivierung Ihres Accounts wurde automatisch ein spezielles Rechnungs-E-Mail-Postfach für Sie eingerichtet.

Die zugewiesene E-Mail-Adresse finden Sie im Bereich „Rechnungen“. Sie setzt sich aus Ihrer Umsatzsteuer-ID oder Ihrer Steuernummer zusammen:
[USt-ID oder Steuernummer]@ebill.de
Beispiel: DE251118090252@ebill.de

Um sicherzustellen, dass Ihre eingehenden Rechnungen im eBill-Portal ankommen, teilen Sie bitte diese E-Mail-Adresse Ihren Lieferanten mit, sodass künftig alle Rechnungen direkt an das eBill-Portal gesendet werden.

Rechnung erhalten

Sobald Ihr Lieferant die Rechnung an Ihre eBill E-Mail-Adresse sendet, erfolgt eine Prüfung nach den Vorgaben der EN 16931 sowie eine Validierung gemäß der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification). Erst danach wird die Rechnung im Bereich
Rechnungen -> Eingang sichtbar.

Keine Rechnung erhalten

Es kann mehrere Gründe geben, warum Sie keine Rechnung erhalten haben:

1. Ihr Lieferant hat mehrere Anhänge in einer E-Mail an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet.
2. Der Anhang entspricht nicht dem erforderlichen .xml- oder .pdf-Format, oder der Dateiname enthält Sonderzeichen bzw. Leerzeichen.
3. Die gesendete Rechnung weist Fehler seitens des Absenders auf. In diesem Fall wird die E-Mail automatisch abgelehnt, und der Absender erhält ein Prüfprotokoll mit dem Ablehnungsgrund.

Rechnung Eingang

Alle gültigen Rechnungen, die an Ihre eBill E-Mail-Adresse gesendet wurden, finden Sie unter Rechnungen -> Eingang. Zu jeder eingegangenen Rechnung wird eine Zeile angezeigt, die Informationen wie Rechnungstyp, Belegnummer, Rechnungsempfänger, Erstellungsdatum sowie Netto- und Bruttobetrag enthält. Für detaillierte Informationen klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

Rechnung Detailansicht

Die Detailansicht jeder Rechnung ist in drei Bereiche unterteilt:

• Rechnung
• Anhänge
• Protokoll

Rechnungen -> Eingang -> Überblick

In der Übersicht werden alle relevanten Rechnungsdaten detailliert dargestellt, sodass Sie alle wesentlichen Informationen zur jeweiligen Rechnung im Blick haben.

Nach dem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, können Sie rechts oben zwischen drei Ansichten wählen: Standard, Kompakt oder 2-Spalten.

Rechnungspositionen und Summen

Daten des Rechnungsstellers/ Leistungsempfänger

Weitere sonstige Rechnungsdaten, die in den anderen Bereichen nicht angezeigt werden.

Rechnungen -> Eingang -> Anhänge

An dieser Stelle werden alle Positionen der eingegangenen Rechnung detailliert und übersichtlich aufgelistet – einschließlich der Anhänge, die zum Beispiel keine valide Rechnung darstellen. Zum Herunterladen klicken Sie einfach auf den gewünschten Anhang.

Rechnungen -> Eingang -> Protokoll

Im Protokoll finden Sie alle weiteren wichtigen Details, wie etwa den Zeitpunkt des Empfangs und der Archivierung der Rechnung.

Rechnungen -> Eingang abgelehnt

In diesem Bereich finden Sie Informationen zu empfangenen Emails, die vom System abgelehnten wurden. Wenn Sie auf eine Zeile klicken, erhalten Sie zu der E-Mail den genauen Ablehnungsgrund, den der Absender der E-Mail automatisch als Antwort zugesendet bekommen hat.

Sollten beim Empfang der E-Rechnungen Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, uns unter support@ebill-service.de zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!