E-Rechnungen erstellen

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einfach und schnell eine E-Rechnung erstellen können. Von der Eingabe der notwendigen Daten bis hin zum Versand der fertigen Rechnung – wir begleiten Sie durch jeden einzelnen Schritt. Folgen Sie den Anweisungen und nutzen Sie die Funktionen, um den Rechnungsprozess effizient und rechtssicher abzuwickeln. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und problemlos an Ihre Kunden versendet werden kann.

An dieser Stelle steht Ihnen ein Video zur Verfügung, das Ihnen Schritt für Schritt den Prozess der Rechnungserstellung erklärt:

Im Verlauf dieser Hilfe begegnen Ihnen regelmäßig die Begriffe Stammdaten, Artikelverwaltung und Kundenverwaltung.
Zur Unterstützung finden Sie am Ende des Beitrags eine ergänzende Schritt-für-Schritt-Anleitung zu diesen Bereichen.

Schritt 1: Klicken Sie auf „Rechnungen“

Gehen Sie über die Navigationsleiste -> E-Rechnung erstellen

Bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen.
Ihnen stehen dabei drei Ansichten zur Verfügung:

• Standard
• Kompakt
• 2-Spalten

Eingabefelder:

Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.
In der Eingabemaske sind alle Felder farblich gekennzeichnet:

• Grün: Feld wurde korrekt ausgefüllt.
• Rot: Feld ist noch nicht ausgefüllt und muss ergänzt werden. Zusätzlich werden Sie oben rechts durch einen roten Kreis (Badge) mit der Anzahl der noch auszufüllenden Felder auf fehlende Eingaben hingewiesen.
• Weiß Optionale Felder.

Schritt 2: Ausfüllen der E-Rechnungsdaten

–Dokumentendaten:

1. Rechnungstyp:

Der Rechnungstyp ist standardmäßig auf „Handelsrechnung“ eingestellt und kann derzeit nicht geändert werden.

2. Rechnungsformat:

Wählen Sie im Drop-down-Menü das gewünschte Rechnungsformat aus.
Folgende Formate stehen zur Verfügung:

• ZUGFeRD-PDF
• xRechnung (UBL)
• xRechnung (CII – Cross Industry Invoice)

Wenn Sie unsicher sind, welches Format für Sie geeignet ist, kehren Sie bitte zur Startseite zurück.
Im Bereich „Neueste Dokumente“ finden Sie das PDF „E-Rechnung Formate“, das eine Übersicht der verfügbaren Formate enthält.

3. Rechnungsnummer

Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein.
Sofern unter „Einstellungen“ ein Nummern-Pattern hinterlegt ist, wird automatisch die nächste freie Rechnungsnummer vorausgefüllt.

4. Rechnungsdatum:

Dieses Feld wird automatisch befüllt, kann bei Bedarf jedoch manuell geändert werden.
Alternativ können Sie über das Kalender-Icon ein Datum auswählen.

5. Fälligkeitsdatum:

Ist in den Stammdaten ein Fälligkeitsdatum hinterlegt, wird dieses automatisch übernommen.
Wurde in den Kundenstammdaten ein abweichendes Fälligkeitsdatum hinterlegt, hat dieses Vorrang; das Stammdaten-Datum wird in diesem Fall ignoriert. Ist weder in den Stammdaten noch in den Kundenstammdaten ein Fälligkeitsdatum vorhanden, bleibt das Feld leer. Sie können das Fälligkeitsdatum dann:

• manuell eingeben,
• über das Kalender-Icon auswählen oder
• über die Vorauswahl 7, 14, 30 oder 60 Tage festlegen.
• Bei den beiden zuletzt genannten Varianten berechnet das System das entsprechende Fälligkeitsdatum automatisch.

6. Leitweg-ID:

Bei einer XRechnung ist dieses Feld Pflicht und wird vom System automatisch gesetzt, sofern kein Inhalt hinterlegt ist.
Bei ZUGFeRD ist die Angabe optional.

7. Start des Leistungszeitraums:

Wählen Sie das entsprechende Startdatum über das Kalender-Icon aus.

8. Ende des Leistungszeitraums:

Wählen Sie das entsprechende Enddatum ebenfalls über das Kalender-Icon aus. Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.

-Leistungsempfänger:

1. Name des Leistungsempfängers:

Geben Sie den Namen des Empfängers (Kunden) ein.Bei bereits gespeichertem Kunden:
Wenn Sie das Feld Name auswählen, zeigt das System automatisch alle in der Kundenverwaltung gespeicherten Kunden an.
Wählen Sie den gewünschten Kunden aus – alle hinterlegten Stammdaten werden automatisch übernommen.

2. Stammdaten aktualisieren:

hat ein bestehender Kunde an dieser Stelle beispielsweise eine neue Adresse, können Sie die geänderten Daten direkt hier eintragen.
Wenn Sie möchten, dass diese Änderungen dauerhaft in der Datenbank gespeichert werden, setzen Sie oben rechts den Haken bei „Kunde aktualisieren“.

3. Neuer Kunde:

Wenn bei der Eingabe des Namens kein Treffer gefunden wird, erkennt das System automatisch, dass es sich um einen Neukunden handelt. Oben rechts wird angezeigt, dass der Kunde gespeichert wird. Möchten Sie dies nicht, entfernen Sie einfach den Haken.

Während der Eingabe werden Ihnen passende Vorschläge angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern,
beispielsweise erkennt das System bereits nach Eingabe der ersten drei Ziffern der Postleitzahl alle möglichen Treffer und schlägt Ihnen die passenden Optionen vor.
Dieses Verfahren funktioniert ebenso bei der Stadt sowie bei der Straße.

-Informationen zur Abrechnung:

Bei Zahlungsart können Sie über das Dropdown-Menü zwischen SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift wählen.

Verwendungszweck –wird mit der Rechnungsnummer vorausgefüllt.

-Sepa Überweisung:

Die Angaben werden automatisch aus den Stammdaten übernommen.

-Sepa Lastschrift:

Die Daten werden aus den Kundendaten übernommen, sofern diese dort hinterlegt sind.
Die Gläubiger-ID wird aus den Stammdaten übernommen.

-Rechnungsersteller:

Hier werden Ihre Stammdaten automatisch übernommen und sind nicht änderbar.

– Rechnungspositionen:

Geben Sie den Namen des Artikels ein. Bei bereits gespeicherten Artikeln:

• Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben werden Ihnen passende Artikel aus der Datenbank vorgeschlagen.
• Wählen Sie den gewünschten Artikel aus – alle Stammdaten bis auf die Menge werden automatisch übernommen.

Sollten Sie einmal den falschen Artikel ausgewählt haben, können Sie die Artikelsuche erst nach dem Löschen des Artikels oben rechts neu starten.
Andernfalls werden beim Ändern einzelner Felder nur diese angepasst, während alle anderen Felder unverändert bleiben.

• Bei neuem Artikel: Wenn bei der Eingabe des Artikels kein Treffer gefunden wird, füllen Sie bitte alle Felder aus. Das System erkennt automatisch, dass es sich um einen neuen Artikel handelt. Oben rechts wird angezeigt, dass der Artikel gespeichert werden kann. Möchten Sie den Artikel speichern, setzen Sie den Haken im Kästchen „Artikel speichern“.
• Wichtig: Wenn Sie gerade eine E-Rechnung an einen Leistungsempfänger erstellen, bei dem eine Preiskategorie – zum Beispiel ein Materialzuschlag von 10 % – eingerichtet wurde, wird diese in der Rechnung nicht automatisch berücksichtigt. Damit die Preiskategorie greift, gibt es zwei Möglichkeiten: Der Artikel muss bereits vor der Rechnungserstellung angelegt worden sein. Alternativ können Sie während der Rechnungserstellung über das Zahnrad zur Artikelverwaltung wechseln, den Artikel dort anlegen und speichern. Anschließend wählen Sie den Artikel in der Rechnungsposition über die Suche aus. Nur dann wird die hinterlegte Preiskategorie korrekt angewendet.

Über den Button „+ Position hinzufügen“ können Sie weitere Artikel zu Ihrer Liste hinzufügen.

Unter Summen sehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnung, bestehend aus Zwischensumme und MwSt.
Sollte Ihr Kunde bereits eine Anzahlung geleistet haben, tragen Sie den Betrag in die Spalte Bereits bezahlter Betrag ein.
In der Spalte Zu zahlender Betrag wird der aktuell offene Betrag angezeigt.

Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf „Speichern“.
Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar.

Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung nicht gespeichert.

Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button „Speichern“.
Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.

Schritt 3:
Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter E-Rechnungen → Entwürfe.

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:

• Stift: Bearbeiten der Rechnung.
• Mülleimer: Löschen der Rechnung.
• Briefumschlag: Senden der Rechnung. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.

Schritt 4: Senden der E-Rechnung

Um die Rechnung an den Empfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der rechten Leiste.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf „E-Rechnung versenden“ klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Alternativ können Sie den Vorgang abbrechen, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.

Schritt 5: E-Rechnung gesendet

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu E-Rechnungen -> Ausgang. Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit eBill erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.

Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.

Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in Entwürfe verschoben.
Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.

Um E-Rechnungen effizient und mit möglichst wenigen manuellen Eingaben zu erstellen, ist es wichtig, die Bereiche Stammdaten, Artikelverwaltung und Kundenverwaltung gut zu kennen.
Diese Bereiche bilden die Grundlage, aus der notwendige Daten für die E-Rechnung entstehen. Gleichzeitig ermöglichen sie Ihnen, Ihre Artikel und Kunden mit minimalem Aufwand übersichtlich zu organisieren.

Um zu den Stammdaten, der Artikelverwaltung und der Kundenverwaltung zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie Rechnungen aus und klicken Sie auf + E-Rechnung erstellen.

Über das Verwaltung-Symbol gelangen Sie zu Ihren Stammdaten.

-Stammdaten:

Die Stammdaten / Unternehmensdaten sind mit der Unternehmensverwaltung synchronisiert. Änderungen können ausschließlich dort vorgenommen werden.

Stammdaten/ Zusätzliche Daten:

Diese können Sie direkt hier bearbeiten.

Stammdaten/ Bankverbindungen:

Verwalten Sie Ihre Bankverbindungen. Die als Standard markierte, wird automatisch in neuen Rechnungen verwendet. Mit dem Button + Bankverbindung hinzufügen können Sie weitere Geschäftskonten hinterlegen.

Stammdaten/ Preiskategorien:

Über die Preiskategorie wird festgelegt, zu welchen Konditionen Artikel abgerechnet werden. Die hier zugewiesene Preiskategorie wird bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen automatisch übernommen.

Definieren Sie Preiskategorien für Auf- und Abschläge, die Kunden zugewiesen werden können.

Über den Button + Kategorie hinzufügen können Sie bis zu 10 frei gestaltbare Auf- und Abschläge anlegen, die Kunden zugewiesen werden können.

Jede einzelne Bezeichnung kann individuell benannt werden.
Als Typ stehen Aufschlag oder Abschlag zur Auswahl.
Als Werttyp können Sie Prozent oder Fixwert wählen.
Der Wert ist frei zwischen 0 und 100 definierbar.

Durch Anklicken des Kreises unter „Standard“ legen Sie fest, welche Position als Standard verwendet wird. Mit einem Klick auf den blauen Speichern-Button werden die vorgenommenen Einträge gespeichert.

-Artikelverwaltung:

Unter der Artikelverwaltung finden Sie alle Artikel, die Sie bereits bei der Rechnungserstellung als Positionen verwendet und gespeichert haben, sowie alle Artikel, die Sie direkt in der Artikelverwaltung neu angelegt haben.
Um einen passenden Artikel zu finden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
– durch Scrollen in der Artikelliste oder
– durch Eingabe der ersten drei Buchstaben in der Artikelsuche.

In die Detailansicht eines Artikels gelangen Sie über das Stift-Symbol.

Mit dem Button „+ Artikel hinzufügen“ können Sie weitere Artikel erstellen.
Bei der Rechnungserstellung können Sie dann aus allen angelegten Artikeln auswählen. Alle zu einem Artikel hinterlegten Daten werden beim Einfügen in die Rechnungsposition automatisch übernommen.

Unter Allgemein füllen Sie bitte alle Felder aus, die zu dem Artikel gehören. Sollte Ihr Artikel einen Identifikationsstandard besitzen, können Sie diesen in der entsprechenden Spalte auswählen und bestätigen. Unter Identifikationsnummer tragen Sie anschließend die dazugehörige Nummer ein.

Bei der Auswahl Eigener Standard öffnet sich ein zusätzliches Fenster Eigener Code, das Sie mit Ihrem eigenen Code befüllen können.

Sie können die Spalten Kategorie und Gewicht ausfüllen, auch wenn diese momentan noch keine Rolle spielen.
Im Feld Notizen haben Sie die Möglichkeit, persönliche Hinweise oder Kommentare zu einem Artikel zu speichern.

Wenn Sie eine Notiz zu einem Artikel hinterlegt haben, wird diese in der Artikelverwaltung rechts neben dem Status-Feld angezeigt.
Bewegen Sie die Maus darüber, um die Notiz einzusehen, ohne den Artikel öffnen zu müssen.

Anschließend klicken Sie auf den Preise-Button. Dort sehen Sie den Hinweis MwSt., der den unter Allgemein eingetragenen Wert anzeigt und für alle Preise gilt.

Unter Standard geben Sie entweder den Netto- oder Bruttopreis ein, da sich Netto und Brutto gegenseitig auf Basis des Steuersatzes berechnen.

Über den Button + Preis hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere zeitlich begrenzte Preise mit dem entsprechenden Zeitraum (von Datum – bis Datum in der Zeit 00:00- 24:00) einzustellen. Dieser zeitlich begrenzte Preis wird beim Erstellen einer E-Rechnung automatisch innerhalb des angegebenen Zeitfensters übernommen. Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf den Speichern-Button.

-Kundenverwaltung:

Unter der Kundenverwaltung finden Sie alle Kunden, die Sie bereits bei der Rechnungserstellung als Leistungsempfänger genutzt oder direkt in der Kundenverwaltung angelegt und gespeichert haben.

Um einen passenden Kunden zu finden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
– durch Scrollen in der Kundenliste oder
– durch Eingabe der ersten drei Buchstaben in der Kundensuche.

In die Detailansicht eines Kunden gelangen Sie über das Stift-Symbol.

Um einen neuen Kunden hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button + Kunde hinzufügen.

–Kunde hinzufügen – Allgemein:

Tragen Sie bitte alle Daten Ihres Kunden ein.

Im unteren Bereich des Formulars steht Ihnen ein Notizfeld zur Verfügung.
Hinterlegte Notizen zu einem Kunden werden in der Kundenverwaltung rechts neben dem E-Mail-Feld angezeigt.
Fahren Sie mit der Maus darüber, um die Notiz einzusehen, ohne den Kunden öffnen zu müssen.

Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf den Speichern-Button.

–Kunde hinzufügen – Konditionen:

Sofern die Vorauswahl entsprechend konfiguriert ist, werden die Preiskategorie und die Zahlungsziele automatisch aus den Stammdaten übernommen.

-Preiskategorie:

Wenn Sie bei Standard den Haken entfernen, haben Sie die Möglichkeit, dem Kunden eine individuelle Preiskategorie zuzuweisen.

-Zahlungsziel:

Wenn Sie bei Standard den Haken entfernen, haben Sie die Möglichkeit, dem Kunden ein individuelles Zahlungsziel zuzuweisen.

Die hier hinterlegte Preiskategorie und das Zahlungsziel werden bei der Erstellung einer neuen E-Rechnung automatisch übernommen, sobald Sie den Kunden als Leistungsempfänger ausgewählt haben.

Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf den Speichern-Button.

Kunden hinzufügen- Sepa:

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, die SEPA-Daten Ihres Kunden zu hinterlegen.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns unter
support@ebill-service.de zu kontaktieren.
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Ihr eBill-Service Team!