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# Export im Datev-Format

Um eine valide DATEV-Datei zu erzeugen, die in Kanzlei-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung eingespielt werden kann, müssen Grundeinstellungen und Kundeneinstellungen vorgenommen werden. Die vorbereitenden Schritte werden im Folgenden erläutert.

## Verwaltung / Buchhaltung

Über den Bereich ***Verwaltung → Buchhaltung*** können folgende Einstellungen vorgenommen werden, um Buchungsstapel im DATEV-Format fehlerfrei exportieren zu können:

* Kontakt: Ansprechpartner für Buchhaltungsthemen, sowie StB-Kontaktdaten (sofern gewünscht)
* DATEV-Einstellungen (Mandanten- und Beraternummer, etc.)
* Sammeldebitoren

### Kontakt

In dem Reiter ***Kontakt*** können Sie einen Ansprechpartner hinterlegen, der für die Exporte für die Buchhaltung zuständig ist.\
Gleichzeitig können - wenn gewünscht - Kontaktdaten für die Steuerberatung hinterlegt werden.

Folgende Angaben können gemacht werden:

* **ANSPRECHPARTNER:**
  * Vor- und Zuname
  * Telefondurchwahl
  * Diktatkürzel des Ansprechpartners (taucht im Header der DATEV-Datei auf, ist aber für eine valide DATEV-Datei nicht verpflichtend)
    * BSP: Nachname: Müller ***→*** Diktatkürzel: MUL
  * Mobil-Nr.
  * E-Mail-Adresse
* **STEUERBERATUNG (für die Klärung von Problemen mit der steuerberatenden Kanzlei/Person):**
  * Information, ob Buchhaltung intern oder extern erstellt wird
  * Sofern die Erstellung der Buchhaltung durch die Steuerberatung erfolgt...
    * Name der steuerberatenden Person / Kanzlei
    * Vor- und Zuname der Ansprechperson
    * Telefon-Durchwahl / Mobil-Nr
    * E-Mail-Adresse
    * Erlaubnis, ob Kontakt zur steuerberatenden Kanzlei / Person aufgenommen werden darf

### DATEV

In dem Reiter ***DATEV*** werden die Grundeinstellungen vorgenommen, die beim Erzeugen von Buchungsstapeln abgerufen werden. Die Daten werden bspw. in der Headerzeile oder in den Buchungszeilen verwendet.\
Nicht alle bereitgestellten Felder haben aktuell eine Funktion oder Auswirkung auf die DATEV-Datei. In der Zukunft werden aber neue Funktionen freigeschaltet, bei denen eine saubere Stammdaten-Pflege vorausgesetzt wird.

**Lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung bei der Eingabe unterstützen oder melden Sie sich bei Unklarheiten bei uns.**

Folgende Angaben können gemacht werden:

* **ALLGEMEINE DATEV-EINSTELLUNGEN (tauchen allesamt im Header der DATEV-Datei auf und sollten gepflegt werden, um Probleme beim Erstellen der DATEV-Datei zu vermeiden):**
  * Beraternummer
  * Mandantennummer
  * Abweichender Start des Wirtschaftsjahres (wenn kein Wert eingetragen wird, geht das System vom 01.01. eines jeden Jahres aus)
  * verwendeter DATEV-Kontenrahmen
  * Sachkontennummernlänge
  * Festschreibekennzeichen
  * Grundwährung
* **ERWEITERTE DATEV-EINSTELLUNGEN (Ausweichregeln, sofern keine kundenspezifischen Einstellungen vorgenommen wurden):**
  * Haupterlöskonto
  * Info, ob es sich um ein Automatikkonto handelt
  * ggfs. Ergänzung eines Steuerschlüssels, falls es sich um kein Automatikkonto handelt\
    Kostenstelle 1
  * Info, ob ein Leistungsdatum im Buchungsstapel abgebildet werden soll<br>

### Sammeldebitoren

Mithilfe des Bereichs ***Sammeldebitoren*** können Regeln erstellt werden, mit dessen Hilfe Debitoren festlegt werden, wenn bestimmte Attribute einer Ausgangsrechnung erfüllt sind.

Im ersten Schritt muss die Nutzung des Bereichs ***Sammeldebitoren*** aktiviert werden:

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FVAxUU49upbJeuajrOT4x%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e448f92e-b74d-427d-a5db-1db812ffa007" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nach der Aktivierung können über den Button "Regel hinzufügen" Regeln angelegt werden:

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FspZO1pR35HjQbrjRfyAQ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8dcb424b-2eca-4554-ba2b-25f309b498f9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Die Regeln können verschoben werden. Je kleiner die Prioritäten-Zahl ist, desto höher priorisiert ist eine Regel.\
Die Regeln sind wie klassische "Wenn-Dann"-Funktionen aufgebaut.\
Es können beliebig viele Regeln hinzugefügt werden.<br>

Aktuell zur Verfügung stehen folgende Wenn-Optionen:

* Name des Geschäftspartners beginnt mit...
  * Bsp. Regel:
    * Wenn: Name des Geschäftspartners beginnt mit...; Wert: A; Dann Debitorenkonto: 11500
  * Folge Regel:
    * Alle Geschäftspartner, die in einer Rechnung erfasst sind und die mit dem Buchstaben "A" beginnen, erhalten im Datev-Buchungsstapel die Debitoren-Nummer 11500, sofern keine individuellen Einstellungen in den Kundeneinstellungen hinterlegt wurden.&#x20;

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2F8ZS9SPpQ9XRzvXhZj6Tp%2Fimage.png?alt=media&amp;token=75beb482-24dc-4a6c-b3cf-1397843fb359" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Kundeneinstellungen

In dem Bereich ***Verwaltung → Kundenverwaltung*** können Einstellungen vorgenommen werden, mit dessen Hilfe Erlöskonten, Buchungsschlüssel und Kostenstellen in den Buchungssätzen der DATEV-Dateien automatisiert festgelegt werden können, wenn in einer Ausgangsrechnung der jeweilige Geschäftspartner hinterlegt ist.

Klicken Sie auf die Funktion "Verwaltung" und anschließend auf den Bereich "Kundenverwaltung", um zur Kundenübersicht zu gelangen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FgRY1WipLi41leey3Fqml%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6ed59641-b54d-4cd6-b1d6-03381fe6deb5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Das detaillierte Anlegen von neuen Kunden wird im Bereich ***Kundenverwaltung*** beschrieben. Klicken Sie [hier](/account/markdown.md#kundenverwaltung), um zu diesem Abschnitt zu gelangen.

Untenstehend wird deshalb nur auf den Reiter ***DATEV*** in der Kundenverwaltung eingegangen.

In dem Reiter ***DATEV*** können für einen Kunden Informationen hinterlegt werden, die beim Erzeugen einer DATEV-Datei abgerufen werden.

Aktuell können folgende Angaben für Ausgangsrechnungen vorgenommen werden:

* Debitorennummer
* Kontonummer für Umsatzerlöse
* Information, ob es sich bei dem hinterlegten Konto um ein Automatikkonto handelt
* ggfs. Steuerschlüssel
* Kostenstelle

Wenn keine Debitorennummer in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde, greifen die Sammeldebitoren-Regeln (siehe oben).\
Wenn auch keine Regeln für Sammeldebitoren angelegt wurden oder keine Regel für Sammeldebitoren Anwendung findet, wird die DATEV-Datei fehlerhaft erzeugt, da kein Konto im Buchungssatz angegeben werden kann. Der Name des Geschäftspartners wird automatisch hinterlegt.

Wenn kein Erlöskonto in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde, wird in den Buchungsstapeln das unter ***Verwaltung → Buchhaltung*** hinterlegte Konto verwendet.\
Wenn auch an dieser Stelle kein Haupterlöskonto angegeben ist, wird die DATEV-Datei fehlerhaft erzeugt, da kein Konto im Buchungssatz angegeben werden kann. Das Erlöskonto im Buchungssatz bleibt leer.

Ein Steuerschlüssel kann nur angegeben werden, wenn proaktiv ausgewählt wird, dass es sich bei dem angegebenem Erlöskonto um kein Automatikkonto handelt.\
Wurde kein Erlöskonto in den Kundenstammdaten hinterlegt, so kann auch kein Steuerschlüssel hinterlegt werden. Die Einstellungen für Steuerschlüssel unter ***Verwaltung → Buchhaltung*** finden dann Anwendung.

Wenn keine Kostenstelle in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde, wird in den Buchungsstapeln die unter ***Verwaltung → Buchhaltung*** hinterlegte Kostenstelle verwendet.\
Wenn auch an dieser Stelle keine Kostenstelle angegeben ist, wird die DATEV-Datei ohne Kostenstelle in der jeweiligen Buchungszeile erzeugt.<br>

Der Reiter ***DATEV*** sieht in den Kundenstammdaten wie folgt aus:

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FRR1WvhU5IuqAlRgj15Yy%2Fimage.png?alt=media&amp;token=74665669-0b63-4f20-b21d-15a6ee1ba4a3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Informationen zur Erzeugung der DATEV-Datei finden Sie im Bereich [Export erstellen](/weitere-funktionen/publish-your-docs/export-erstellen.md).