Export im Datev-Format

Um eine valide DATEV-Datei zu erzeugen, die in Kanzlei-Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung eingespielt werden kann, müssen Grundeinstellungen und Kundeneinstellungen vorgenommen werden. Die vorbereitenden Schritte werden im Folgenden erläutert.

Verwaltung / Buchhaltung

Über den Bereich Verwaltung → Buchhaltung können die Grundeinstellungen, sowie Sammeldebitoren gepflegt werden. Diese Angaben müssen einmalig gepflegt werden, um Buchungsstapel im DATEV-Format fehlerfrei exportieren zu können.

Grundeinstellungen

Die Grundeinstellungen dienen entweder als Informationsquelle für die Header-Zeile in der Datev-Datei, oder aber als Informationsquelle für Ausweichkonten, sofern keine spezifischen Regeln je Kunde vorgenommen wurden. Nicht alle bereitgestellten Felder haben aktuell eine Funktion oder Auswirkung auf die DATEV-Datei. In der Zukunft werden aber neue Funktionen freigeschaltet, bei denen eine saubere Stammdaten-Pflege vorausgesetzt wird.

Lassen Sie sich von Ihrer Steuerberatung bei der Eingabe unterstützen oder melden Sie sich bei Unklarheiten bei uns.

Die Grundeinstellungen bestehen aus folgenden Angaben:

• ANSPRECHPARTNER:

  • Vor- und Zuname

  • Telefondurchwahl

  • Diktatkürzel des Ansprechpartners (taucht im Header der DATEV-Datei auf, ist aber für eine valide DATEV-Datei nicht verpflichtend)

    • BSP: Nachname: Müller → Diktatkürzel: MUL

  • Mobil-Nr.

  • E-Mail-Adresse

• STEUERBERATUNG (für die Klärung von Problemen mit der steuerberatenden Kanzlei/Person):

  • Name der steuerberatenden Person / Kanzlei

  • Vor- und Zuname der Ansprechperson

  • Telefon-Durchwahl / Mobil-Nr

  • E-Mail-Adresse

  • Erlaubnis, ob Kontakt zur steuerberatenden Kanzlei / Person aufgenommen werden darf

  • Information, ob Buchhaltung intern oder extern erstellt wird

• ALLGEMEINE DATEV-EINSTELLUNGEN (tauchen allesamt im Header der DATEV-Datei auf und sollten gepflegt werden, um Probleme beim Erstellen der DATEV-Datei zu vermeiden):

  • Beraternummer

  • Mandantennummer

  • Abweichender Start des Wirtschaftsjahres (wenn kein Wert eingetragen wird, geht das System vom 01.01. eines jeden Jahres aus)

  • verwendeter DATEV-Kontenrahmen

  • Sachkontennummernlänge

  • Festschreibekennzeichen

  • Grundwährung

• ERWEITERTE DATEV-EINSTELLUNGEN (Ausweichregeln, sofern keine kundenspezifischen Einstellungen vorgenommen wurden):

  • Haupterlöskonto

  • Info, ob es sich um ein Automatikkonto handelt

  • ggfs. Ergänzung eines Steuerschlüssels, falls es sich um kein Automatikkonto handelt Kostenstelle 1

  • Info, ob ein Leistungsdatum im Buchungsstapel abgebildet werden soll

Untenstehend folgt ein Screenshot zur Visualisierung:

Sammeldebitoren

Mithilfe des Bereichs Sammeldebitoren können Regeln erstellt werden, mit dessen Hilfe Debitoren festlegt werden, wenn bestimmte Attribute einer Ausgangsrechnung erfüllt sind.

Im ersten Schritt muss die Nutzung des Bereichs Sammeldebitoren aktiviert werden:

Nach der Aktivierung können über den Button "Regel hinzufügen" Regeln angelegt werden:

Die Regeln können verschoben werden. Je kleiner die Prioritäten-Zahl ist, desto höher priorisiert ist eine Regel. Die Regeln sind wie klassische "Wenn-Dann"-Funktionen aufgebaut. Es können beliebig viele Regeln hinzugefügt werden.

Aktuell zur Verfügung stehen folgende Wenn-Optionen:

• Name des Geschäftspartners beginnt mit...

  • Bsp. Regel:

    • Wenn: Name des Geschäftspartners beginnt mit...; Wert: A; Dann Debitorenkonto: 11500

  • Folge Regel:

    • Alle Geschäftspartner, die in einer Rechnung erfasst sind und die mit dem Buchstaben "A" beginnen, erhalten im Datev-Buchungsstapel die Debitoren-Nummer 11500, sofern keine individuellen Einstellungen in den Kundeneinstellungen hinterlegt wurden.

Kundeneinstellungen

In dem Bereich Verwaltung → Kundenverwaltung können Einstellungen vorgenommen werden, mit dessen Hilfe Erlöskonten, Buchungsschlüssel und Kostenstellen in den Buchungssätzen der DATEV-Dateien automatisiert festgelegt werden können, wenn in einer Ausgangsrechnung der jeweilige Geschäftspartner hinterlegt ist.

Klicken Sie auf die Funktion "Verwaltung" und anschließend auf den Bereich "Kundenverwaltung", um zur Kundenübersicht zu gelangen.

Das detaillierte Anlegen von neuen Kunden wird im Bereich Kundenverwaltung beschrieben. Klicken Sie hier, um zu diesem Abschnitt zu gelangen.

Untenstehend wird deshalb nur auf den Reiter DATEV in der Kundenverwaltung eingegangen.

In dem Reiter DATEV können für einen Kunden Informationen hinterlegt werden, die beim Erzeugen einer DATEV-Datei abgerufen werden.

Aktuell können folgende Angaben für Ausgangsrechnungen vorgenommen werden:

• Debitorennummer

• Kontonummer für Umsatzerlöse

• Information, ob es sich bei dem hinterlegten Konto um ein Automatikkonto handelt

• ggfs. Steuerschlüssel

• Kostenstelle

Wenn keine Debitorennummer in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde, greifen die Sammeldebitoren-Regeln (siehe oben). Wenn auch keine Regeln für Sammeldebitoren angelegt wurden oder keine Regel für Sammeldebitoren Anwendung findet, wird die DATEV-Datei fehlerhaft erzeugt, da kein Konto im Buchungssatz angegeben werden kann. Der Name des Geschäftspartners wird automatisch hinterlegt.

Wenn kein Erlöskonto in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde, wird in den Buchungsstapeln das unter Verwaltung → Buchhaltung hinterlegte Konto verwendet. Wenn auch an dieser Stelle kein Haupterlöskonto angegeben ist, wird die DATEV-Datei fehlerhaft erzeugt, da kein Konto im Buchungssatz angegeben werden kann. Das Erlöskonto im Buchungssatz bleibt leer.

Ein Steuerschlüssel kann nur angegeben werden, wenn proaktiv ausgewählt wird, dass es sich bei dem angegebenem Erlöskonto um kein Automatikkonto handelt. Wurde kein Erlöskonto in den Kundenstammdaten hinterlegt, so kann auch kein Steuerschlüssel hinterlegt werden. Die Einstellungen für Steuerschlüssel unter Verwaltung → Buchhaltung finden dann Anwendung.

Wenn keine Kostenstelle in den Kundenstammdaten hinterlegt wurde, wird in den Buchungsstapeln die unter Verwaltung → Buchhaltung hinterlegte Kostenstelle verwendet. Wenn auch an dieser Stelle keine Kostenstelle angegeben ist, wird die DATEV-Datei ohne Kostenstelle in der jeweiligen Buchungszeile erzeugt.

Der Reiter DATEV sieht in den Kundenstammdaten wie folgt aus:

Informationen zur Erzeugung der DATEV-Datei finden Sie im Bereich Export erstellen.