# Herzlich Willkommen

Willkommen im Bereich **Ersteinrichtung** von eBill Service. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen, um Ihren Account und Ihr E-Rechnungsportal erfolgreich einzurichten. Von den ersten Schritten nach der Registrierung über grundlegende Einstellungen bis hin zur Vorbereitung auf den Versand und Empfang von E-Rechnungen begleiten wir Sie durch den Einrichtungsprozess.

Diese Dokumentation unterstützt Sie dabei, eBill Service von Anfang an sicher und strukturiert in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Egal, ob Sie gerade mit dem Portal starten oder einzelne Einrichtungsschritte gezielt nachlesen möchten: Hier finden Sie die passenden Anleitungen und Erklärungen.

### Schnelleinstieg

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th></th><th data-hidden data-card-cover data-type="files"></th><th data-hidden></th><th data-hidden data-card-target data-type="content-ref"></th></tr></thead><tbody><tr><td><h4><i class="fa-bolt">:bolt:</i></h4></td><td><strong>Ersteinrichtung</strong></td><td>Richten Sie Ihren Account ein und nehmen Sie die Grundeinstellungen vor.</td><td></td><td></td><td><a href="/pages/7FvWQMF0kTK7HGhlQfmo">/pages/7FvWQMF0kTK7HGhlQfmo</a></td></tr><tr><td><h4><i class="fa-file-invoice">:file-invoice:</i></h4></td><td><strong>E-Rechnungen erstellen</strong></td><td>Erfahren Sie, wie Sie im Portal neue E-Rechnungen anlegen und verwalten.</td><td></td><td></td><td><a href="/spaces/uF7DiHhm42Bg79AN67g0/pages/7FvWQMF0kTK7HGhlQfmo">/spaces/uF7DiHhm42Bg79AN67g0/pages/7FvWQMF0kTK7HGhlQfmo</a></td></tr><tr><td><h4><i class="fa-envelope-open-dollar">:envelope-open-dollar:</i></h4></td><td><strong>Rechnungen empfangen</strong></td><td>So empfangen, prüfen und verarbeiten Sie eingehende E-Rechnungen.</td><td></td><td></td><td><a href="/spaces/uF7DiHhm42Bg79AN67g0/pages/o1CGf6h1no0ryVWzrJsR">/spaces/uF7DiHhm42Bg79AN67g0/pages/o1CGf6h1no0ryVWzrJsR</a></td></tr></tbody></table>


# Ersteinrichtung

### Ersteinrichtung mithilfe des Einrichtungsassistenten

Die Ersteinrichtung wird mithilfe des Ersteinrichtungsassistenten unterstützt. Der Assistent begleitet Sie durch den Einrichtungsprozess der für E-Rechnungen wesentlichen Stammdaten. Nach dem Erfassen dieser Daten werden die Stammdaten in E-Rechnungen angezeigt und müssen nicht jedes Mal manuell ergänzt werden.

Der Einrichtungsassistent ist im *Dashboard* im Bereich ***Übersicht*****&#x20;→&#x20;*****Schnellzugriff*** zu finden und öffnet sich beim ersten Login des Tages, sofern für den *Schnellcheck* relevante Angaben fehlen.

Der Assistent kann bei Bedarf jederzeit erneut über das *Dashboard* gestartet werden.

### Stammdaten prüfen

Prüfen Sie nach der Nutzung des Einrichtungsassistenten zunächst Ihre Stammdaten im Bereich:

Verwaltung → Stammdaten

Stellen Sie sicher, dass alle Angaben vollständig und korrekt hinterlegt sind. Dazu gehören insbesondere Ihre Verkäuferstammdaten sowie die steuerlich relevanten Informationen. Besonders wichtig sind die USt-IDNr. oder alternativ die Steuernummer  da diese für das Rechnungseingangspostfach relevant sind.

<figure><img src="/files/vM2XhAqC7lRElN5wMVyW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Accounteinstellungen vervollständigen

**Verwaltung → Accounteinstellungen**

Klicken Sie anschließend oben rechts im Portal auf das Symbol mit Ihren Initialen.\
Dort gelangen Sie zu Ihren **Accounteinstellungen** beziehungsweise zu Ihrem **Benutzerprofil**.

Prüfen und ergänzen Sie dort Ihre persönlichen Angaben, damit Ihr Benutzerkonto vollständig eingerichtet ist. Der bestehende Artikel verweist genau auf diesen Weg über das Symbol oben rechts in die Accounteinstellungen beziehungsweise das Benutzerprofil.

<figure><img src="/files/Qh92Gu4T9zBFBb4wVQVO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Schnellcheck

Der Schnellcheck ist im Dashboard zu finden.

Er informiert Sie über noch zu erledigende Aufgaben, gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Rechnungen und weist Sie auf mögliche Unstimmigkeiten in Ihren Eingaben hin.

Die Darstellung erfolgt nach dem Ampelsystem:\ <mark style="color:red;">Rot</mark> = kritisch,\ <mark style="color:$warning;">Gelb</mark> = Warnung,\ <mark style="color:$success;">Grün</mark> = alles in Ordnung.

### Video-Anleitung

An dieser Stelle finden Sie ein Einrichtungsvideo, das Ihnen Schritt für Schritt das Thema ***Erste Schritte*** erläutert. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:

{% embed url="<https://youtu.be/rslfbLvLB94>" %}

Alles Weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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Ihr eBill-Service Team


# Schnellstart Layout-Editor

### Schnellstart 1 — Klassische Rechnung mit Logo

#### Ziel

In diesem Schnellstart erstellen Sie in wenigen Minuten ein professionelles Rechnungslayout mit:

* Firmenlogo
* passender Layoutvorlage
* optimierter Tabelle
* PDF-Vorschau

Ideal für:

* digitale Rechnungen
* Unternehmen ohne Briefpapier

#### Schritt 1 — Layout-Editor öffnen

Öffnen Sie den Layout-Editor.

Links befinden sich alle Einstellungen.\
Rechts sehen Sie die Live-Vorschau Ihrer Rechnung.

#### Schritt 2 — Layoutvorlage auswählen

Im Bereich „Layoutvorlage“ wählen Sie das Grunddesign Ihrer Rechnung.

Empfohlen für eine Vorlage ohne Briefkopf:

Klassisch → traditioneller Aufbau

<div align="left"><figure><img src="/files/ziQ935oMhMY7uYu9sUQ6" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Klassisches, modernes Rechnungsdesign mit ausgewogenen Abständen.

Optional:

* Standard oder Kompakt → modern und für Briefpapier optimiert

Die Vorschau aktualisiert sich sofort.

#### Schritt 3 — Tabellenlayout festlegen

Wählen Sie im Bereich „Tabellenlayout“ die Darstellung der Rechnungspositionen.

<div align="left"><figure><img src="/files/XBGs9j4sTWbBiDRMs3MV" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Empfehlung:

Standard

Gut lesbar und für die meisten Rechnungen geeignet.

Alternativen:

* Kompakt → bei vielen Positionen
* Detailliert → bei langen Artikelbeschreibungen

#### Schritt 4 — Seitenhintergrund auswählen

Im Bereich „Seitenhintergrund“ können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnung zusätzlich gestalten.

Der Seitenhintergrund ergänzt Ihr Logo um dezente Designelemente und sorgt für ein moderneres Erscheinungsbild.

Verfügbare Varianten:

| Hintergrund   | Beschreibung                     |
| ------------- | -------------------------------- |
| Keins         | Neutraler weißer Hintergrund     |
| Top Bar       | Farbige Leiste im oberen Bereich |
| Modern Corner | Dezentes Eckdesign               |
| Sidebar       | Farbige Seitenleiste             |

<div align="left"><figure><img src="/files/0PuWHAIAspT2NI9GyqbA" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Empfehlung für den Einstieg:

**Top Bar**

Modern, dezent und ideal für die meisten Rechnungen.

#### Primärfarbe anpassen

Über die Primärfarbe bestimmen Sie die Hauptfarbe des Hintergrunddesigns.

Empfehlung:\
Verwenden Sie Ihre Firmenfarbe für:

* bessere Wiedererkennung
* ein einheitliches Corporate Design
* professionellere PDFs

Die Änderung wird sofort in der Vorschau angezeigt.

<div align="left"><figure><img src="/files/shA0ZoGcaQ60gzla4keO" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### Schritt 5 — Logo hochladen

Scrollen Sie im linken Einstellungsbereich bis zum Abschnitt „Logo“.

<div align="left"><figure><img src="/files/nHn1iwl4z779U5hnfwgI" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Klicken Sie auf:

**„Logo hochladen“**

Unterstützte Formate:

* PNG
* JPG
* SVG

Empfehlungen:

* transparentes PNG oder SVG verwenden
* möglichst hohe Auflösung nutzen
* horizontale Logos eignen sich am besten

Nach dem Upload erscheint das Logo direkt in der Vorschau.

#### Logo im Dokument positionieren und skalieren

Das Logo kann anschließend direkt auf der Vorschauseite angepasst werden.

Möglichkeiten:

* Logo verschieben
* Größe verändern
* Breite anpassen

Ziehen Sie das Logo einfach mit der Maus an die gewünschte Position.\
Über die Ziehpunkte kann das Logo größer oder kleiner skaliert werden.

Empfehlung:

* ausreichend Abstand zum Seitenrand lassen
* Logo nicht zu groß darstellen
* gute Lesbarkeit sicherstellen

Die Änderungen werden sofort in der Vorschau angezeigt.

<div align="left"><figure><img src="/files/dVUKgE7GeaGTOsQxxf8Q" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### Schritt 6 — PDF-Inhalte prüfen

Im Bereich „PDF-Inhalte“ können zusätzliche Informationen innerhalb der Rechnung ein- oder ausgeblendet werden.

<div align="left"><figure><img src="/files/pN3Wn0YXTaUwwzJxkr2G" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Für ein vollständiges und professionelles Rechnungslayout empfehlen wir, alle Optionen zu aktivieren:

| Einstellung    | Empfehlung |
| -------------- | ---------- |
| Verkäuferdaten | Aktiv      |
| Absenderzeile  | Aktiv      |
| GiroCode       | Aktiv      |

**Verkäuferdaten**

Zeigt Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten innerhalb der Rechnung an.

**Absenderzeile**

Blendet die kompakte Absenderzeile oberhalb des Adressbereichs ein.

**GiroCode**

Fügt einen GiroCode für das schnelle Bezahlen per Banking-App hinzu.

Die Änderungen werden sofort in der Vorschau angezeigt.

#### Schritt 7 — Vorschau und PDF-Ausgabe prüfen

Auf der rechten Seite sehen Sie die Live-Vorschau Ihrer Rechnung.

Die Vorschau aktualisiert sich direkt bei Änderungen am Layout und hilft dabei, das Erscheinungsbild Ihrer Rechnung schnell zu kontrollieren.

Prüfen Sie insbesondere:

* sitzt das Logo korrekt?
* wirken Abstände und Ausrichtung sauber?
* ist die Tabelle gut lesbar?
* passen Farben und Hintergründe?
* werden Inhalte korrekt positioniert?

Mit den Zoom-Schaltflächen oben rechts können Sie die Vorschau vergrößern oder verkleinern.

**PDF-Vorschau verwenden**

<div align="left"><figure><img src="/files/QRt3IS0efkzZXNIiqdZN" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Über den Button:

**„PDF-Vorschau“**

oben im Editor können Sie die finale PDF-Ausgabe öffnen.

Wichtig:\
Die PDF-Vorschau verwendet denselben Erzeugungsprozess wie die spätere ZUGFeRD-Rechnung.

Dadurch sehen Sie die Rechnung exakt so, wie sie später:

* erzeugt,
* exportiert
* und an Kunden versendet wird.

Die PDF-Vorschau eignet sich ideal zum Prüfen von:

* Seitenumbrüchen
* Briefpapier
* Logos
* Seitenhintergründen
* Tabellenlayouts
* mehrseitigen Rechnungen
* Footer- und Headerbereichen

#### Testdaten verwenden

Im Bereich „Testdaten“ können Sie unterschiedliche Beispielrechnungen für die Vorschau auswählen.

<div align="left"><figure><img src="/files/6qjDt0eh2wxywwjm8Big" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Aktuell stehen verschiedene Rechnungen mit mehreren Seiten zur Verfügung, um insbesondere:

* Seitenumbrüche
* Folgeseiten
* Tabellen über mehrere Seiten
* Briefpapier auf Folgeseiten

realistisch zu testen.

#### Empfehlung

Prüfen Sie Ihr Layout immer zusätzlich in der PDF-Vorschau und mit mehrseitigen Testdaten.

So stellen Sie sicher, dass:

* Inhalte korrekt umbrechen
* Folgeseiten sauber dargestellt werden
* Hintergründe richtig übernommen werden
* die finale ZUGFeRD-PDF professionell aussieht

#### Schritt 8 — Layout speichern

<div align="left"><figure><img src="/files/y0LHWvoxVhKLlnHE16ie" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Klicken Sie auf:

**„Speichern“**

Das Layout wird nun für Ihre Rechnungen verwendet.

#### Ergebnis

Sie haben jetzt ein modernes Rechnungsdesign mit:

* Firmenlogo
* professioneller Tabellenstruktur
* optimierter PDF-Darstellung
* optionalem GiroCode

### Schnellstart 2 — Rechnung mit Briefpapier

#### Ziel

In diesem Schnellstart erstellen Sie ein Rechnungslayout mit eigenem Briefpapier.

Ideal für:

* bestehendes Corporate Design
* vorgedruckte Layouts
* feste Hintergründe

#### Schritt 1 — Briefpapier vorbereiten

Bereiten Sie Ihr Briefpapier als PDF-Datei vor.

Empfehlungen:

* DIN A4
* Hochformat
* Hintergrundgrafiken ohne Rechnungsdaten
* ausreichend Platz für Rechnungsinhalte

Für den Einstieg können Sie unsere Mustervorlage herunterladen.\
Diese steht als PDF- und Word-Datei zur Verfügung und zeigt beispielhaft den Aufbau eines geeigneten Briefpapiers.

Wichtig:\
Das Briefpapier sollte keine festen Rechnungsnummern oder Beträge enthalten.

#### Schritt 2 — Bereich „Briefpapier“ öffnen

Scrollen Sie im Layout-Editor zum Abschnitt:

<div align="left"><figure><img src="/files/WBWbcrjB9xwSUBeRDYEn" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

**„Briefpapier“**

Hier können Sie Hintergrund-PDFs für:

* die erste Seite
* Folgeseiten

festlegen.

#### Schritt 3 — Briefpapier für die erste Seite auswählen

Wählen Sie unter:

**„Briefpapier erste Seite“**

Ihre PDF-Datei aus.

Nach dem Upload erscheint das Briefpapier direkt in der Vorschau.\
Die Datei wird gespeichert und später automatisch für die Erstellung der ZUGFeRD-PDF verwendet.

#### Schritt 4 — Verhalten für Folgeseiten festlegen

Nun bestimmen Sie, wie zusätzliche Seiten aussehen sollen.

<div align="left"><figure><img src="/files/hxNMSCWNVN2IjgWg9rX7" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Sie haben drei Möglichkeiten:

**Option 1 — Erste Seite übernehmen**

Das gleiche Briefpapier wird auf allen Seiten verwendet.

Empfohlen für:

* einheitliches Corporate Design
* einfache Layouts

**Option 2 — Eigene PDF hochladen**

Verwenden Sie ein separates Briefpapier für Folgeseiten.

Sinnvoll wenn:

* die erste Seite einen großen Header besitzt
* Folgeseiten reduzierter sein sollen

Das ist unsere Empfehlung.

**Option 3 — Leer lassen**

Folgeseiten erhalten keinen Hintergrund.

#### Schritt 5 — Seitenbereiche anpassen

Im Bereich:

<div align="left"><figure><img src="/files/05QWRl11X0D4fKjaztEw" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

**„Seitenbereich**“

legen Sie die nutzbaren Bereiche der Seite fest.

Wichtig:\
Das Briefpapier darf nicht mit Rechnungsinhalten kollidieren.

Wenn Rechnungsinhalte mit Elementen des Briefpapiers kollidieren, können die Seitenbereiche entsprechend angepasst werden:

* Seitenanfang der Folgeseiten erhöhen
* Seitenende anpassen

<div align="left"><figure><img src="/files/rVpRWbkOrl2UF9CAzTPW" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Die Änderungen werden direkt in der Vorschau sichtbar.

#### Schritt 7 — Vorschau und PDF-Ausgabe prüfen

Auf der rechten Seite sehen Sie die Live-Vorschau Ihrer Rechnung.

Die Vorschau aktualisiert sich direkt bei Änderungen am Layout und hilft dabei, das Zusammenspiel aus:

* Briefpapier
* Rechnungsinhalten
* Seitenbereichen
* Tabellen
* Header- und Footerbereichen

direkt zu kontrollieren.

Prüfen Sie insbesondere:

* werden Inhalte korrekt auf dem Briefpapier positioniert?
* passen obere und untere Seitenabstände?
* sitzen Tabellen und Summen an der richtigen Stelle?
* werden Folgeseiten korrekt dargestellt?
* kollidieren Inhalte mit Hintergrundelementen?
* passen Logos und Seitenhintergründe zum Briefpapier?

Mit den Zoom-Schaltflächen oben rechts können Sie die Vorschau vergrößern oder verkleinern.

<div align="left"><figure><img src="/files/SUzUP27WpgdcE6CdVq1N" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### PDF-Vorschau verwenden

Über den Button:

**„PDF-Vorschau“**

oben im Editor können Sie die finale PDF-Ausgabe öffnen.

Wichtig:\
Die PDF-Vorschau verwendet denselben Erzeugungsprozess wie die spätere ZUGFeRD-Rechnung.

Dadurch sehen Sie die Rechnung exakt so, wie sie später:

* erzeugt,
* exportiert
* und an Kunden versendet wird.

Die PDF-Vorschau eignet sich ideal zum Prüfen von:

* Briefpapier auf der ersten Seite
* Briefpapier auf Folgeseiten
* Seitenumbrüchen
* Tabellen über mehrere Seiten
* Header- und Footerbereichen
* Seitenhintergründen
* Logos und Positionierungen

#### Testdaten verwenden

Im Bereich „Testdaten“ können Sie unterschiedliche Beispielrechnungen für die Vorschau auswählen.

<div align="left"><figure><img src="/files/8GVIRi6JMsg1SZhx4rT9" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Aktuell stehen verschiedene Rechnungen mit mehreren Seiten zur Verfügung, um insbesondere:

* Seitenumbrüche
* Folgeseiten
* Tabellen über mehrere Seiten
* Briefpapier auf Folgeseiten

realistisch zu testen.

#### Empfehlung

Prüfen Sie Ihr Layout immer zusätzlich in der PDF-Vorschau und mit mehrseitigen Testdaten.

So stellen Sie sicher, dass:

* Inhalte korrekt umbrechen
* Briefpapier sauber dargestellt wird
* Folgeseiten korrekt funktionieren
* Seitenbereiche ausreichend Platz bieten
* die finale ZUGFeRD-PDF professionell aussieht

#### Schritt 8 — Layout speichern

<div align="left"><figure><img src="/files/ywNa5z5EfiZ3zN6QS1Hb" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Klicken Sie auf:

**„Speichern“**

Das Layout wird nun für Ihre Rechnungen verwendet.

#### Ergebnis

Sie haben jetzt ein professionelles Rechnungslayout mit:

* eigenem Briefpapier
* optimierten Seitenbereichen
* sauberer PDF-Darstellung
* korrekten Folgeseiten
* vollständiger ZUGFeRD-PDF-Ausgabe

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

<a href="https://ebill-service.de/support/" class="button primary">Jetzt Support kontaktieren</a>

Ihr eBill-Service Team


# Überblick

### **Einrichtungsassistent und PDF2eBill Tour**

Nutzen Sie den Einrichtungsassistenten, um Ihre Oberfläche startklar für das Schreiben von E-Rechnungen zu machen.\
Nutzen Sie die PDF2eBill Tour, um sich mit der Funktion PDF2eBill vertraut zu machen.

### **CSV Import**

Übernehmen Sie umfangreiche Rechnungspositionen jetzt schneller: CSV-Datei hochladen, Spalten zuordnen, Vorlage speichern und Positionen automatisch in die Rechnung einfügen.

[Mehr zum CSV-Import](/e-rechnungen/quickstart/schritt-fur-schritt-anleitung#csv-import)

### **Layout-Editor**

Mit dem Layout-Editor gestalten Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen\
individuell und professionell.<br>

[Mehr zum Layout-Editor](/account/markdown/layout-editor)

### **PDF2eBill**

Mit der Funktion PDF2eBill können sie eine E-Rechnung aus ihrer klassische PDF- Rechnung konvertieren. Diese Funktion ermöglicht ihnen die e-Rechnungspflicht schnell und unkompliziert zu erfüllen und das ohne große Änderungen an ihren bestehenden Workflow im Rechnungsausgang.

[Mehr zu PDF2eBill](/e-rechnungen/quickstart/pdf2ebill)<br>

### **Neue Eingabemaske**

Die neue Eingabemaske übernimmt Dokumentendaten, Abrechnungsinformationen und den Rechnungsersteller automatisch aus den Stammdaten. Leistungsempfänger und Rechnungspositionen können jeweils mit nur einem Klick aus der Kunden- bzw. Artikelverwaltung ausgewählt werden. Alternativ lassen sich neue Kunden und Artikel manuell erfassen und optional für zukünftige Rechnungen speichern.

[Mehr zur neuen Eingabemaske](https://hilfe.ebill-service.de/e-rechnungen/quickstart#rechnungsdaten-ausfullen)

### **Stammdaten**

In den Stammdaten richten Sie alle relevanten Unternehmensdaten, einschließlich Bankverbindungen, Preiskategorien und des Standard-Zahlungsziels, ein und speichern diese dauerhaft.\
Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Daten automatisch in die Eingabemaske übernommen, sodass hier keine weiteren Eingaben erforderlich sind.

[Mehr zu den Stammdaten](/account/stammdaten)

### **Artikelverwaltung**

In der Artikelverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Artikel inklusive aller Artikelmerkmale sowie zeitlich begrenzter Preise (von–bis) dauerhaft anzulegen.\
Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Angaben beim Auswählen des Artikels automatisch übernommen. So wird – sofern hinterlegt – entweder der zeitlich begrenzte Preis oder der Standardpreis verwendet, sodass der Artikel mit nur einem Klick korrekt zugeordnet wird.

[Mehr zur Artikelverwaltung](/account/markdown/artikelverwaltung)

### **Kundenverwaltung**

In der Kundenverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden dauerhaft anzulegen und ihnen SEPA-Daten, individuelle Preiskategorien sowie Zahlungsziele zuzuordnen.\
Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Angaben beim Auswählen des Kunden automatisch übernommen, sodass der Kunde mit nur einem Klick korrekt zugeordnet wird.

[Mehr zur Kundenverwaltung](/account/markdown/kundenverwaltung)

### **Freigabe**

Unter Freigabe haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen zu prüfen, kommentieren und freizugeben. Wenn alle Freigaben erteilt wurden, gilt die Rechnung als freigegeben. Im **Expor**t kann nach freigegeben Rechnungen gefiltert werden.

[Mehr zur Freigabe](/weitere-funktionen/freigabe)

### **Export**

Im Abschnitt „Export“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im **CSV-Format** zu exportieren – entweder nach einer vorgegebenen Vorlage oder nach Ihrer eigenen Vorlage.

[Mehr zum Export](/weitere-funktionen/publish-your-docs)

### **Rechnungsnummern autom. vergeben**

Bein Erstellen einer neuen E-Rechnung im Formular, kann die Rechnungsnummer nun autom. generiert werden.\
Hierzu gehen Sie im Abschnitt „Rechnungen“ auf die Einstellungen (Zahnrad Icon oben rechts) und wählen dort den Reiter „Rechnungsnummer“ aus. Hier können Sie nun ein Pattern (Regel) für die gewünschte Rechnungsnummer festlegen.

### **E-Mail für Systembenachrichtigungen**

Im Abschnitt „Rechnungen“ bei Klick auf die Einstellungen (Zahnrad Icon oben rechts) haben Sie nun im Reiter „Systembenachrichtigungen“ die Möglichkeit eine E-Mailadresse zu hinterlegen und auszuwählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten.

### **Ausgangsrechnung kopieren**

Sie können nun eine bereits versendete E-Rechnung im Rechnungsausgang kopieren und daraus eine neue E-Rechnung erstellen.\
Hierzu klicken Sie in der Rechnungsausgangsliste in der gewünschten Zeile auf den Pfeil rechts und dann auf das Icon „Rechnung kopieren“.\
Es wird nun das Rechnungsformular mit den Daten der ausgewählten Rechnung angezeigt. Sie können hier die Rechnungsdaten wie gewünscht aktualisieren und im letzten Schritt eine neue E-Rechnung speichern.

### **Rechnung hochladen**

Unter „Rechnungen“ im Rechnungseingang können Sie über den Button „Rechnungen hochladen“ mehrere Rechnungen ins Portal hochladen.\
Die hochgeladenen Rechnungen werden validiert und sofern valide im Rechnungseingang archiviert.\
Für fehlerhafte Rechnungen wird direkt die jeweilige Fehlermeldung im Fenster angezeigt.


# Herzlich Willkommen

**Willkommen im Hilfebereich von eBill Service**. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen rund um die Nutzung unseres E-Rechnungsportals – von der Ersteinrichtung Ihres Accounts über die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen bis hin zu allgemeinen Funktionen und neuen Features.&#x20;

Diese Dokumentation unterstützt Sie dabei, eBill Service schnell und sicher im Arbeitsalltag einzusetzen. Egal, ob Sie gerade starten oder eine konkrete Funktion nachschlagen möchten: Hier finden Sie die passenden Anleitungen und Erklärungen. Schnelleinstieg

### Schnelleinstieg

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th></th><th data-hidden data-card-cover data-type="files"></th><th data-hidden></th><th data-hidden data-card-target data-type="content-ref"></th></tr></thead><tbody><tr><td><h4><i class="fa-bolt">:bolt:</i></h4></td><td><strong>Ersteinrichtung</strong></td><td>Richten Sie Ihren Account ein und nehmen Sie die Grundeinstellungen vor.</td><td></td><td></td><td><a href="/spaces/QgsaCPzNkxXL9tvP6lBh/pages/PbYb0GukRhiS4qCHdRal">/spaces/QgsaCPzNkxXL9tvP6lBh/pages/PbYb0GukRhiS4qCHdRal</a></td></tr><tr><td><h4><i class="fa-file-invoice">:file-invoice:</i></h4></td><td><strong>E-Rechnungen erstellen</strong></td><td>Erfahren Sie, wie Sie im Portal neue E-Rechnungen anlegen und verwalten.</td><td></td><td></td><td><a href="/pages/7FvWQMF0kTK7HGhlQfmo">/pages/7FvWQMF0kTK7HGhlQfmo</a></td></tr><tr><td><h4><i class="fa-envelope-open-dollar">:envelope-open-dollar:</i></h4></td><td><strong>Rechnungen empfangen</strong></td><td>So empfangen, prüfen und verarbeiten Sie eingehende E-Rechnungen.</td><td></td><td></td><td><a href="/pages/o1CGf6h1no0ryVWzrJsR">/pages/o1CGf6h1no0ryVWzrJsR</a></td></tr></tbody></table>


# Dashboard

### **Die Navigationsleiste**

<figure><img src="/files/RXOYq6XlQ1yZ3FnT8mxp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Die Navigationsleiste erleichtert es Ihnen, zwischen verschiedenen Bereichen vom eBill Portal zu wechseln. Sie ist in folgende Kategorien unterteilt:

* **Dashboard**
* **Hilfe**
* **Erste Schritte**
* **Verwaltung**
* **Rechnungen**
* **Freigabe**
* **Export**

Mit dieser Leiste können Sie sich mühelos durch die verschiedenen Bereiche von eBill navigieren.

### **Die Startseite**

Auf der Startseite finden Sie verschiedene Kacheln als Übersicht mit wichtigen Informationen:

*

```
<figure><img src="/files/8PKz4D2CPq9Jmq34EM7x" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
```

* **Schnellcheck/Übersicht:** Hier sehen Sie, ob z.B. Ihr Profil noch ergänzt werden sollte oder auch ob Registrierungsanfragen von eingeladenen Nutzern vorliegen.&#x20;

{% hint style="warning" %}
Nachdem Sie alle roten oder orangen markierten Bereiche im Schnellcheck ergänzt haben, wechselt die entsprechende Checkbox in die Übersichtsbox und zeigt die Übersicht der Belege an.
{% endhint %}

* **Hinweise:** Hier werden Ihnen die neusten Hinweise angezeigt, die wir in Ihren Account laden.
* **Ansprechpartner**: Bei Fragen können Sie hier via E-Mail, oder Telefon direkt Kontakt mit unserem Support-Team aufnehmen.

<figure><img src="/files/k2FHSO94vLtJJOKnTuaW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Übersicht:**

  Hier sehen Sie die Differenz Ihrer Netto-Einnahmen und Netto-Ausgaben. Den dargestellten Zeitraum können Sie über die Filter im oberen Bereich individuell festlegen.
* **Schnellzugriff:**

  Über den Schnellzugriff können Sie Rechnungen erstellen, PDF2eBill öffnen, oder die Klicktutorials starten.

  [Mehr Infos zum Einrichtungsassistenten finden Sie hier.](/start/erste-schritte/quickstart#ersteinrichtung-mithilfe-des-einrichtungsassistenten)

  [Mehr Infos zur PDF2eBill Tour finden Sie hier.](/e-rechnungen/quickstart/pdf2ebill#pdf2ebill-tour)

<figure><img src="/files/ZkEeZlfUCUx6vBumpgcv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Monatliche Übersicht:** Einnahmen/ Ausgaben
* **Umsatzsteuer- Differenz**
* **Gesamtvorsteuer**&#x20;
* **Gesamtumsatzsteuer**

<figure><img src="/files/1OuEtsbuhPl0dEAg5bWa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Umsatzsteuer**
* **Top- Kunden**
* **Top- Lieferanten**

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

<a href="https://ebill-service.de/support/" class="button primary">Jetzt Support kontaktieren</a>

Ihr eBill-Service Team


# Stammdaten

In den Stammdaten richten Sie alle relevanten Unternehmensdaten, einschließlich Bankverbindungen, Preiskategorien und des Standard-Zahlungsziel ein und speichern diese dauerhaft.\
Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Daten automatisch in die Eingabemaske übernommen, sodass hier keine weiteren Eingaben erforderlich sind.

Hier finden Sie ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Erklärung der Stammdaten.

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?t=4s&v=FB8xjw_xJpc>" %}

Um zu den **Stammdaten** zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie **Verwaltung** aus.

<figure><img src="/files/DQtdWurBP6mV46ECx0T8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die Stammdatenbox gelangen Sie zu Ihren Stammdaten.

<figure><img src="/files/dvwFYff1mJ2pLVxHfNad" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**-Stammdaten:** Diese Daten werden direkt in der Unternehmensverwaltung gespeichert und können hier bearbeitet werden.

<figure><img src="/files/q3be4I8KPsfgDRWy3iTi" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Stammdaten/ Zusätzliche Daten**: Diese können Sie direkt hier bearbeiten.

<figure><img src="/files/kc9BnODIfxYgfeRicg9B" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Stammdaten/ Bankverbindungen:**

Verwalten Sie Ihre Bankverbindungen. Die als Standard markierte, wird automatisch in neuen Rechnungen verwendet. Mit dem Button **+ Bankverbindung hinzufügen** können Sie weitere **Geschäftskonten** hinterlegen.

<figure><img src="/files/8GwAe0HV67HbzL0pbTA2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Stammdaten/ Preiskategorien:**

Über die Preiskategorie wird festgelegt, zu welchen Konditionen Artikel abgerechnet werden. Die hier zugewiesene Preiskategorie wird bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen automatisch übernommen.

**D**efinieren Sie Preiskategorien für Auf- und Abschläge, die Kunden zugewiesen werden können.

Über den Button **+ Kategorie hinzufügen** können Sie bis zu **10 frei gestaltbare Auf- und Abschläge** anlegen, die Kunden zugewiesen werden können.

Jede einzelne **Bezeichnung** kann individuell benannt werden.\
Als **Typ** stehen **Aufschlag** oder **Abschlag** zur Auswahl.\
Als **Werttyp** können Sie **Prozent** oder **Fixwert** wählen.\
Der **Wert** ist frei zwischen **0 und 100** definierbar.

Durch Anklicken des **Kreises unter „Standard“** legen Sie fest, welche Position als Standard verwendet wird.

In der **Vorschau** sehen Sie das Ergebnis der zusammengestellten Preiskategorie.

<figure><img src="/files/sGP6tdPavsXlvOAIfEbZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Stammdaten/ Standard-Zahlungsziel**

Legen Sie das Standard-Zahlungsziel in Tagen fest. Diese Einstellung gilt als Vorgabe für alle Kunden, sofern dort nichts Abweichendes hinterlegt ist.

<figure><img src="/files/Y75K52uY4W8tEI4ORzsX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Stammdaten/ Standard- Rechnungsformat**

Legen Sie das Standard-Format für neue Rechnungen fest.

<figure><img src="/files/qvhSZ430BwidhdT3QCE8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Stammdaten/Verwendungszweck Präfix**

Dieser Präfix wird automatisch vor den Verwendungszweck gesetzt (z.B. Rechnungsnummer). Leer lassen um keinen Präfix zu verwenden.

<figure><img src="/files/ZGCeGCKsmD237hMgDxiA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Stammdaten/Standard-Werte für Artikelzeilen**

Definieren Sie Standard-Werte für neue Artikelzeilen. Diese Werte werden automatisch vorausgefüllt, wenn Sie neue Artikel hinzufügen.

<figure><img src="/files/XqdLa2rdZetTwUEfj0kz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Mit einem Klick auf den blauen **Speichern**-Button werden die vorgenommenen Einträge gespeichert.

**Stammdaten/ Standard-Rechnungsnotizen**

Wählen Sie zunächst eine Kategorie aus und geben Sie anschließend Ihren Notiztext ein. Diese Notizen werden automatisch in alle neuen Rechnungen eingefügt.

<figure><img src="/files/WuoyVD0Q8sqTqYVKjxhp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über **+ Notiz hinzufügen** können Sie weitere Notizen erfassen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend über den **Speichern**-Button.

**Stammdaten/ Pflichtfeldgruppen**

Über den **+ Gruppe erstellen**-Button können Sie Gruppen von Pflichtfeldern erstellen, die einzelnen Kunden zugeordnet werden können.

<figure><img src="/files/tgZ0K7lJDHuYIw5qgX20" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tragen Sie zunächst den passenden Gruppennamen ein.

<div align="left"><figure><img src="/files/xltncrAAxIXpoWUgfSrE" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

und wählen Sie anschließend die Felder aus, die für Kunden dieser Gruppe als Pflichtfelder gelten sollen.

<div align="left"><figure><img src="/files/URiBn1pmZW2id7krqzup" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Mit einem Klick auf den blauen **Speichern**-Button werden die vorgenommenen Einträge gespeichert.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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Ihr eBill-Service Team


# Benutzerprofil

Sie finden oben rechts ein Symbol mit den Anfangsbuchstaben Ihres Vor- und Nachnamens. Ein Klick darauf bringt Sie zu Ihrem Benutzerprofil.

<div align="left"><figure><img src="/files/lAJ9FCKJRRMXkknRcnzr" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Unternehmensname&#x20;

In der obersten Zeile sehen Sie den Namen des Unternehmens, mit dem Sie sich registriert haben oder das Ihnen von Ihrem Firmenadministrator zugewiesen wurd&#x65;**.**

### Accounteinstellungen

Hier können Sie Ihre Accounteinstellungen ändern und/oder vervollständigen.

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Handbuch unter **Verwaltung** **→** **Accounteinstellungen**.

### AGB und AV-Vertrag, Datenschutz, Impressum&#xD;&#x20;&#xD;

Falls Sie unsere AGB, den AV-Vertrag, die Datenschutzbestimmungen oder das Impressum einsehen möchten, klicken Sie einfach auf die entsprechende Zeile.

### Ausloggen

Denken Sie daran, sich nach jeder Sitzung oder am Ende des Tages auszuloggen.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
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Ihr eBill-Service Team<br>


# Verwaltung

Der Verwaltungs-Bereich in **eBill-Service** bietet Ihnen als Administrator Ihres Unternehmensaccounts vielfältige Kontroll- und Verwaltungsmöglichkeiten. Hier können Sie Einstellungen vornehmen, Benutzer verwalten und Berechtigungen zuweisen, um die reibungslose Funktion sowie die Sicherheit des Systems sicher zu stellen.

<figure><img src="/files/F09rI1BAK4jDwbcsegRV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In der eBill-Service-Verwaltung können Sie als Admin folgende Einstellungen vornehmen:

* Stammdaten verwalten
* Artikel verwalten
* Kunden verwalten
* Nutzer verwalten
* Layout- Editor
* Einstellungen
* Accounteinstellungen

Um in die einzelnen Bereiche zu gelangen, klicken Sie in das jeweilige Feld auf „bearbeiten“.

### Stammdaten verwalten

Verwalten Sie Ihre Unternehmensdaten, Bankverbindungen und Standardeinstellungen für Rechnungen.

<figure><img src="/files/vpESXAykiWMearn7OLmj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Mehr zur Verwaltung der Stammdaten](/account/markdown/stammdaten)

### Artikelverwaltung

Pflegen Sie Ihren Artikelstamm mit Preisen, Einheiten und Steuersätzen.

<figure><img src="/files/PrmuhpqIUx4fJrLOIkS4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Mehr zur Verwaltung von Artikeln](/account/markdown/artikelverwaltung)

### Kundenverwaltung

Verwalten Sie Ihre Kundendaten, Konditionen und Zahlungsziele.

<figure><img src="/files/mPObCk21kRDLs58jJ9HB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Mehr zur Kundenverwaltung](/account/markdown/kundenverwaltung)

### Nutzerverwaltung

In dieser Ansicht können Sie alle Nutzer sehen, ihnen Rollen zuweisen und neue Nutzer einladen.

<figure><img src="/files/8YzOTeYShU0kEdO7tu1q" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Mehr zur Nutzerverwaltung](/account/markdown/images-and-media)

### Layout- Editor

Hier gestallten Sie ihr individuelles Rechnungslayout für Ihre Ausgangsrechnungen

<figure><img src="/files/bO95sf8TInNm327T52W1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Mehr zum Layout-Editor](/account/markdown/layout-editor)

### Einstellungen

Konfigurieren Sie eBill2PDF-Weiterleitung, Benachrichtigungen, Nummernschema und erlaubte Absender.

<figure><img src="/files/3kTwGRbrTTov14AtAP2a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Mehr zur Einstellungen](/account/markdown/einstellungen)

### Accounteinstellungen

Verwalten Sie Ihre Accounteinstellungen und das Account-Passwort

<figure><img src="/files/ebvWrsJMpurj4BXtgooQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

[Mehr zur Accounteinstellungen](/account/markdown/accounteinstellungen)

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
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Ihr eBill-Service Team


# Stammdaten

In den Stammdaten richten Sie alle relevanten Unternehmensdaten, einschließlich Bankverbindungen, Preiskategorien und des Standard-Zahlungsziel ein und speichern diese dauerhaft.\
Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Daten automatisch in die Eingabemaske übernommen, sodass hier keine weiteren Eingaben erforderlich sind.

Hier finden Sie ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Erklärung der Stammdaten, bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?t=4s&v=FB8xjw_xJpc>" %}

Um zu den **Stammdaten** zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie **Verwaltung** aus.

<figure><img src="/files/PtMlrQ7XiZf7vnGDspvI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Stammdatenbox** gelangen Sie zu Ihren **Stammdaten**

<figure><img src="/files/Mv5RpXxAIGkKLBIedJF7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten:**

Diese Daten werden direkt in der Unternehmensverwaltung gespeichert und können hier bearbeitet werden.

<figure><img src="/files/zs0LOCG68P5WPnI0sPvO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Zusätzliche Daten**:&#x20;

Diese können Sie direkt hier bearbeiten.

<figure><img src="/files/y2p1SY5oJOAGvrgx9GUG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Bankverbindungen:**

Verwalten Sie Ihre Bankverbindungen. Die als Standard markierte, wird automatisch in neuen Rechnungen verwendet. Mit dem Button **+ Bankverbindung hinzufügen** können Sie weitere **Geschäftskonten** hinterlegen.

<figure><img src="/files/F3eWeluWc5bx508jPat7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Preiskategorien:**

Über die Preiskategorie wird festgelegt, zu welchen Konditionen Artikel abgerechnet werden. Die hier zugewiesene Preiskategorie wird bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen automatisch übernommen.

**D**efinieren Sie Preiskategorien für Auf- und Abschläge, die Kunden zugewiesen werden können.

Über den Button **+ Kategorie hinzufügen** können Sie bis zu **10 frei gestaltbare Auf- und Abschläge** anlegen, die Kunden zugewiesen werden können.

Jede einzelne **Bezeichnung** kann individuell benannt werden.\
Als **Typ** stehen **Aufschlag** oder **Abschlag** zur Auswahl.\
Als **Werttyp** können Sie **Prozent** oder **Fixwert** wählen.\
Der **Wert** ist frei zwischen **0 und 100** definierbar.

Durch Anklicken des **Kreises unter „Standard“** legen Sie fest, welche Position als Standard verwendet wird.

In der **Vorschau** sehen Sie das Ergebnis der zusammengestellten Preiskategorie.

<figure><img src="/files/bdYzzqNlT9t6qT5afMVW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Standard-Zahlungsziel**

Legen Sie das Standard-Zahlungsziel in Tagen fest. Diese Einstellung gilt als Vorgabe für alle Kunden, sofern dort nichts Abweichendes hinterlegt ist.

<figure><img src="/files/Mm8X35T4BbaDhTGuCJ9F" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Skonto**

Definieren Sie Standard-Skonto-Konditionen. Diese gelten als Vorgabe, sofern beim Kunden kein eigenes Skonto hinterlegt ist.

<figure><img src="/files/BS5E75bJQX6GecUC0rWw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Standard- Rechnungsformat**

Legen Sie das Standard-Format für neue Rechnungen fest.

<figure><img src="/files/oGmBXMMEeycXuFL5cokw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Verwendungszweck Präfix**

Dieser Präfix wird automatisch vor den Verwendungszweck gesetzt (z.B. Rechnungsnummer). Leer lassen um keinen Präfix zu verwenden.

<figure><img src="/files/I3XBgPualKwJMZktJUto" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Standard-Werte für Artikelzeilen**

Definieren Sie Standard-Werte für neue Artikelzeilen. Diese Werte werden automatisch vorausgefüllt, wenn Sie neue Artikel hinzufügen.

<figure><img src="/files/ruzg8aNAPF1Tj5Lh0Vhb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Rechnungstexte**

Diese Texte werden nur im ZUGFeRD-PDF ausgegeben. In der Rechnungsmaske werden sie nur angezeigt, wenn ZUGFeRD als Format gewählt ist.

<figure><img src="/files/Sw18YFFiWkqg7Nx9PlSY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Stammdaten / Standard-Rechnungsnotizen**

Wählen Sie zunächst eine Kategorie aus und geben Sie anschließend Ihren Notiztext ein. Diese Notizen werden automatisch in alle neuen Rechnungen eingefügt.

<figure><img src="/files/ypiq68qRqMYEK4D8KHXr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über **+ Notiz hinzufügen** können Sie weitere Notizen erfassen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend über den **Speichern**-Button.

### **Stammdaten / Pflichtfeldgruppen**

Über den **+ Gruppe erstellen**-Button können Sie Gruppen von Pflichtfeldern erstellen, die einzelnen Kunden zugeordnet werden können.

<figure><img src="/files/WLR2w4VHiy8hnDHYNWRF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tragen Sie zunächst den passenden Gruppennamen ein.

<div align="left"><figure><img src="/files/znGY24GiAs0W4Asng7qA" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

und wählen Sie anschließend die Felder aus, die für Kunden dieser Gruppe als Pflichtfelder gelten sollen.

<div align="left"><figure><img src="/files/URiBn1pmZW2id7krqzup" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Mit einem Klick auf den blauen **Speichern**-Button werden die vorgenommenen Einträge gespeichert.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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Ihr eBill-Service Team


# Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Artikel inklusive aller Artikelmerkmale sowie zeitlich begrenzter Preise (von–bis) dauerhaft anzulegen.\
Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Angaben beim Auswählen des Artikels automatisch übernommen. So wird – sofern hinterlegt – entweder der zeitlich begrenzte Preis oder der Standardpreis verwendet, sodass der Artikel mit nur einem Klick korrekt zugeordnet wird.

An dieser Stelle finden Sie ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Erklärung zur Artikelverwaltung, bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:

{% embed url="<https://youtu.be/fUnh1CxHJMs>" %}

### Zur Artikelverwaltung

Um zu der **Artikelverwaltung** zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor:\
Wählen Sie **Verwaltung** aus.

<figure><img src="/files/bBdCeNBtoWxmXeTUdsvC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Artikelverwaltungsbox** gelangen Sie zu Ihrer **Artikelverwaltung**.

<figure><img src="/files/Mv5RpXxAIGkKLBIedJF7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Artikelverwaltung

Unter der Artikelverwaltung finden Sie alle Artikel, die Sie bereits bei der Rechnungserstellung als Positionen verwendet und gespeichert haben, sowie alle Artikel, die Sie direkt in der Artikelverwaltung neu angelegt haben.

Um einen passenden Artikel zu finden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:\
– durch Scrollen in der Artikelliste oder\
– durch Eingabe der ersten drei Buchstaben in der Artikelsuche.

In die Detailansicht eines Artikels gelangen Sie über das **Stift-Symbol**.

Mit dem Button **„+ Artikel hinzufügen“** können Sie weitere Artikel erstellen.\
Bei der Rechnungserstellung können Sie dann aus allen angelegten Artikeln auswählen. Alle zu einem Artikel hinterlegten Daten werden beim Einfügen in die Rechnungsposition automatisch übernommen.

<figure><img src="/files/MqZKGUSnEars0n8NruSD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter **Allgemein** füllen Sie bitte alle Felder aus, die zu dem Artikel gehören. Sollte Ihr Artikel einen **Identifikationsstandard** besitzen, können Sie diesen in der entsprechenden Spalte auswählen und bestätigen. Unter **Identifikationsnummer** tragen Sie anschließend die dazugehörige Nummer ein.

<figure><img src="/files/ikNFbn9Hik04oS4tf66e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bei der Auswahl **Eigener Standard** öffnet sich ein zusätzliches Fenster **Eigener Code**, das Sie mit Ihrem eigenen Code befüllen können.

<figure><img src="/files/CaZkYIs9oATJWAEWiRtt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sie können die Spalten **Kategorie** und **Gewicht** ausfüllen, auch wenn diese momentan noch keine Rolle spielen. In der Spalte **Basismenge** können sie den gewünschten Wert eintragen.

<figure><img src="/files/vpek9l0vfIpFkbQ4XiTR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Im Feld **„Merkmale/Eigenschaften“** haben Sie durch **„+ Merkmal hinzufügen“** die Möglichkeit, den dazugehörigen Namen sowie den entsprechenden Wert hinzuzufügen.

Im Feld **Notizen** haben Sie die Möglichkeit, persönliche Hinweise oder Kommentare zu einem Artikel zu speichern.

<figure><img src="/files/yBIkO2tL30qafdwuJCyH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wenn Sie eine Notiz zu einem Artikel hinterlegt haben, wird diese in der Artikelverwaltung rechts neben dem **Status**-Feld angezeigt.

Bewegen Sie die Maus darüber, um die Notiz einzusehen, ohne den Artikel öffnen zu müssen.

<figure><img src="/files/e7B6OLNz7BJ6K9QK0XWz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Der letzte Punkt im Bereich **Allgemein** betrifft die Aktivität eines Artikels.\
Unten links haben Sie die Möglichkeit, den Artikel zu deaktivieren, indem Sie den Haken entfernen und anschließend auf den Button **„Speichern“** klicken.

<figure><img src="/files/148EowT1vxnf5MKOj9QU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dies hat zur Folge, dass der Artikel in der Artikelverwaltung als „inaktiv“ gekennzeichnet wird. Zusätzlich ist der Artikel in der Eingabemaske nicht mehr auswählbar.

<figure><img src="/files/nvaVhQatkFCbonq0wcRS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Preise anpassen

Anschließend klicken Sie oben auf den **Preise**-Button. Dort sehen Sie den Hinweis **MwSt.**, der den unter **Allgemein** eingetragenen Wert anzeigt und für alle Preise gilt.

<figure><img src="/files/AbHbuNMy6AHaxh2EEXbG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter **Standard** geben Sie entweder den Netto- oder den Bruttopreis ein, da sich beide Werte auf Basis des Steuersatzes automatisch berechnen. Die Eingaben können mit bis zu sechs Nachkommastellen erfolgen.

Über den Button **+ Preis hinzufügen** haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere zeitlich begrenzte Preise mit dem entsprechenden Zeitraum (von Datum – bis Datum in der Zeit 00:00- 24:00) einzustellen. Dieser zeitlich begrenzte Preis wird beim Erstellen einer E-Rechnung automatisch innerhalb des angegebenen Zeitfensters übernommen.

<figure><img src="/files/tAzBWKGiD8ezN0hMlSry" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Rechnungsnotizen

Klicken Sie anschließend oben auf den **Standard-Notizen**-Button. Diese Notizen werden automatisch in neue Rechnungen eingefügt, wenn dieser Artikel verwendet wird.

Über den **+ Notiz hinzufügen**-Button können Sie eine passende Kategorie auswählen und anschließend Ihren Freitext eingeben. Um weitere Notizen einzutragen, wiederholen Sie die einzelnen Schritte.

<figure><img src="/files/pfycKiPDCExQsqEWvJs8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf den **Speichern**-Button.

\
Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

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Ihr eBill-Service Team


# Kundenverwaltung

In der Kundenverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden dauerhaft anzulegen und ihnen SEPA-Daten, individuelle Preiskategorien sowie Zahlungsziele zuzuordnen.\
Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Angaben beim Auswählen des Kunden automatisch übernommen, sodass der Kunde mit nur einem Klick korrekt zugeordnet wird.

An dieser Stelle finden Sie ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Erklärung zur Kundenverwaltung, bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:

{% embed url="<https://youtu.be/uWjYX02ioAA>" %}

### Zur Kundenverwaltung

Um zu der **Kundenverwaltung** zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor:\
Wählen Sie **Veraltung** aus.

<figure><img src="/files/C4wLq8Hv5i84NuCWoWeg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Kundenverwaltungsbox** gelangen Sie direkt zu Ihrer **Kundenverwaltung**.

<figure><img src="/files/Mv5RpXxAIGkKLBIedJF7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter der Kundenverwaltung finden Sie alle Kunden, die Sie bereits bei der Rechnungserstellung als Leistungsempfänger genutzt oder direkt in der Kundenverwaltung angelegt und gespeichert haben.

Um einen passenden Kunden zu finden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:\
– durch Scrollen in der Kundenliste oder\
– durch Eingabe der ersten drei Buchstaben in der Kundensuche.

In die Detailansicht eines Kunden gelangen Sie über das Stift-Symbol.

### Kunden hinzufügen

Um einen neuen Kunden hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button **+ Kunde hinzufügen**.

<figure><img src="/files/Ooc1vVblH1vUVGKfdeYG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Kundendaten hinterlegen

Tragen Sie bitte alle Daten Ihres Kunden ein.

<figure><img src="/files/VLVa8jZtS8ASOkA6qPOa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Einstellungen

Sofern die Vorauswahl entsprechend konfiguriert ist, werden die Bankverbindung, die Preiskategorie, die Zahlungsziele, das Rechnungsformat, die Pflichtfeldgruppe und Skonto automatisch aus den Stammdaten übernommen.

<figure><img src="/files/xGa1kzgJO8vKK2wCocXD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Skonto

Wenn Sie bei "**Standard aus Stammdaten verwenden"** den Haken entfernen, haben Sie die Möglichkeit, dem Kunden einen, oder mehrere **individuelle Werte** zuzuweisen.

<figure><img src="/files/JXLEzhC3nt9X1713H8oa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Lieferadresse hinterlegen

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, eine Lieferadresse und Lieferkennung Ihres Kunden zu hinterlegen.

<figure><img src="/files/9GlfYplKRJb4s2QSI6OH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### SEPA-Lastschriftmandat

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, die SEPA-Daten Ihres Kunden zu hinterlegen.

Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf den **Speichern**-Button.

<figure><img src="/files/StUMBLm0P6xlePyHWIHK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf den **Speichern**-Button.

\
Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

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Ihr eBill-Service Team


# Nutzerverwaltung

Möchten Sie weiteren Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff auf das eBill Portal ermöglichen, damit sie Rechnungen erstellen, versenden oder einsehen können?\
Kein Problem! Befolgen Sie einfach die Schritte in dieser Anleitung.

Um zur **Nutzerverwaltung** zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie **Verwaltung** aus.

<figure><img src="/files/C4wLq8Hv5i84NuCWoWeg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Nutzerverwaltungsbox** gelangen Sie direkt zu Ihrer **Nutzerverwaltung**

<figure><img src="/files/Mv5RpXxAIGkKLBIedJF7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Nutzer einladen

**Schritt 1:** Nutzer einladen

<figure><img src="/files/3xxzaHGmNBjhTkChIrgu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klicken Sie auf „**Link kopieren**“, um ihn in der Zwischenablage zu speichern. Senden Sie den Link anschließend per E-Mail an die Personen, denen Sie Zugriff auf Ihren Account gewähren möchten.

<figure><img src="/files/IwRDV2F8Lk86vEfyTkM5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Registrierung bestätigt

Sobald sich die eingeladene Person erfolgreich registriert hat, können Sie dies unter **Verwaltung- Nutzerverwaltung** die Registrierungsanfragen einsehen. Dort werden alle offenen Anfragen der Personen angezeigt, die den Link von Ihnen erhalten haben. Um diesen Personen den Zugriff auf eBill zu ermöglichen, klicken Sie auf „**bearbeiten**“.

<figure><img src="/files/w0uqG1lwwkX0jHekAQNI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier haben Sie 2 Möglichkeiten:

<figure><img src="/files/Kj5KlLGoIP0pN662lCdW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nachdem Sie die Registrierung angenommen oder abgelehnt haben, erhält die betreffende Person eine Benachrichtigung per E-Mail.

### Rolle zuweisen

Nachdem Sie die Registrierung der zusätzlichen Person bestätigt haben, können Sie nun die Rolle festlegen. Dabei bestimmen Sie, welche Bereiche die Person einsehen und in welchen sie mitarbeiten darf.

<figure><img src="/files/eNhbKKOLtVQUO1GaTyQU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Folgende Rollen können Sie im eBill-Portal vergeben:

* **Admin**– Bearbeiter mit erweiterten Rechten für sein Unternehmen
* **Bearbeiter**– Darf E-Rechnungen erstellen und einsehen.

<figure><img src="/files/tXzkr027b8Db8RJMu10H" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Aktuell besteht noch keine Möglichkeit, einen Nutzer Ihres eBill Firmenaccounts selbst zu löschen. Bitte senden Sie uns eine E-Mail an den Support mit den folgenden Informationen zur betreffenden Person:

* Name des Firmenaccounts
* Name des Nutzers
* Registrierte E-Mail-Adresse des Nutzers

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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Ihr eBill-Service Team


# Layout-Editor

Um zu dem Layout- Editor zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor:\
Wählen Sie **Veraltung** aus.

<figure><img src="/files/C4wLq8Hv5i84NuCWoWeg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Layout-Editor-Box** können Sie den **Layout-Editor** direkt aufrufen und Ihre Vorlagen bearbeiten.

<figure><img src="/files/Mv5RpXxAIGkKLBIedJF7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Einleitung

### Der Layout-Editor

Mit dem Layout-Editor gestalten Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen individuell und professionell.

Sie können unter anderem:

* Layoutvorlagen auswählen
* Logos positionieren
* Seitenhintergründe verwenden
* eigenes Briefpapier hochladen
* Tabellenlayouts anpassen
* Seitenbereiche definieren
* PDF-Inhalte ein- oder ausblenden

Alle Änderungen werden direkt in der Vorschau angezeigt.

<figure><img src="/files/gUPh29mMt4zNIl7vtIVj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Live-Vorschau und PDF-Vorschau

Der Layout-Editor bietet zwei verschiedene Vorschauarten:

#### Live-Vorschau

Die Vorschau auf der rechten Seite aktualisiert sich direkt während der Bearbeitung.

Damit können Sie sofort prüfen:

* Positionierungen
* Abstände
* Logos
* Tabellen
* Farben
* Briefpapier
* Seitenhintergründe

<figure><img src="/files/oQxHu3ehnVGqz6TXU12o" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### PDF-Vorschau

Über den Button:

**„PDF-Vorschau“**

können Sie jederzeit die finale PDF-Ausgabe öffnen.

<figure><img src="/files/XzmO4Uok7J48ybAerDez" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Die PDF-Vorschau verwendet denselben Erzeugungsprozess wie die spätere ZUGFeRD-Rechnung.
{% endhint %}

Dadurch sehen Sie die Rechnung exakt so, wie sie später:

* erzeugt
* exportiert
* und an Kunden versendet wird

Die PDF-Vorschau eignet sich besonders zum Prüfen von:

* Seitenumbrüchen
* mehrseitigen Rechnungen
* Briefpapier
* Folgeseiten
* Tabellen über mehrere Seiten
* Header- und Footerbereichen

### Seitenhintergrund oder Briefpapier?

Der Layout-Editor unterstützt zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Gestaltung Ihrer Rechnungen.

### Seitenhintergrund mit eigenem Logo

Seitenhintergründe mit eigenem Logo sind integrierte Designvorlagen innerhalb des Systems.

Sie eignen sich besonders für:

* moderne Rechnungen
* einfache Gestaltung
* schnelle Anpassungen
* Firmenlogos und Corporate Colors

Vorteile:

* schnell eingerichtet
* direkt anpassbar
* keine eigene PDF-Datei notwendig

{% hint style="success" %}
Wenn Sie Seitenhintergründe zusammen mit Ihrem Firmenlogo verwenden möchten, unterstützt Sie unser Schnellstart „Klassische Rechnung mit Logo“ bei der Einrichtung.
{% endhint %}

<div align="left"><figure><img src="/files/TW9XWxlyibOBRVRyKDK3" alt=""><figcaption></figcaption></figure> <figure><img src="/files/rpP9gFgn5PNG5T7lBUWg" alt=""><figcaption></figcaption></figure> <figure><img src="/files/TJgKhGUBh21Htikbm4x3" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Briefpapier

Beim Briefpapier verwenden Sie eigene PDF-Dateien als Hintergrund Ihrer Rechnung.

Das eignet sich besonders für:

* bestehendes Corporate Design
* komplexe Layouts
* individuelle Vorlagen

Vorteile:

* maximale Gestaltungsfreiheit
* vollständige Kontrolle über das Design
* ideal für vorhandene Geschäftsvorlagen

Empfehlung:

Wenn Sie eigene Briefpapier-Vorlagen verwenden möchten, unterstützt Sie unser Schnellstart „Rechnung mit Briefpapier“ bei der Einrichtung.

<figure><img src="/files/NnuO9OEo1xxwqKJlSfVC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Testdaten verwenden

Im Bereich „Testdaten“ können verschiedene Beispielrechnungen geladen werden.

Damit lassen sich insbesondere:

* Seitenumbrüche
* Folgeseiten
* Tabellen über mehrere Seiten
* Briefpapier auf mehreren Seiten

realistisch testen.

Empfehlung:

Prüfen Sie neue Layouts immer zusätzlich mit mehreren Testseiten und der PDF-Vorschau.

<figure><img src="/files/j5Cd5ga8AjEpHhO1jl4V" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Hinweis zur ZUGFeRD-PDF

Alle Layouts werden vollständig mit der späteren ZUGFeRD-PDF-Ausgabe verwendet.

Das bedeutet:

* Logos
* Briefpapier
* Seitenhintergründe
* Tabellenlayouts
* Seitenbereiche

werden automatisch in die finale PDF-Rechnung übernommen.

### Die Bereiche des Layout-Editors

### Aufbau des Layout-Editors

Der Layout-Editor besteht aus zwei Hauptbereichen:

* linke Seitenleiste mit allen Einstellungen
* rechte Vorschauseite mit der Live-Darstellung der Rechnung

Während der Bearbeitung werden Änderungen direkt in der Vorschau angezeigt.

Zusätzlich kann über die „PDF-Vorschau“ jederzeit die finale PDF-Ausgabe geöffnet werden.

<figure><img src="/files/vG8ZNgsfbOSFNheMqOjZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/wY42Lp9SvuUvQmqIvwJA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Layoutvorlage

Im Bereich „Layoutvorlage“ wählen Sie das Grunddesign Ihrer Rechnung.

Die Layoutvorlage bestimmt unter anderem:

* Abstände
* Schriftgrößen
* Positionierungen
* Aufbau der Inhaltsbereiche
* allgemeine Darstellung der Rechnung

Verfügbare Varianten:

#### Klassisch

Traditioneller Aufbau mit klarer Struktur und ausgewogenen Abständen.

Empfohlen für:

* Rechnungen ohne Briefpapier
* einfache Layouts

<div align="left"><figure><img src="/files/eURTsRldhM4fndzqyqqp" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### Standard\*

Modernes Rechnungsdesign mit ausgewogener Darstellung.

Empfohlen für:

* moderne PDF-Rechnungen
* eigenes Briefpapier
* professioneller Unternehmensauftritt

\* unsere Empfehlung

#### Kompakt

Reduzierte Abstände für platzsparende Rechnungen.

Empfohlen für:

* viele Rechnungspositionen
* mehrseitige Rechnungen
* eigenes Briefpapier
* zeitgemäßes Corporate Design

## Tabellenlayout und Spaltenverwaltung

Im Bereich „Tabellenlayout“ bestimmen Sie die Darstellung der Rechnungspositionen.

Das Tabellenlayout beeinflusst insbesondere:

* Zeilenabstände
* Tabellenhöhe
* Lesbarkeit
* Platzbedarf der Positionen

Verfügbare Varianten:

<div align="left"><figure><img src="/files/rT2Re5nMVx8LXWBOi1yV" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### Verfügbare Varianten:

#### Standard

Ausgewogene Darstellung mit moderner Tabellenstruktur und guter Lesbarkeit.

Empfohlen für:

* die meisten Rechnungen
* moderne Rechnungslayouts
* ausgewogene Darstellung von Positionen und Summen

#### Kompakt

Reduzierte Abstände mit platzsparender Darstellung der Rechnungspositionen.

Empfohlen für:

* viele Rechnungspositionen
* mehrseitige Rechnungen
* kompakte Layouts mit geringerem Platzbedarf

#### Klassisch

Stärker strukturierte Tabellenansicht mit klarer Spalten- und Linienführung.

Empfohlen für:

* klassische Rechnungslayouts
* strukturierte Positionsdarstellungen
* detaillierte Tabellenansichten mit klarer Trennung der Inhalte

### Spalten verwalten

Zusätzlich zu den vordefinierten Tabellenlayouts können die angezeigten Spalten individuell angepasst werden.

Dadurch lässt sich die Darstellung der Rechnungstabelle flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen.

Dabei lassen sich:

* Spalten ein- oder ausblenden
* Spalten umsortieren
* Spaltenbezeichnungen ändern

Aktive Spalten werden in grün dargestellt.\
Ausgeblendete Spalten können jederzeit wieder eingeblendet werden und werden in grau dargestellt.

Verfügbare Spalten:

* Pos. – Positionsnummer
* Bezeichnung – Beschreibung der Leistung
* Menge – Menge inklusive Einheit
* Einzelpreis – Netto-Einzelpreis
* MwSt. – Mehrwertsteuersatz
* Betrag – Netto-Gesamtbetrag

Hinweis:\
Mindestens eine Spalte muss sichtbar bleiben.

<div align="left"><figure><img src="/files/eMIsaP3noTOAM0NlcbsC" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

## Reihenfolge der Spalten ändern

Die Reihenfolge der angezeigten Spalten kann per Drag & Drop angepasst werden.

Dazu die gewünschte Spalte am Griffsymbol auswählen und an die gewünschte Position verschieben.

Die Änderung wird sofort in der Vorschau übernommen.

***

## Spaltenbezeichnungen ändern

Spaltenüberschriften können über das kleine Stiftsymbol individuell angepasst werden.

Die geänderte Bezeichnung wird direkt in der Tabellenvorschau angezeigt und beim Speichern des Layouts übernommen.

***

## Änderungen speichern

Änderungen an der Tabellenansicht werden zunächst nur in der aktuellen Bearbeitung übernommen.

Erst durch das Speichern des Layouts werden die Anpassungen dauerhaft gespeichert.

Über die Funktion „Zurücksetzen“ kann jederzeit der zuletzt gespeicherte Stand wiederhergestellt werden.

&#x20;

## Headerbox

Im Bereich **„Headerbox“** legen Sie fest, wie der Informationsblock im Kopfbereich der Rechnung dargestellt wird.

Die Headerbox enthält zentrale Rechnungsinformationen, zum Beispiel:

* Rechnungsnummer
* Kundennummer
* Datum
* Leistungszeitraum

<div align="left"><figure><img src="/files/MpEoHjwb3NEuK4dT9MVH" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Je nach gewählter Variante wird der Rahmen der Headerbox unterschiedlich dargestellt.

Die Headerbox wird über den Schalter ein und ausgeblendet.

***

### Verfügbare Varianten

#### Offener Rahmen mit eckigen Linien

Zeigt nur eine obere und untere Linie.

Geeignet für:

* moderne Layouts
* dezente Darstellung
* klare Trennung ohne vollständige Umrandung

***

#### Geschlossener Rahmen mit eckigen Linien

Zeigt einen vollständigen rechteckigen Rahmen.

Geeignet für:

* klassische Rechnungen
* stärker abgegrenzte Informationsbereiche
* strukturierte Layouts

***

#### Offener Rahmen mit abgerundeten Linien

Zeigt eine obere und untere Linie mit abgerundeten Enden.

Geeignet für:

* moderne Rechnungslayouts
* weichere Gestaltung
* dezente visuelle Hervorhebung

***

#### Geschlossener Rahmen mit abgerundeten Ecken

Zeigt einen vollständigen Rahmen mit abgerundeten Ecken.

Geeignet für:

* moderne, klar abgegrenzte Informationsbereiche
* Layouts mit weicherer Optik
* Rechnungen mit zeitgemäßem Design

### Hinweis

Die Headerbox beeinflusst nur die optische Darstellung des Informationsblocks.

Die enthaltenen Rechnungsdaten werden automatisch aus der Rechnung übernommen und in der Vorschau angezeigt.

***

## Seitenhintergrund

Im Bereich „Seitenhintergrund“ können integrierte Hintergrunddesigns aktiviert werden.

Der Seitenhintergrund ergänzt Ihr Layout um zusätzliche Designelemente.

<figure><img src="/files/pzyn8UxRTvYtTMWpEm0I" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<div align="left"><figure><img src="/files/wtcrP0ZRWTLjGQh5sMEU" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Primärfarbe

Über die Primärfarbe bestimmen Sie die Hauptfarbe des Hintergrunddesigns.

Empfehlung:\
Verwenden Sie Ihre Firmenfarbe für:

* bessere Wiedererkennung
* ein einheitliches Corporate Design
* professionellere Rechnungen

Die Änderungen werden direkt in der Vorschau angezeigt.

## Logo

Im Bereich „Logo“ können Sie Ihr Firmenlogo hochladen und positionieren.

Unterstützte Formate:

* PNG
* JPG
* SVG

Empfehlungen:

* transparente PNG- oder SVG-Dateien verwenden
* horizontale Logos bevorzugen

Nach dem Upload erscheint das Logo direkt in der Vorschau.

<div align="left"><figure><img src="/files/GlevkAu6DmVRCgjdvqCG" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Logo positionieren

Das Logo kann direkt innerhalb der Vorschau angepasst werden.

Möglichkeiten:

* verschieben
* skalieren
* Breite anpassen

Ziehen Sie das Logo mit der Maus an die gewünschte Position.

Über die Ziehpunkte kann das Logo größer oder kleiner dargestellt werden.

<div align="left"><figure><img src="/files/jdhOYdsnAo9NHzZHJVXZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

## Briefpapier

Im Bereich „Briefpapier“ können eigene PDF-Dateien als Hintergrund der Rechnung verwendet werden.

Es können unterschiedliche Briefpapiere für:

* die erste Seite
* Folgeseiten

festgelegt werden.

Das Briefpapier wird automatisch bei der späteren Erstellung der ZUGFeRD-PDF verwendet.

### Briefpapier erste Seite

Hier wählen Sie das Briefpapier für die erste Seite der Rechnung aus.

Empfehlungen:

* DIN A4 Hochformat
* ausreichend Platz für Rechnungsinhalte
* keine festen Rechnungsdaten im Hintergrund

<div align="left"><figure><img src="/files/9DWALjqknRiVKtg7fjYd" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Briefpapier Folgeseiten

Für Folgeseiten stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

<div align="left"><figure><img src="/files/KJYV6tRXGpedkliquJAw" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

#### Erste Seite übernehmen

Das gleiche Briefpapier wird auf allen Seiten verwendet.

#### Eigene PDF hochladen

Empfohlen wenn:

* die erste Seite einen großen Header besitzt
* Folgeseiten reduzierter dargestellt werden sollen

#### Leer lassen

Folgeseiten erhalten keinen Hintergrund.

***

## Seitenbereich

Im Bereich „Seitenbereich“ definieren Sie die nutzbaren Bereiche der Rechnung.

<div align="left"><figure><img src="/files/fg0jEMSsNo2CYy02OycK" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Hier können insbesondere:

* obere Seitenabstände
* untere Seitenabstände
* nutzbare Inhaltsbereiche

angepasst werden.

Diese Einstellungen sind besonders wichtig bei:

* Briefpapier
* großen Headern
* umfangreichen Footern (
* mehrseitigen Rechnungen

Wenn Rechnungsinhalte mit Elementen des Briefpapiers kollidieren, können die Seitenbereiche entsprechend angepasst werden.

Die Änderungen werden direkt in der Vorschau angezeigt.

<figure><img src="/files/vWEfMZGMJ8DnF7fTEXTe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## PDF-Inhalte

Im Bereich „PDF-Inhalte“ können zusätzliche Informationen innerhalb der Rechnung aktiviert oder deaktiviert werden.

<div align="left"><figure><img src="/files/jVMVW36cgdSaQs9yptiV" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Verfügbare Optionen:

### Verkäuferdaten

Zeigt Unternehmens- und Kontaktdaten innerhalb der Rechnung an.

### Absenderzeile

Blendet die kompakte Absenderzeile oberhalb des Adressbereichs ein.

### GiroCode

Fügt einen GiroCode für das schnelle Bezahlen per Banking-App hinzu.

<div align="left"><figure><img src="/files/0TIVIzTMqWcOhN00eYqu" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### Rechnungstyp-Titel

**Zweck**

Der Rechnungstyp-Titel zeigt automatisch die Bezeichnung des vorliegenden Dokuments an – zum Beispiel „Rechnung" oder „Gutschrift". Dieser Text wird direkt aus den Dokumentdaten übernommen und muss nicht manuell eingetragen werden. Er erscheint so, wie der Dokumenttyp im zugrundeliegenden System hinterlegt ist.

**Wo erscheint der Rechnungstyp-Titel?**

Der Rechnungstyp-Titel wird standardmäßig im oberen Bereich der ersten Seite des Dokuments platziert. Er ist dort sofort ins Auge fallend positioniert, noch vor den eigentlichen Dokumenteinhalten. Die genaue Position kann im Layout-Editor durch Verschieben des Elements frei angepasst werden.

**Ein- und Ausschalten**

<div align="left"><figure><img src="/files/EZWn9pSmtgXYXUZov5Ud" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Was kann angepasst werden?

Ist der Rechnungstyp-Titel eingeschaltet und im Canvas ausgewählt, stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:

**Hinweis zum angezeigten Text**

Der angezeigte Text – also z. B. „Rechnung" oder „Gutschrift" – stammt direkt aus den Rechnungsdaten des jeweiligen Dokuments. Er wird nicht im Layout-Editor festgelegt, sondern vom System automatisch übergeben. Je nach erstelltem Dokument erscheint der entsprechend hinterlegte Dokumentname.

### Einleitungstext und Schlusstext

<div align="left"><figure><img src="/files/0VzrirzgcC7uNY2GzSv3" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### 1. Einleitungstext

Der Einleitungstext ist ein frei gestaltbarer Textbereich, der am Anfang Ihres Dokuments erscheint – noch vor dem eigentlichen Dokumenteinhalt wie Positionen, Tabellen oder Rechnungsdetails. Er eignet sich ideal für eine persönliche Ansprache, ein individuelles Anschreiben, eine Begrüßung oder allgemeine Hinweise an den Empfänger.

Der Einleitungstext erscheint standardmäßig auf der **ersten Seite** des Dokuments.

#### Automatische Höhenanpassung:

Geben Sie mehr Text ein, wächst der Einleitungsbereich automatisch in der Höhe mit. Alle nachfolgenden Inhalte – wie Tabellen, Positionen oder weitere Felder – werden dabei automatisch nach unten verschoben. So überlagern sich keine Elemente, und das Layout bleibt jederzeit übersichtlich und korrekt.

### 2. Schlusstext

Der Schlusstext erscheint am Ende des Dokuments, nach allen Inhalten wie Positionen und Summen. Hier können Sie abschließende Informationen unterbringen, beispielsweise, Dankesworte oder Kontaktdaten.

Der Schlusstext erscheint auf der letzten Seite des Dokuments, direkt nach dem letzten Inhaltselement.

#### Automatische Höhenanpassung:

Auch der Schlusstext wächst automatisch mit, sobald mehr Inhalt eingegeben wird. Nachfolgende Elemente werden entsprechend nach unten verschoben, sodass nichts überlappt und das Dokument stets ordentlich aussieht.

### 3. Seitenumbruch nach dem Einleitungstext

Mit der Option „Nach dem Einleitungstext ein Seitenumbruch" können Sie in „Rechnung erstellen“, festlegen, dass nach dem Einleitungstext automatisch eine neue Seite begonnen wird.

Sobald diese Option aktiviert ist, wird der Einleitungstext vollständig auf der ersten Seite ausgegeben. Alle weiteren Inhalte des Dokuments – also Positionen, Tabellen, Summen und der Schlusstext – starten dann sauber auf der nächsten Seite.

<figure><img src="/files/VBXVMBXsz8wn3bflDtML" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Diesen Bereich **"Rechnungstexte"** finden Sie unter **Verwaltung → Stammdaten**.

**Wann ist diese Option sinnvoll?**

Wenn Ihr Einleitungstext länger ist und Sie nicht möchten, dass er nicht mit dem eigentlichen Dokumentinhalt vermischt wird. Die Funktion stellt sicher, dass Anschreiben und Dokumentinhalt klar voneinander getrennt bleiben und das Gesamtbild professionell wirkt. Ohne diese Option könnte ein langer Einleitungstext unmittelbar in die nachfolgenden Positionen oder Tabellen hineinfließen, was die Lesbarkeit beeinträchtigt.

### 4. Typische Anwendungsbeispiele

\| Anwendungsfall | Empfohlene Funktion |

\| Persönliches Anschreiben vor der Rechnung | Einleitungstext + Seitenumbruch aktivieren |

\| Kurze Begrüßung direkt über den Positionen | Einleitungstext, Seitenumbruch deaktiviert |

\| Zahlungsbedingungen oder Danksagung am Ende | Schlusstext |

\| Rechtliche Hinweise oder Kontaktdaten am Ende | Schlusstext |

\| Längeres Vorwort oder individuelle Mitteilung | Einleitungstext + Seitenumbruch aktivieren |

### 5. Hinweise und Empfehlungen

\- Kurze Einleitungstexte (ein bis drei Sätze) lassen sich gut ohne Seitenumbruch einsetzen, da sie den Lesefluss nicht unterbrechen.

\- Längere Anschreiben oder Vorworte sollten immer mit aktiviertem Seitenumbruch verwendet werden, damit der Dokumentinhalt auf einer eigenen Seite beginnt.

\- Schlusstext und Einleitungstext können unabhängig voneinander befüllt werden. Es ist nicht erforderlich, beide zu verwenden.

\- Beide Texte werden im Druck und in der PDF-Vorschau genauso dargestellt, wie sie im Editor eingegeben wurden.

\- Lassen Sie ein Textfeld leer, erscheint es im finalen Dokument nicht – es entsteht kein unnötiger Leerraum.

### 6. Platzhalter – Dynamische Inhalte automatisch einfügen

Im Einleitungstext und im Schlusstext können Sie Platzhalter verwenden, die beim Erstellen des Dokuments automatisch durch die tatsächlichen Werte aus der Rechnung ersetzt werden. So müssen Sie wiederkehrende Informationen nicht jedes Mal manuell eintippen.

**Verfügbare Platzhalter**

\| Platzhalter | Wird ersetzt durch |

\|---|---|

\| \`\[Rechnungsnummer]\` | Die Nummer der aktuellen Rechnung |

\| \`\[Ansprechpartner]\` | Der hinterlegte Ansprechpartner |

\| \`\[Lieferdatum]\` | Das Lieferdatum im Format TT.MM.JJJJ |

&#x20;

**Beispiel:**

\> „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie Ihre Rechnung **\[Rechnungsnummer]** mit dem Lieferdatum **\[Lieferdatum]**."

Beim Generieren des Dokuments wird daraus automatisch:

\> „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie Ihre Rechnung RE-2024-00123 mit dem Lieferdatum 15.03.2024."

**Hinweis:** Achten Sie darauf, die eckigen Klammern und die genaue Schreibweise des Platzhalters beizubehalten. Leerzeichen oder abweichende Groß-/Kleinschreibung können dazu führen, dass der Platzhalter nicht erkannt wird.

### 7. Textformatierung – Mini-Markup

Mit einfachen Formatierungsanweisungen können Sie Teile Ihres Textes optisch hervorheben, ohne dass Sie dafür technische Kenntnisse benötigen. Umschließen Sie den gewünschten Text einfach mit den entsprechenden Tags.

**Unterstützte Formatierungen**

\| Eingabe im Editor | Darstellung im Dokument |

\|---|---|

\| \`\<b>Text\</b>\` | \*\*fett\*\* |

\| \`\<i>Text\</i>\` | \*kursiv\* |

\| \`\<u>Text\</u>\` | unterstrichen |

\| \`\<color:red>Text\</color>\` | Text in der Farbe Rot |

\| \`\<color:#ff6600>Text\</color>\` | Text in einer individuellen Farbe (Hex-Code) |

**Beispiele:**

\> \`Vielen \<b>Dank\</b> für Ihren Auftrag!\`

→ Vielen **Dank** für Ihren Auftrag!

\> \`\<i>Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.\</i>\`

→ *Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.*

\> \`\<color:red>Wichtiger Hinweis:\</color> Bitte beachten Sie die beigefügten Bedingungen.\`

→ <mark style="color:$danger;">Wichtiger Hinweis:</mark> Bitte beachten Sie die beigefügten Bedingungen.

**Farben angeben**

Farben können auf zwei Arten angegeben werden:

\- **Benannte Farben** – z. B. \`red\`, \`blue\`, \`green\`

\- **Hex-Code** – z. B. \`#ff6600\` für ein kräftiges Orange. Hex-Codes bieten mehr Gestaltungsfreiheit und erlauben eine genaue Abstimmung auf Ihre Corporate Identity.

Zeilenumbrüche

Einen **Zeilenumbruch** fügen Sie durch Drücken der **Enter-Taste** ein. Ein manueller Umbruch-Befehl ist nicht notwendig.

### 8. Hinweise zur Verwendung von Platzhaltern und Formatierung

\- Platzhalter und Formatierungen können **kombiniert** werden, z. B.: \`\<b>Rechnung \[Rechnungsnummer]\</b>\`

\- Öffnende und schließende Tags müssen immer **paarweise** vorhanden sein. Ein vergessenes schließendes Tag kann die Darstellung beeinflussen.

\- Farb-Hex-Codes beginnen immer mit einem \`#\` gefolgt von sechs Zeichen, z. B. \`#003399\`.

\- Platzhalter und Formatierungen funktionieren sowohl im **Einleitungstext** als auch im **Schlusstext** und in freien Textfeldern im Dokument.

\- In der **PDF-Vorschau** können Sie jederzeit prüfen, ob Platzhalter korrekt aufgelöst und Formatierungen wie gewünscht dargestellt werden.

## Testdaten

Im Bereich „Testdaten“ können unterschiedliche Beispielrechnungen geladen werden.

Aktuell stehen insbesondere mehrseitige Testrechnungen zur Verfügung.

Damit lassen sich unter anderem prüfen:

* Seitenumbrüche
* Folgeseiten
* Tabellen über mehrere Seiten
* Briefpapier auf mehreren Seiten
* Rechnungstyp-Titel

Empfehlung:\
Nutzen Sie zusätzlich immer die PDF-Vorschau, um das finale Ergebnis realistisch zu prüfen.

## Vorschau

Die rechte Seite des Layout-Editors zeigt die Live-Vorschau der Rechnung.

Die Vorschau aktualisiert sich direkt während der Bearbeitung.

Mit den Zoom-Schaltflächen oben rechts kann die Darstellung vergrößert oder verkleinert werden.

![](/files/I0KGNEAh9X1OI89Pwasy)

#### **PDF-Vorschau**

Über den Button „PDF-Vorschau“ kann jederzeit die finale PDF-Ausgabe geöffnet werden.

Wichtig:\
Die PDF-Vorschau verwendet denselben Erzeugungsprozess wie die spätere ZUGFeRD-Rechnung.

<div align="left"><figure><img src="/files/G8SpuH2AhbhUq4ejOKqb" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Dadurch sehen Sie die Rechnung exakt so, wie sie später:

* erzeugt
* exportiert
* und an Kunden versendet wird.

Die PDF-Vorschau eignet sich ideal zum Prüfen von:

* Seitenumbrüchen
* Briefpapier
* Tabellenlayouts
* mehrseitigen Rechnungen
* Header- und Footerbereichen
* Logos und Positionierungen

## Speichern

Über den Button „Speichern“ werden alle Änderungen dauerhaft übernommen.

Das Layout wird anschließend automatisch für neue ZUGFeRD-Rechnungen verwendet.

![](/files/HbdJgQglyUo4RdwwnknK)

#### **Zurücksetzen**

Über „Zurücksetzen“ können Änderungen verworfen und das Layout auf den vorherigen Stand der letzten Speicherung zurückgesetzt werden.

Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren.\
\
![](/files/tPxBqHlrczkWDhGaB4q8)

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

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Ihr eBill-Service Team


# Einstellungen

Um zu den **Einstellungen** zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor:\
Wählen Sie **Veraltung** aus.

<figure><img src="/files/C4wLq8Hv5i84NuCWoWeg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Einstellungs-Box** können Sie die **Einstellungen** direkt aufrufen und verwalten.

<figure><img src="/files/Mv5RpXxAIGkKLBIedJF7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### PDF Rechnungen weiterleiten

Derzeit gibt es eine Übergangsfrist für das Versenden von E-Rechnungen. Daher werden nach wie vor viele Rechnungen im normalen PDF-Format per E-Mail versendet. Diese PDF-Rechnungen entsprechen zwar nicht den Anforderungen der europäischen **Norm CEN 16931**, doch es gibt eine praktische Lösung: Sie können auch diese Rechnungen direkt an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse weiterleiten.

### **Aktivierung der eBill2PDF-Funktion**

Aktivieren Sie den Schalter „**eBill2PDF aktivieren**“.

<figure><img src="/files/qa3qJMbKS9HElUgXtJS2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### &#x20;**E-Mail-Adresse hinterlegen**

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre eingegangenen E-Rechnung als PDF-Arbeitskopie gesendet werden soll. Idealerweise die Adresse, über die Sie bislang Ihre Rechnungen empfangen haben.

<figure><img src="/files/ZODQ3mq8Jk2QmjzX9fL4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Weiterleitung von PDF-Rechnungen**

Wenn Sie nach wie vor noch PDF-Rechnungen erhalten und diese an Ihre oben hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden sollen, schieben Sie dazu den Regler nach rechts.

<figure><img src="/files/LHDsUBWNw4rpPD03h4gT" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ab sofort werden auch alle normalen PDF-Rechnungen, die an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet werden, direkt an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.

**Wichtig:** Die normalen PDF-Rechnungen werden von eBill **nicht** archiviert, da sie nicht den Anforderungen der europäischen Norm **CEN 16931** entsprechen. Eine Weiterleitung ist nur möglich, wenn die eBill2PDF aktiviert ist.

### E-Rechnung anhängen

Originale E-Rechnung zusätzlich zur Arbeitskopie per E-Mail versenden\
Wenn Sie die originale E-Rechnung zusätzlich zur Arbeitskopie per E-Mail versenden möchten, schieben Sie den Regler nach rechts.

<figure><img src="/files/xi4WVTuIIBpiyJYfXdAN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Sonstige Rechnungen**

Möchten Sie auch sonstige PDF-Rechnungen (keine E-Rechnungen) im Portal empfangen und archivieren? Wenn diese Funktion deaktiviert ist, werden nur E-Rechnungen akzeptiert.

<figure><img src="/files/QVkb4OzBIb5dv2XUymUw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### &#x20;**Benachrichtigungen**

1. Aktivieren Sie Benachrichtigungen, um über neue Rechnungen und wichtige Ereignisse informiert zu werden, schieben Sie dazu den Regler nach rechts.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
3. Aktivieren Sie Benachrichtigungen bei Erhalt von Rechnungen, die nicht verarbeitet werden konnten, so setzen Sie den Hacken, bei Erhalt von Rechnungen, die nicht verarbeitet werden konnten.

<figure><img src="/files/kXVLRGnNGMLxbR8UozI2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### &#x20;**Nummernschema definieren**

Legen Sie unten Ihr Nummernschema für Rechnungen fest. Bei jeder neuen Rechnung erhöht das System die Rechnungsnummer automatisch gemäß diesem Schema.

**Hinweis: Das Schema wird erst angewendet, wenn bereits mindestens eine Rechnung im eBill-Portal vorhanden ist.**

<figure><img src="/files/1f0RpDkl6gDlisgPQUbY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/JeaNxlYtZXcBVNeoONcM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### &#x20;**Rechnungsausgang**

Konfigurieren Sie, welche E-Mail-Adressen an das Rechnungsausgangspostfach senden dürfen, damit keine falschen Mails (Spam) über das Postfach versendet werden.

<figure><img src="/files/pwStfE78Yj4DPyyN4FJu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um den Vorgang abzuschließen, bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche **„Speichern“**.

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# Accounteinstellungen

Um zu den **Accounteinstellungen** zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor:\
Wählen Sie **Veraltung** aus.

<figure><img src="/files/C4wLq8Hv5i84NuCWoWeg" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Accounteinstellungs-Box** können Sie die **Accounteinstellungen** direkt aufrufen und verwalten.

<figure><img src="/files/Mv5RpXxAIGkKLBIedJF7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Accounteinstellungen

Hier können Sie Ihre Accounteinstellungen ändern und/oder vervollständigen.

<figure><img src="/files/ggWs8BR71tnkupM4RsbG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### E-Mail-Adresse des Benutzerprofils ändern

In den Accounteinstellung ist es möglich, die E-Mail-Adresse des Accounts, die beim Login verwendet wurde, abzuändern.

Hierzu wird die E-Mail-Adresse im dafür vorgesehenen Feld eingetragen. Anschließend muss der Button "speichern" gedrückt werden.

<figure><img src="/files/KtSJfKrZ7mFNunj2my0Y" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Im Anschluss erhalten Sie zwei E-Mails:

1. E-Mail an Ihre alte E-Mail-Adresse, dass eine Änderung der E-Mail-Adresse angefordert wurde:

<figure><img src="/files/Mx5Gmf4dyZEdNgJDjPuf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. E-Mail an Ihre neue E-Mail-Adresse, dass die neue E-Mail-Adresse bestätigt werden muss:

<figure><img src="/files/sGwsFZuVUz4DNJ20ORGf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nachdem die E-Mail-Adrese bestätigt wurde werden Sie zur Login-Seite weitergeleitet und können sich mit der neuen E-Mail-Adresse in Kombination mit dem alten Passwort anmelden.

### Umsatzsteuer-ID

Tragen Sie hier die 11-stellige Umsatzsteuer-ID Ihres Unternehmens ein. Sollten Sie keine Umsatzsteuer-ID haben, geben Sie bitte die Steuernummer des Unternehmens an.

<div align="left"><figure><img src="/files/yggEVXPC2Z2j9mDlScao" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### AGB und AV-Vertrag, Datenschutz

Falls Sie unsere AGB, den AV-Vertrag, die Datenschutzbestimmungen  einsehen möchten, klicken Sie einfach auf die entsprechende Zeile.

<figure><img src="/files/JZHnZzmjOID6uYfckzId" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Passwort

Möchten Sie Ihr Passwort ändern? Geben Sie zunächst Ihr aktuelles Passwort ein und legen Sie dann ein neues fest. Nach dem Passwortwechsel werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch ausgeloggt.

<figure><img src="/files/hDemtivRhWqaBatGfnmN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „**Speichern**“, um Ihre Einstellungen zu sichern.

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# Rechnungen

Dies ist der zentrale Bereich von eBill, in dem Sie zukünftig den Großteil Ihrer Zeit verbringen werden. In diesem Bereich stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

* Eingang → Empfangen von Rechnungen
* Ausgang → Versenden und Erstellen von E-Rechnungen
* Entwürfe → Zwischenspeicherung von Entwürfen
* Eingang abgelehnt → Übersicht abgelehnter Rechnungen
* Neue Belege → eigenständig hochgeladene Rechnungen
* Gelöscht → entfernte Rechnungen
* E-Rechnung erstellen / PDF2eBill

<figure><img src="/files/gN5fTIqSYAkJe2TKgEDt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sollten Fragen oder Probleme zu den Unterkapiteln auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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# Filterfunktion & Spalten

Um bei einer hohen Anzahl von Eingangs- und Ausgangsrechnungen den Überblick zu behalten, steht Ihnen in den Bereichen *Eingang*, *Ausgang* und *Entwürfe* eine Filterfunktion zur Verfügung. Außerdem können Sie Spalten nach Belieben ein- und ausblenden.

<figure><img src="/files/AcztxHwOkvGqyDm7nO2n" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Filterfunktion

Im Rahmen der Filterfunktion stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

* Rechnungstyp
* Erstellungsdatum
* Fälligkeitsdatum
* Rechnungsdatum
* Nettobetrag
* Bruttobetrag

<figure><img src="/files/XRgVmHEkjbmDqXSxWley" alt="" width="371"><figcaption></figcaption></figure>

Hierbei kann bei den Datums- und Betragsfiltern ein Bereich eingegrenzt werden. Wenn Sie mithilfe des Filters einen bestimmten Tag oder einen bestimmten Betrag suchen möchten, ist der Wert sowohl bei "von", als auch bei "bis" einzutragen.

Um die eingetragenen Werte eines Filters zu übernehmen, klicken Sie das Feld "Übernehmen" an. Um alle eingetragenen Werte zu entfernen, klicken Sie das Feld "Zurücksetzen" und anschließend das Feld "Übernehmen" an.

Ein Filter ist aktiv, wenn neben dem Filter-Feld eine Zahl steht:

<figure><img src="/files/yKKd5sMDpZxruSEHNULO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Spalten

Über das Feld "Spalten" kann die Einstellung vorgenommen werden, welche Spalten angezeigt werden sollen. Hierbei muss mindestens eine Spalte angezeigt werden.

<figure><img src="/files/QU8DbNwxjdIi5ZIH36S1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Rechnungsformate

eBill unterstützt drei verschiedene E-Rechnungsformate, die der europäischen Norm CEN 16931 entsprechen.

* **XRechnung (CII-Format)** „CII” bedeutet „(UN/CEFACT) Cross Industry Invoice“

Es ist eines von zwei gültigen XRechnungsformaten und beschreibt

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

* **XRechnung (UBL-Format)**

„UBL“ bedeutet „Universal Business Language“

Es ist das zweite gültige XRechnungsformat und beschreibt ebenfalls

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

Die beiden XRechnungsformate sind reine XML-Datensätze und

unterscheiden sich nur im strukturellen Aufbau der XML-Daten. Für

beide Formate wird ein spezieller XRechnungs-Viewer benötigt, sofern

der Empfänger nicht mit dem eBill Service arbeitet.

* **ZUGFeRD-PDF**

„ZUGFeRD“ bedeutet „Zentraler User Guide Forum elektronische

Rechnung Deutschland“.

Dieses Format ist ein hybrides E-Rechnungsformat, da es aus einem

normalen PDF-Anteil besteht, der mit jedem PDF-Viewer geöffnet

und angesehen werden kann und zusätzlich sind die E-

Rechnungsdaten im CII-Format im Dokument eingebunden.

**Unsere Empfehlung:**

*Kontaktieren Sie den Rechnungsempfänger vor dem Erstellen der E-Rechnung, um sicherzustellen, dass dieser das von Ihnen gewählte Format empfangen kann. Es besteht die Möglichkeit, dass nicht alle Formate unterstützt werden.*


# Rechnungen / Eingang

Hier finden Sie alle empfangenen E-Rechnungen, die valide geprüft wurden mit:

* Rechnungstyp & Beleg-Nr.
* Rechnungssteller
* Versanddatum
* Netto // Bruttobetrag

Um die Details einer Rechnung einzusehen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

{% hint style="info" %}
Um auch sonstige Rechnungen empfangen zu können, muss in den Einstellungen des Bereichs "neue Belege" die Einstellung "sonstige Rechnungen zulassen" aktiviert werden! Detaillierte Beschreibungen erfolgen im Bereich [Rechnungen / neue Belege](/e-rechnungen/rechnungen/rechnungen-neue-belege)
{% endhint %}

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

## **Rechnungsdetails**

Dieser Bereich ist in 4 Reiter aufgeteilt.

* Rechnung
* Anhänge
* Protokoll
* Vorschau

<figure><img src="/files/FDi0lgqfCJuItnIJ73Vh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Rechnung

In Reiter **Rechnung** finden Sie alle Rechnungsrelevanten Daten wie:

* Dokumentendaten, Rechnungsersteller, Leistungsempfänger

<figure><img src="/files/3JXUcI2gpyspYwmWks7C" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Rechnungspositionen
* Informationen zur Abrechnung
* Weitere sonstige Rechnungsdaten

<figure><img src="/files/Dwtkmvu2s2JXrLCOfKPL" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Anhänge

Im Reiter **Anhänge** finden Sie alle die in der Rechnung aufgeführten Anhänger.

<figure><img src="/files/Jm8ZioepLFLVDgX2854q" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Protokoll

Im Reiter **Protokoll** können Sie sehen, was wann mit der Rechnung passiert ist und welcher Nutzer z.B. die Rechnung runtergeladen hat.

<figure><img src="/files/6bJ9rV2kZjAxoLQo41Ho" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Vorschau

Im Reiter **Vorschau** sehen Sie die Vorschau Ihre Rechnung.

<figure><img src="/files/0bmiJe59Or9XCc4NTZjn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In der Ansicht oben rechts haben Sie die Möglichkeit, über den Button **„Eingebettetes XML“** die im Dokument integrierten XML-Daten einzublenden. Durch Anklicken des Buttons wird die strukturierte XML-Datei angezeigt, die alle relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Ansicht dient insbesondere der technischen Prüfung und Nachvollziehbarkeit der übermittelten E-Rechnungsdaten.

<figure><img src="/files/XASDgyOxZGrBljlVMnWF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Rechnungen / Ausgang

In diesem Bereich sehen Sie alle von Ihnen erstellten und bereits versandten Rechnungen:

* Rechnungstyp & Rechnungsnummer
* Rechnungsempfänger
* Versanddatum der E-Rechnung
* Netto // Bruttobetrag

<figure><img src="/files/mGc0B7l6fg9lS76WYPzQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

## **Rechnung kopieren**

Um eine Rechnung zu kopieren, wählen Sie im Bereich **„Rechnungen“** den Ausgangsordner aus.

Gehen Sie anschließend auf die entsprechende Rechnungszeile, die Sie kopieren möchten. Klicken Sie danach rechts auf das **Pfeilsymbol** und wählen Sie das **Kopier- Symbol** um die Rechnung zu kopieren.

<figure><img src="/files/VCWNCiDXyIOUIieZvOHu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird die ausgewählte Rechnung autom. als Rechnungsvorlage im E-Rechnungsformular geöffnet. Dabei werden die Rechnungsnummer und die Datumsfelder nicht übernommen.

Sie können die Rechnung dann bearbeiten und als neuen Entwurf speichern, wie unter **Erstellung einer E-Rechnung** beschrieben.

## **Rechnung weiterleiten**

Um eine Rechnung an sich selbst, weitere oder mehrere Empfänger weiterzuleiten, wählen Sie im Bereich **Rechnungen** den **Ausgangsordner** aus.

Gehen Sie anschließend auf die entsprechende Rechnungszeile, die Sie weiterleiten möchten.\
Klicken Sie danach rechts auf das **Pfeilsymbol** und wählen Sie das **Umschlag-Symbol**, um die Rechnung weiterzuleiten.

<figure><img src="/files/G5QZo2XGYNEymMgllckr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.\
Falls gewünscht, können Sie mehrere E-Mail-Empfänger angeben; trennen Sie diese bitte durch Semikolons.\
Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend mit dem Button **„Weiterleiten“**.

<figure><img src="/files/zndW5MWMAgfBWwYwkGY7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bitte beachten Sie, dass jede Weiterleitung **protokolliert** wird.

## **Rechnung löschen**

Um eine Rechnung zu löschen, wählen Sie im Bereich **„Rechnungen“** den Ordner aus, in dem sich die zu löschende Rechnung befindet.

Gehen Sie anschließend auf die entsprechende Rechnungszeile, die Sie löschen möchten.\
Klicken Sie danach rechts auf das **Pfeilsymbol** und wählen Sie das **Papierkorb-Symbol**, um die Rechnung zu löschen.

<figure><img src="/files/VcQTeSw6HqODcwanzJX0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Erst wenn Sie im darauffolgenden Pop-up-Fenster den Grund sowie die Angabe „löschen“ eingetragen haben, wird der Lösch-Button aktiviert.

<div align="left"><figure><img src="/files/Mtf8o7v0FANDEwdgkuSj" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>


# Rechnungen / Entwürfe

Hier werden alle erstellten, aber noch nicht versendeten Rechnungen als Entwurf gespeichert. Sie können diese jederzeit bearbeiten, löschen und versenden, indem Sie auf den Erweiterungspfeil rechts neben dem Netto // Brutto Betrag klicken.

<figure><img src="/files/d7h1jjKJmNkZYGgmxRHZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# Rechnungen / Eingang abgelehnt

In diesem Bereich werden empfangene Emails angezeigt, die keine gültige E-Rechnung enthielten.

<figure><img src="/files/55Jt7VQkwCB1Rc4bR6l0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sie sehen hier in der Liste direkt

* Datum und Zeitpunkt
* Absender
* Betreff
* Ablehnungsgrund

Beim Klick auf eine Zeile, wird der Ablehnungsgrund komplett angezeigt.

<figure><img src="/files/RdmY8omJm87IOj2eTQdE" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Der Absender der Email hat diesen Ablehnungsgrund auch bereits als Antwort erhalten.

*Die hier aufgeführten Rechnungen wurden nicht archiviert und stehen unter E-Rechnungen Eingang nicht zur Verfügung, da nur valide E-Rechnungen verarbeitet werden.*

Um sonstige PDF-Rechnungen trotzdem empfangen zu können muss im Bereich "neue Belege" die Einstellung "sonstige Rechnungen zulassen" aktiviert werden.\
Weitere Erläuterungen finden Sie im nächsten Schritt unter [Rechnungen / neue Belege](/e-rechnungen/rechnungen/rechnungen-neue-belege).


# Rechnungen / neue Belege

Im Bereich **„Neue Belege“** haben Sie die Möglichkeit, sonstige PDF-Rechnungen hochzuladen und zu empfangen.\
Voraussetzung für das Hochladen und den Empfang von sonstigen PDF-Rechnungen ist, dass die Einstellung "Sonstige Rechnungen zulassen", die man über das Einstellungen-Symbol öffnet, aktiviert ist.

<figure><img src="/files/Oj1304NcE7hRp7VbfPdc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Ohne das Aktivieren der Einstellungen "Sonstige Rechnungen zulassen" können keine sonstigen PDF-Rechnungen empfangen werden. Sie werden dann abgelehnt und erscheinen im Bereich "Eingang abgelehnt".
{% endhint %}

## Hochladen über den Browser

<figure><img src="/files/MQBGcX9ql5V5q5VJhGf9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Klicken Sie das Feld "Belege hochladen".

<figure><img src="/files/rg3t6piMbGqaCDRjM1uj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Ziehen Sie per Drag-and-Drop eine PDF-Datei in den rot markierten Bereich oder klicken Sie auf den Bereich, um eine PDF-Datei auszuwählen, die sich auf Ihrem Gerät befindet.
* Es können maximal 10 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
* Klicken Sie anschließend auf das Feld "Hochladen".

<figure><img src="/files/VV12iDVXOKKvB3DrVuIN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Die hochgeladene Datei befindet sich nun in der Übersicht "neue Belege".
* Über den Dropdown-Pfeil am rechten Ende der Zeile kann die hochgeladene Datei entweder heruntergeladen, oder gelöscht werden.
* Mit Klick auf die Zeile öffnet sich die Erfassungsmaske der Eingangsrechnung.

<figure><img src="/files/bRSmHzIc0MYJDJ6PYDRO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* In der Erfassungsmaske sind als Pflichtbestandteile Der Lieferant/Kreditor, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, sowie die USt-ID/StNr. anzugeben.
* Dies kann entweder händisch oder über die OCR-Erkennungshilfe geschehen.

<figure><img src="/files/0YOqWSgt9bycIz40i2ih" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Die OCR-Erkennung kann über das Symbol, auf das der Pfeil zeigt, gestartet werden.

<figure><img src="/files/HkqRpucGH0EaLF1D4R8u" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Nachdem alle Felder durch die OCR-Erkennung oder manuell ausgefüllt wurden, klicken Sie auf das Feld "im Eingang speichern".

<figure><img src="/files/EksMzCo8NTpF94nYKMqG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Der gespeicherte Beleg wird in den Bereich "Eingang" verschoben.
* Anhand des Symbols vor der Rechnungsnummer ist zu erkennen, dass es sich um einen Beleg und keine Standardrechnung handelt.

## Hochladen über die Handy-App

Über das QR-Code-Symbol haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihre Belegerfassung aus der mobilen App automatisch hier hochzuladen. Installieren Sie dazu bitte die **eBill Scanner App** auf Ihrem Smartphone.

<figure><img src="/files/dRiBStlBUweuNZlso3he" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bei dem Klick in die Schaltfläche "App Store" oder "Google Play" (schwarze Pfeile) öffnet sich ein weiterer QR-Code, mit dessen Hilfe Sie in den App Store oder Google Play Store weitergeleitet werden. Downloaden und öffnen Sie die App.

In der App klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen". Hier können Sie im Bereich "QR-Code Authentifizierung" den mit dem roten Pfeil markierten QR-Code scannen, um sich mit Ihrem Account im Browser anzumelden.

Folgen Sie den weiteren Anweisungen in der App, um eingescannte Belege vom Smartphone automatisiert in Ihr Portal zu übertragen.


# Rechnungen / Gelöscht

Im Ordner **"Gelöscht"** sehen Sie alle Rechnungen, die Sie bereits gelöscht haben. Die Einträge werden mit Datum und Uhrzeit der Löschung sowie dem Benutzer angezeigt, der die Löschung durchgeführt hat. Zusätzlich wird der Grund bzw. Kontext der Löschung dokumentiert.

<figure><img src="/files/Hta5EQMOrALPggnfF6Rb" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


# E-Rechnung erstellen

In diesem Bereich zeigen wir Ihnen, wie Sie einfach und schnell eine E-Rechnung erstellen können. Von der Eingabe der notwendigen Daten bis hin zum Versand der fertigen Rechnung – wir begleiten Sie durch jeden einzelnen Schritt. Folgen Sie den Anweisungen und nutzen Sie die Funktionen, um den Rechnungsprozess effizient und rechtssicher abzuwickeln. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und problemlos an Ihre Kunden versendet werden kann.

An dieser Stelle steht Ihnen ein Video zur Verfügung, das Ihnen Schritt für Schritt den Prozess der Rechnungserstellung erklärt. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:

{% embed url="<https://youtu.be/7c08mOv-bXU>" %}

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

<a href="https://ebill-service.de/support/" class="button primary">Jetzt Support kontaktieren</a>

Ihr eBill-Service Team


# Schritt-für-Schritt-Anleitung

## **Erste Schritte**

**E-Rechnung erstellen:**

<figure><img src="/files/1aNKs3IHH8As6VFD16hy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Klicken Sie auf **"Rechnungen"**
* Klicken Sie auf "**E-Rechnung erstellen"**

**Ansicht & Eingabefelder:**

<figure><img src="/files/RWTANQZpta3yKo4JDMxu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen.\
Ihnen stehen dabei drei Ansichten zur Verfügung:

* **Standard**
* **Kompakt**
* **2-Spalten**

Felder, die mit einem <mark style="color:red;">roten \*</mark> gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.\
In der Eingabemaske sind alle Felder farblich gekennzeichnet:

* **Grün:**\
  Das Feld wurde korrekt ausgefüllt.
* **Rot:** \
  Das Feld ist noch nicht ausgefüllt und muss ergänzt werden. Zusätzlich werden Sie oben rechts durch einen roten Kreis (Badge) auf die Anzahl der noch nicht ausgefüllten Pflichtfelder hingewiesen.
* **Weiß:** \
  Das Feld ist ein optionales Feld. Es muss nicht zwingend mit Inhalt gefüllt werden.

## Dokumentendaten ausfüllen

<figure><img src="/files/AuiL0uvFinUOkUAFgRTi" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**1. Rechnungstyp**:

Wählen Sie im Drop-down-Menü den gewünschte Rechnungstyp aus.

Folgende Typen stehen Ihnen aktuell zur Verfügung:

* **Handelsrechnung (380)**
* **Gutschrift (381)**

**2. Rechnungsformat:**

Wählen Sie im Drop-down-Menü das gewünschte Rechnungsformat aus.\
Folgende Formate stehen Ihnen aktuell zur Verfügung:

* **ZUGFeRD-PDF**
* **xRechnung (UBL)**
* **xRechnung (CII – Cross Industry Invoice)**

Wenn Sie unsicher sind, welches Format für Sie geeignet ist, kehren Sie bitte zur Startseite zurück.\
Im Bereich **„Neueste Dokumente“** finden Sie das PDF **„E-Rechnung Formate“**, das eine Übersicht der verfügbaren Formate enthält.\
Nutzen Sie alternativ den Reiter [Rechnungsformate](/e-rechnungen/rechnungen/rechnungsformate).

**3. Zustellungsart**

**E-Mail:** \
Nach dem Speichern des Rechnungsentwurfs kann die Rechnung über den Bereich **"Rechnungen** **→** **Entwürfe"** an die E-Mail-Adresse des Leistungsempfängers versendet werden.

**Keine Zustellung:**\
Nach dem Speichern des Rechnungsentwurfs kann die Rechnung über den Bereich **"Rechnungen** **→** **Entwürfe"** erstellt werden.\
Die Rechnung wird hierbei in den Bereich **"Rechnungen** **→** **Ausgang"** verschoben, ohne dass sie an den Rechnungsempfänger versendet wird.\
Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zunächst an Ihre eigene E-Mail-Adresse zu senden, um sie lokal auf Ihrem Computer zu speichern, oder sie anschließend selbst an den Leistungsempfänger weiterzuleiten.

Weitere Erläuterungen zur Zustellungsart mit Veranschaulichungen erhalten Sie untenstehend im Bereich [letzte Schritte](#letzte-schritte).

**4. Rechnungsnummer**

Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein.\
Sofern unter **„Verwaltung →** **Einstellungen“** ein Nummernschema hinterlegt ist, wird automatisch die nächste freie Rechnungsnummer vorausgefüllt.

**5. Rechnungsdatum**:

Dieses Feld wird automatisch befüllt, kann bei Bedarf jedoch manuell geändert werden.
\
Alternativ können Sie über das Kalender-Icon ein Datum auswählen.

**6. Fälligkeitsdatum:**

Ist in den **Stammdaten** ein Fälligkeitsdatum hinterlegt, wird dieses automatisch übernommen.\
Wurde in den **Kundenstammdaten** ein abweichendes Fälligkeitsdatum hinterlegt, hat dieses Vorrang und das hinterlegte Datum aus den Stammdaten wird ignoriert.\
Ist weder in den Stammdaten noch in den Kundenstammdaten ein Fälligkeitsdatum vorhanden, bleibt das Feld leer. Sie können das Fälligkeitsdatum dann:

* manuell eingeben,
* über das Kalender-Icon auswählen oder
* über die Vorauswahl **7, 14, 30 oder 60 Tage** festlegen.
* Bei den beiden zuletzt genannten Varianten berechnet das System das entsprechende Fälligkeitsdatum automatisch.

**7. Leitweg-ID:**

Bei einer **XRechnung** ist dieses Feld **Pflicht** und wird vom System automatisch gesetzt, sofern kein Inhalt hinterlegt ist. Bei **ZUGFeRD** ist die Angabe **optional**.

**8. Start des Leistungszeitraums:**

Wählen Sie das entsprechende Startdatum über das Kalender-Icon aus.

**9. Ende des Leistungszeitraums:**

Wählen Sie das entsprechende Enddatum ebenfalls über das Kalender-Icon aus. Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.

Es muss mindestens ein Lieferdatum oder ein Leistungszeitraum (Start oder Ende) angegeben werden

**10. Feld hinzufügen:**

<figure><img src="/files/vLDAR29bJXbZWXKkCC5w" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter **„Feld hinzufügen“** finden Sie weitere Felder, die Sie durch Anklicken als zusätzliche Felder in den Dokumentendaten ergänzen können.

## **Leistungsempfänger**

<figure><img src="/files/YrOlh7Y7Cjhlhvk5DOcc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**1. Name des Leistungsempfängers:**

Geben Sie den Namen des Empfängers (Kunden) ein.\
Bei bereits gespeichertem Kunden:\
Wenn Sie das Feld **Name** auswählen, zeigt das System automatisch alle in der **Kundenverwaltung** gespeicherten Kunden an. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus – alle hinterlegten Stammdaten werden automatisch übernommen.

**2.** **Stammdaten aktualisieren**:

<figure><img src="/files/K7RljIWZ875nL8PqvrgC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hat ein bestehender Kunde an dieser Stelle beispielsweise eine neue Adresse, können Sie die geänderten Daten direkt hier eintragen. Wenn Sie möchten, dass diese Änderungen dauerhaft in der Datenbank gespeichert werden, setzen Sie oben rechts den Haken bei **„Kunde aktualisieren“**.

**3. Neuer Kunde:**

<figure><img src="/files/D7x8ndqBTmUpsgteUSre" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wenn bei der Eingabe des Namens **kein Treffer** gefunden wird, erkennt das System automatisch, dass es sich um einen **Neukunden** handelt. Oben rechts wird angezeigt, dass der Kunde gespeichert wird. Möchten Sie dies nicht, entfernen Sie einfach den Haken.

<figure><img src="/files/Ayv0vlrGoKk1EKPWwHnP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Während der Eingabe werden Ihnen passende Vorschläge angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern,\
beispielsweise erkennt das System bereits nach Eingabe der ersten drei Ziffern der **Postleitzahl** alle möglichen Treffer und schlägt Ihnen die passenden Optionen vor.\
Dieses Verfahren funktioniert ebenso bei der **Stadt** sowie bei der **Straße**.

## Informationen zur Abrechnung

<figure><img src="/files/wFjbqyDvqAsZlUHA5xWQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Vorgehen**

**Zahlungsart:**

Bei Zahlungsart können Sie über das Dropdown-Menü zwischen SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift wählen.

**Verwendungszweck:**

Der Verwendungszweck wird mit der Rechnungsnummer vorausgefüllt.

**Skonto:**

<figure><img src="/files/Dhoto4Q90PTi2JvWdlQy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier können Sie durch Anklicken des Buttons **„+ Skonto hinzufügen“** einen oder mehrere Skonti hinterlegen. Bei dem Klick auf die Schaltfläche erscheint der rot markierte Bereich in der Eingabemaske.

Dabei gilt: In Ihren Stammdaten definieren Sie Standard-Skonto-Konditionen. Diese gelten als Vorgabe, sofern beim Kunden keine individuellen Skonto-Einstellungen vorgenommen wurden.

### **Sepa-Überweisung:**

<figure><img src="/files/TOYtvEgCI21RTzbekgz1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Die Angaben werden automatisch aus den Stammdaten übernommen.

### **Sepa-Lastschrift:**

<figure><img src="/files/nKUwhXhw5aW1aEWeagsr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Die Daten werden aus den **Kundendaten** übernommen, sofern diese dort hinterlegt sind.\
Die Gläubiger-ID wird aus den **Stammdaten** übernommen.

## Rechnungsersteller

<figure><img src="/files/WDAvJOVdsTrZ3XHoZ4CR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier werden Ihre **Stammdaten** automatisch übernommen und sind nicht änderbar.

## Lieferinformationen

<figure><img src="/files/3Pm8eUIThng0BKOanZMc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier können Sie Ihre **Lieferinformationen** eintragen. Über den Button **„Feld hinzufügen“** wählen Sie die Felder aus, die benötigt werden. Eine Mehrfachauswahl ist möglich..&#x20;

## Rechnungsnotizen

<figure><img src="/files/hGyz9eZAvRfxZG9nljqv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier können Sie durch Anklicken des Buttons **„+ Notiz hinzufügen"** eine Notiz hinterlegen.

Dabei gilt: Sollten Sie bereits in Ihren Stammdaten eine Standard-Rechnungsnotiz hinterlegt haben, wird diese Notiz automatisch in alle Rechnungen eingefügt.

## Rechnungstexte

<figure><img src="/files/V6uCLLIP4WEyoFIV3Sfs" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Diese Texte werden nur im ZUGFeRD-PDF ausgegeben. In der Rechnungsmaske werden sie nur angezeigt, wenn ZUGFeRD als Format gewählt ist.

## Rechnungspositionen

<div align="left"><figure><img src="/files/e2tC8xi5qzw1NuhCgVDV" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Klicken Sie auf **"+ Position hinzufügen"** um die erste Position hinzufügen, oder klicken Sie auf       "**CSV importieren".**

<figure><img src="/files/AEafxdVKcsuU7DZGX4Qx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

&#x20;Bei **"Artikel"**, geben Sie den Namen des Artikels ein. Bei bereits gespeicherten Artikeln:

* Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben werden Ihnen passende Artikel aus der Datenbank vorgeschlagen.
* Wählen Sie den gewünschten Artikel aus – alle Stammdaten werden automatisch übernommen.

Bestätigen Sie die Auswahl mit dem "**OK"** Button.

<figure><img src="/files/tdOWYEHKF3uUPEpkctiu" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bei neuem Artikel:** Wenn bei der Eingabe des Artikels kein Treffer gefunden wird, füllen Sie bitte alle Felder aus. Das System erkennt automatisch, dass es sich um einen neuen Artikel handelt. Oben Links wird angezeigt, dass der Artikel gespeichert werden kann. Möchten Sie den Artikel nicht speichern, entfernen Sie den Haken im Kästchen **„Artikel speichern“**.

<figure><img src="/files/zrkEmGaADa2IeMeDepVV" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons **„+ Rabatt hinzufügen“** einen Rabatt entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.

<figure><img src="/files/8tdBEVN6glgFfuuhFCem" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons **„+ Zuschlag hinzufügen“** einen Zuschlag entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.

<figure><img src="/files/jgkVYnPhZpIu42X1mNxz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons **„Feld hinzufügen“** weitere Felder zur Position hinzuzufügen.

## **CSV-Import**

Rechnungspositionen aus CSV importieren:

<div align="left"><figure><img src="/files/41wHRsBAbc83A4saHVct" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Öffnen Sie in der Rechnungserstellung den Bereich **Rechnungspositionen** und wählen Sie **CSV importieren**.

<figure><img src="/files/x4Z2O2sD1rZ8m3R8LQ9G" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Anschließend laden Sie Ihre CSV-Datei über die Upload-Fläche hoch.

**Spalten zuordnen & Vorlage erstellen**

<figure><img src="/files/wdk0PpNiIrQLhFN831Qe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vergeben Sie einen Profilnamen, hinterlegen Sie Trennzeichen und Dezimaltrennzeichen und ordnen Sie die CSV-Spalten den passenden Rechnungspositionsfeldern zu. Die Zuordnung können Sie als Vorlage speichern und später erneut verwenden.

**Rechnungspositionen übernehmen**

<figure><img src="/files/G7A5YDaNbZupuxlt8R0D" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Prüfen Sie die Vorschau der erkannten Positionen. Wenn alles korrekt zugeordnet ist, übernehmen Sie die Zeilen direkt in Ihre Rechnung. Optional können vorhandene Positionen ersetzt werden.

Einmal zuordnen, danach in Sekunden importieren

Besonders hilfreich wird der CSV-Import nach der ersten Einrichtung: Sie ordnen Ihre Spalten einmal zu, speichern die Zuordnung als Vorlage und können diese beim nächsten Import direkt wiederverwenden.

So lassen sich auch größere Mengen an Artikeln oder Leistungspositionen schnell übernehmen – ohne jede Position einzeln manuell erfassen zu müssen.

## Rabatte & Zuschläge

<div align="left"><figure><img src="/files/J5wEuCQUBgZsRZ03mkiM" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

<figure><img src="/files/eY4axKYyHHbGtc0ElTEy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Auf Rechnungsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons **„+ Rabatt hinzufügen“** einen Rabatt entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.

<figure><img src="/files/vwt1jWOTy4kvQ2a1uP8a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Oder Sie können durch Anklicken des Buttons **„+ Zuschlag hinzufügen“** einen Zuschlag entweder prozentual oder als Festbetrag hinzufügen. Auch hier gilt: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.

## Anhänge

<div align="left"><figure><img src="/files/lohRaYU8nXl3t3klSZ3q" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Unter **„Anhänge“** haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Rechnung Anhänge bis zu einer Gesamtgröße von 5,0 MB hinzuzufügen. Die hinzugefügten Dateien werden nach dem Speichern hochgeladen.

<figure><img src="/files/5k0u2tEvK2Iz4RxmP3Xh" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um eine Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button **„+ Datei hinzufügen“** und wählen anschließend die gewünschte Datei aus Ihrem Dateiordner aus.

<figure><img src="/files/EaXWgdohgVxl6AolQoFf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über den Button **„Entfernen“** können Sie jede hinzugefügte Datei wieder löschen.

**Anhang-Format,** beim Rechnungsformat **„ZUGFeRD-PDF“** können Sie festlegen, wie Anhänge zusammen mit der Rechnung versendet werden sollen.

* **Im XML eingebettet**
* **Als E-Mail-Anhang:** Die Anhänge werden der E-Mail separat beigefügt. Diese Variante eignet sich insbesondere für **B2C-Rechnungen (Business-to-Consumer)**, da Privatpersonen in der Regel eine PDF-Rechnung mit separaten Anhängen bevorzugen.

## Summen

<figure><img src="/files/AI98quhNJqvo1gIZPwuX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter **Summen** sehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnung, bestehend aus **Zwischensumme** und **MwSt.** Sollte Ihr Kunde bereits eine **Anzahlung** geleistet haben, tragen Sie den Betrag in die Spalte **Bereits bezahlter Betrag** ein. In der Spalte **Zu zahlender Betrag** wird der aktuell offene Betrag angezeigt.

Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf **„Speichern“**.\
Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar.

Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung **nicht gespeichert**.

Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button **„Speichern“**.\
Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.

## Letzte Schritte

Abgespeicherte Rechnungen findet man unter **Rechnungen → Entwürfe**.

{% hint style="warning" %}
Wichtig: Je nachdem, welche Zustellungsart beim Erstellen der Rechnung hinterlegt wurde, unterscheiden sich die letzten Schritte bis hin zum Versand der Rechnung.
{% endhint %}

### Zustellungsart: E-Mail

#### Rechnungs-Entwurf

<figure><img src="/files/pVPGwhyYDDNgkCDCMroP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung verwalten.

<figure><img src="/files/F5Ij0nIqWho7DH2FKLhO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Papierkorb:** Löschen → Der Rechnungsentwurf wird gelöscht.
* **Briefumschlag:** Senden → Nach dem Versand der Rechnung wird sie von dem Reiter „Entwürfe“ in den Reiter „Ausgang“ verschoben.
* **Stift:** Bearbeiten → Die Rechnungserstellungs- und Bearbeitungsmaske öffnet sich wieder.

#### Rechnung versenden

Um die Rechnung an den Empfänger zu versenden, klicken Sie auf das **Briefumschlag-Symbol** (siehe obenstehende Grafik).

<figure><img src="/files/n1G4kTWegLBZDKzEkpGD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich versenden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf **„Rechnung versenden“** klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Alternativ können Sie den Vorgang **abbrechen**, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.

#### **E-Rechnung gesendet**

<figure><img src="/files/Iey47WzvechJGWvqX7Kn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nachdem Sie Ihre Rechnung versendet haben, finden Sie die Rechnung im Bereich **Rechnungen →** **Ausgang.** \
Dort finden Sie im Übrigen auch alle Rechnungen übersichtlich gespeichert, die über das System erstellt oder versendet wurden.

Durch einen Klick auf die Rechnungszeile der versandten Rechnung öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.

<figure><img src="/files/wsTglUni9TxtYbxeSjVc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In dem Reiter "Protokoll" sind sämtliche Aktivitäten zu entnehmen, die bis zu diesem Zeitpunkt vorgenommen wurden.

Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in **Entwürfe** verschoben.\
Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.

### Zustellungsart: keine Zustellung

#### Rechnungs-Entwurf

<figure><img src="/files/pVPGwhyYDDNgkCDCMroP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung verwalten.

<figure><img src="/files/fEHmT0iVDfZDphiING81" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **Papierkorb:** Löschen → Der Rechnungsentwurf wird gelöscht.
* **Speichersymbol:** Rechnung erstellen → Nach dem Erstellen der Rechnung wird sie von dem Reiter „Entwürfe“ in den Reiter „Ausgang“ verschoben, OHNE dabei als E-Mail versendet zu werden.
* **Stift:** Bearbeiten → Die Rechnungserstellungs- und Bearbeitungsmaske öffnet sich wieder.

#### Rechnung versenden

Um die Rechnung ohne Versand zu erstellen, klicken Sie auf das **Speichersymbol** (siehe obenstehende Grafik).

<figure><img src="/files/o8xXHCdRAJg5nHQJcW2I" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Rechnung tatsächlich erstellen möchten. Bestätigen Sie dies, indem Sie auf **„Rechnung erstellen“** klicken. Die Rechnung wird dann in den Bereich **Rechnungen →** **Ausgang** verschoben. Alternativ können Sie den Vorgang **abbrechen**, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu erstellen.

#### **E-Rechnung gesendet**

<figure><img src="/files/Iey47WzvechJGWvqX7Kn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung erstellt haben, finden Sie die E-Rechnung im Bereich **Rechnungen →** **Ausgang.** \
Dort finden Sie im Übrigen auch alle Rechnungen übersichtlich gespeichert, die über das System erstellt oder versendet wurden.

Durch einen Klick auf die Rechnungszeile der erstellten Rechnung öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Erstellen nicht mehr möglich.

<figure><img src="/files/DSk1ZzaYeDrA3gTl5Cgy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In dem Reiter "Protokoll" sind sämtliche Aktivitäten zu entnehmen, die bis zu diesem Zeitpunkt vorgenommen wurden. Hier ist nun auch zu erkennen, dass die Rechnung nicht versendet, sondern lediglich ohne Zustellung erstellt wurde.

## Tipps

Um E-Rechnungen effizient und mit möglichst wenigen manuellen Eingaben zu erstellen, ist es wichtig, die Bereiche **Stammdaten**, **Artikelverwaltung** und **Kundenverwaltung** gut zu kennen.\
Diese Bereiche bilden die Grundlage, aus der notwendige Daten für die E-Rechnung entstehen. Gleichzeitig ermöglichen sie Ihnen, Ihre Artikel und Kunden mit minimalem Aufwand übersichtlich zu organisieren.

Um zu den Stammdaten, der Artikelverwaltung und der Kundenverwaltung zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zunächst „Verwaltung“ und anschließend den entsprechenden Bereich aus.

<figure><img src="/files/IXx66d9tNdCZi9lSw14z" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den einzelnen Bereichen finden Sie in unserem Handbuch unter der jeweiligen Bezeichnung.

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Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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Ihr eBill-Service Team


# PDF2eBill

## PDF2eBill Tour

Der Assistent unterstützt bei der Umwandlung einer klassischen PDF-Rechnung in eine rechtskonforme E-Rechnung.

Der Start erfolgt im *Dashboard* im Bereich *Übersicht* **→** *Schnellzugriff.*

Der Assistent dient als Anleitung, wie das Modul PDF2eBill genutzt werden kann.

Untenstehend finden Sie zudem eine weitere Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umzuwandeln.

## Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit der Funktion PDF2eBill können sie eine E-Rechnung aus ihrer klassische PDF- Rechnung konvertieren. Diese Funktion ermöglicht ihnen die e-Rechnungspflicht schnell und unkompliziert zu erfüllen und das ohne große Änderungen an ihren bestehenden Workflow im Rechnungsausgang.

**Schritt 1:** Klicken sie auf Rechnungen

<figure><img src="/files/WuYUTxoZjodhfDAgpJp1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Gehen Sie über die **Navigationsleiste** **→** **PDF2eBill**

<figure><img src="/files/bPj9rC4URBmTFHcdLT7Z" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Schritt 2:** PDF hier ablegen oder klicken zum Auswählen

<div align="left"><figure><img src="/files/wEiR3p7SEk1KutwOvl3W" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Nachdem eine PDF-Datei abgelegt wurde, beginnt das System automatisch mit der Analyse des Inhalts. Dieser Vorgang kann einen kurzen Moment dauern.

<figure><img src="/files/p9pzqlStQIWjWH5nYRI2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nach Abschluss der Analyse sehen Sie auf der rechten Seite Ihres Bildschirms den Entwurf Ihrer E-Rechnung. Die Informationen zu Abrechnung und Rechnungsersteller werden automatisch aus ihren Stammdaten übernommen, vorausgesetzt sie sind dort hinterlegt.

<figure><img src="/files/uEBjxjy5jIe1MDTDfkg8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Alle Pflichtfelder, Dokumentendaten, Leistungsempfänger und Rechnungspositionen die **grün hinterlegt** sind, wurden erfolgreich aus der PDF übernommen.\
Felder, die **rot markiert** sind, müssen ergänzt werden.&#x20;

<figure><img src="/files/wiY06kX872VTIpvaAbaq" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bei **Leistungsempfänger** und **Rechnungspositionen** haben Sie die Möglichkeit, den jeweiligen Empfänger bzw. jede Rechnungsposition dauerhaft in Ihren **Stammdaten** zu speichern. Setzen Sie hierfür das entsprechende **Häkchen** bei Kunde bzw. Artikel. Soll die Speicherung nicht erfolgen, entfernen Sie das Häkchen einfach.

<figure><img src="/files/Jm02pOL0wZoHrwdigHot" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bei Bedarf können Sie Ihrer Rechnung weitere Positionen hinzufügen, indem Sie den blauen Button **„+ Position hinzufügen“** verwenden. Zum Entfernen einer Position steht Ihnen in jeder Position der rote Button **„Entfernen“** zur Verfügung.

Unter **Summen** sehen Sie jederzeit den aktuellen Gesamtwert, bestehend aus **Zwischensumme**, **MwSt.** und **Gesamtsumme**.

Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf **„Speichern“**. Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar. Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung **nicht gespeichert**. Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button **„Speichern“**.\
Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.

**Schritt 3:**\
Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter **E-Rechnungen → Entwürfe**.

<figure><img src="/files/tId9Z9wK4nNXeFRLAu5e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:

* **Stift:** Bearbeiten der Rechnung.
* **Papierkorb:** Löschen der Rechnung.
* **Briefumschlag:** Senden der Rechnung.

<figure><img src="/files/RIO3aIR741AzA5oqzvNZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Schritt 4: Senden der E-Rechnung**

* Um die Rechnung an den Empfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das **Briefumschlag-Symbol** in der rechten Leiste. &#x20;
* Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf **„E-Rechnung versenden“** klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.

&#x20;Alternativ können Sie den Vorgang **abbrechen**, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.

<figure><img src="/files/VP3DXm6dmo23XxbtuT5s" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Schritt 5: E-Rechnung gesendet**

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu **E-Rechnungen** **→** **Ausgang.** Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit **eBill** erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.

<figure><img src="/files/cP4qGkB6nvy4CojMwFcd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in **Entwürfe** verschoben.\
Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.

Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.

<figure><img src="/files/X1i1ZrwoNLwTmRjVo8PS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über den Button **„Anhänge“** gelangen Sie zu den Dateien, die Ihrer Rechnung angehängt wurden.

<figure><img src="/files/cg9XOukgXXOdpkj1gUY2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über den Button **„Protokoll“** gelangen Sie zu den Protokollen, in denen Sie einsehen können, wann und von wem Aktivitäten ausgelöst wurden.

<figure><img src="/files/kb1OeGxghFUotwjdQezH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Vorschau** können Sie das ursprüngliche PDF einsehen, aus dem die Rechnung erstellt wurde.

<figure><img src="/files/Pc256vtzEpYXfb1P3XFM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In der Ansicht oben rechts haben Sie die Möglichkeit, über den Button **„Eingebettetes XML“** die im Dokument integrierten XML-Daten einzublenden. Durch Anklicken des Buttons wird die strukturierte XML-Datei angezeigt, die alle relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Ansicht dient insbesondere der technischen Prüfung und Nachvollziehbarkeit der übermittelten E-Rechnungsdaten.

<figure><img src="/files/t87rxIZ6Zv9Lx8k7JD2X" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

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# Rechnungen empfangen

Neben der Funktion, Rechnungen zu erstellen und zu versenden, spielt auch der Empfang eine entscheidende Rolle für Sie. Daher haben wir eine umfassende Anleitung zusammengestellt, die Ihnen erläutert, worauf Sie beim Empfang einer Rechnung achten sollten und welche zusätzlichen Schritte sinnvoll sein können.

Mit Ihrer Registrierung beim eBill Service Rechnungsportal und der Aktivierung Ihres Accounts wurde automatisch ein spezielles Rechnungs-E-Mail-Postfach für Sie eingerichtet.

<figure><img src="/files/Qr4TXvYG4DvVcbp1JQ5b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Die zugewiesene E-Mail-Adresse finden Sie im Bereich „Rechnungen“. Sie setzt sich aus Ihrer Umsatzsteuer-ID oder Ihrer Steuernummer zusammen:\
**\[USt-ID oder Steuernummer]@ebill.de**\
Beispiel: **<DE251118090252@ebill.de>**

Um sicherzustellen, dass Ihre eingehenden Rechnungen im eBill-Portal ankommen, teilen Sie bitte diese E-Mail-Adresse Ihren Lieferanten mit, sodass künftig alle Rechnungen direkt an das eBill-Portal gesendet werden.

### Rechnungen hochladen

Über den Button **„+ Rechnungen hochladen“** können Sie Rechnungen Ihrer Lieferanten hochladen, die Sie nicht über den eBill-Service erhalten haben. Dadurch werden die Rechnungen im Portal archiviert und gleichzeitig auf ein gültiges E-Rechnungsformat geprüft. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den erforderlichen Formatvorgaben entsprechen.

<figure><img src="/files/xqFI3tiMzc1r7Mp2f2mS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ziehen Sie die gewünschten Dokumente per Drag-and-Drop in das Upload-Feld oder klicken Sie auf das Feld, um Dateien auszuwählen und hochzuladen.

Es können bis zu **10 Dateien** mit einer maximalen Dateigröße von **1,05 MB pro Datei** hochgeladen werden. Zulässige Dateiformate sind **PDF** und **XML**.

### Rechnung erhalten

Sobald Ihr Lieferant die Rechnung an Ihre eBill E-Mail-Adresse sendet, erfolgt eine Prüfung nach den Vorgaben der EN 16931 sowie eine Validierung gemäß der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification). Erst danach wird die Rechnung im Bereich\
**Rechnungen** **→** **Eingang** sichtbar.

<figure><img src="/files/7HjGuYakIXZPkOlYsxRn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Keine Rechnung erhalten**

Es kann mehrere Gründe geben, warum Sie keine Rechnung erhalten haben:

1. Ihr Lieferant hat mehrere Anhänge in einer E-Mail an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet.
2. Der Anhang entspricht nicht dem erforderlichen .xml- oder .pdf-Format, oder der Dateiname enthält Sonderzeichen bzw. Leerzeichen.
3. Die gesendete Rechnung weist Fehler seitens des Absenders auf. In diesem Fall wird die E-Mail automatisch abgelehnt, und der Absender erhält ein Prüfprotokoll mit dem Ablehnungsgrund.

### **Rechnung Eingang**

Alle gültigen Rechnungen, die an Ihre eBill E-Mail-Adresse gesendet wurden, finden Sie unter **Rechnungen** **→** **Eingang**. Zu jeder eingegangenen Rechnung wird eine Zeile angezeigt, die Informationen wie Rechnungstyp, Belegnummer, Rechnungsempfänger, Erstellungsdatum sowie Netto- und Bruttobetrag enthält. Für detaillierte Informationen klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

### **Rechnung Detailansicht**

Die Detailansicht jeder Rechnung ist in drei Bereiche unterteilt:

* **Rechnung**
* **Anhänge**
* **Protokoll**
* **Vorschau**

**Rechnungen** **→** **Eingang** **→** **Überblick**

In der Übersicht werden alle relevanten Rechnungsdaten detailliert dargestellt, sodass Sie alle wesentlichen Informationen zur jeweiligen Rechnung im Blick haben.

Nach dem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, können Sie rechts oben zwischen drei Ansichten wählen: **Standard**, **Kompakt** oder **2-Spalten**.

<figure><img src="/files/6eKEwKedsuAfgHpqgEQ5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Daten des Rechnungsstellers/ Leistungsempfänger**

<figure><img src="/files/Yrs1B1keN9Ispg4nz47K" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Rechnungspositionen und Summen**

<figure><img src="/files/VCv6ocQZ9Bn9cdbNySxZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Informationen zur Abrechnung und Weitere sonstige Rechnungsdaten.**

<figure><img src="/files/xpJg851mpxKwxJLR2wGl" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Rechnungen** **→** **Eingang** **→** **Anhänge**

An dieser Stelle werden alle Positionen der eingegangenen Rechnung detailliert und übersichtlich aufgelistet – einschließlich der Anhänge, die zum Beispiel keine valide Rechnung darstellen. Zum Herunterladen klicken Sie einfach auf den gewünschten Anhang.

<figure><img src="/files/CSs4Qx6F7ETsrzXaZswZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Rechnungen** **→** **Eingang** **→** **Protokoll**

Im Protokoll finden Sie alle weiteren wichtigen Details, wie etwa den Zeitpunkt des Empfangs und der Archivierung der Rechnung.

<figure><img src="/files/17aFIW6aHrqvNseHxNyz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Rechnungen** **→** **Eingang** **→** **Vorschau**

Im Reiter Vorschau sehen Sie die Vorschau Ihre Rechnung.

<figure><img src="/files/7TzJMk9pwME3exrlkuJC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In der Ansicht oben rechts haben Sie die Möglichkeit, über den Button **„Eingebettetes XML“** die im Dokument integrierten XML-Daten einzublenden. Durch Anklicken des Buttons wird die strukturierte XML-Datei angezeigt, die alle relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Ansicht dient insbesondere der technischen Prüfung und Nachvollziehbarkeit der übermittelten E-Rechnungsdaten.

<figure><img src="/files/CPJDASX4PQAakvqgxFLF" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Rechnungen** **→** **Eingang abgelehnt**

In diesem Bereich finden Sie Informationen zu empfangenen Emails, die vom System abgelehnten wurden. Wenn Sie auf eine Zeile klicken, erhalten Sie zu der E-Mail den genauen Ablehnungsgrund, den der Absender der E-Mail automatisch als Antwort zugesendet bekommen hat.

<figure><img src="/files/JbKksg6xXTV6HZEnR9RX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

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# eBill2PDF

Mit der Funktion eBill2PDF können Sie Ihre eingegangen E-Rechnungen automatisch in ein klassisches PDF konvertieren. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, die E-Rechnungspflicht schnell und unkompliziert zu erfüllen und das ohne große Änderung an Ihrem bestehenden Workflow im Rechnungseingang.

**Schritt 1: Aktivierung der eBill2PDF-Funktion**, dazu gehen Sie in der Navigationsleiste zu „**Rechnungen**“. Klicken Sie rechts neben dem Button „PDF2eBill“ auf das „Zahnrad“-Symbol

<figure><img src="/files/1yKhBAR82lkBYAvJRCL2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Aktivieren Sie den Schalter „eBill2PDF aktivieren“.

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre eingegangenen E-Rechnungen als PDF-Arbeitskopie gesendet werden sollen. Idealerweise die Adresse, über die Sie bislang Ihre Rechnungen empfangen haben.

<div align="left"><figure><img src="/files/5MUSm6xHq1YuJCNLZOKy" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Klicken Sie anschließend auf „speichern“.

Von nun an wird jeder E-Rechnung, die in Ihrem Account des eBill Service E-Rechnungsportal eingeht, nach der Validierung und Archivierung, automatisch eine PDF-Arbeitskopie erstellt und an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.\
Sie können wie gewohnt in Ihrem bestehenden Workflow arbeiten.

Die erstellte PDF-Arbeitskopie enthält den bei der Archivierung generierten Hash-Wert der E-Rechnung als Referenz zum eBill Service E-Rechnungsarchiv.

<figure><img src="/files/vxJNtU21R3qqTKmhOvi5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Klicken Sie anschließend auf „speichern“.

Von nun an wird jeder E-Rechnung, die in Ihrem Account des eBill Service E-Rechnungsportal eingeht, nach der Validierung und Archivierung, automatisch eine PDF-Arbeitskopie erstellt und an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.\
Sie können wie gewohnt in Ihrem bestehenden Workflow arbeiten.

Die erstellte PDF-Arbeitskopie enthält den bei der Archivierung generierten Hash-Wert der E-Rechnung als Referenz zum eBill Service E-Rechnungsarchiv.

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# PDF Rechnungen weiterleiten

Derzeit gibt es eine Übergangsfrist für das Versenden von E-Rechnungen. Daher werden nach wie vor viele Rechnungen im normalen PDF-Format per E-Mail versendet. Diese PDF-Rechnungen entsprechen zwar nicht den Anforderungen der europäischen **Norm CEN 16931**, doch es gibt eine praktische Lösung: Sie können auch diese Rechnungen direkt an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse weiterleiten.

Gehen Sie in der Navigationsleiste zu „**Rechnungen**“. Klicken Sie rechts neben dem Button „PDF2eBill“ auf das „Zahnrad“-Symbol.

<figure><img src="/files/n8SePMI37ySpD58ZC8iT" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### &#x20;**Aktivierung der eBill2PDF-Funktion**

<div align="left"><figure><img src="/files/0Trt7yZdBYjKbW2qEH6v" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Aktivieren Sie den Schalter „eBill2PDF aktivieren“.

### &#x20;**E-Mail-Adresse hinterlegen**

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre eingegangenen E-Rechnung als PDF-Arbeitskopie gesendet werden soll. Idealerweise die Adresse, über die Sie bislang Ihre Rechnungen empfangen haben.

<div align="left"><figure><img src="/files/P0tXCGFQAlSSuvey7P87" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

### &#x20;**Weiterleitung von PDF-Rechnungen**

Wenn Sie nach wie vor noch PDF-Rechnungen erhalten und diese an Ihre oben hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet werden sollen, schieben Sie dazu den Regler nach rechts und klicken Sie auf „Speichern“.

<div align="left"><figure><img src="/files/op7TNpSYae569VFG73kJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Ab sofort werden auch alle normalen PDF-Rechnungen, die an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet werden, direkt an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.

**Wichtig:** Die normalen PDF-Rechnungen werden von eBill **nicht** archiviert, da sie nicht den Anforderungen der europäischen Norm **CEN 16931** entsprechen. Eine Weiterleitung ist nur möglich, wenn die eBill2PDF aktiviert ist.

**E-Rechnung anhängen**

Originale E-Rechnung zusätzlich zur Arbeitskopie per E-Mail mitschicken

<figure><img src="/files/AOBOEIuaWrQLNn4Q4IJr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Sonstige Rechnungen zulassen**

Möchten Sie auch sonstige PDF-Rechnungen (keine E-Rechnungen) im Portal empfangen und archivieren? Wenn diese Funktion deaktiviert ist, werden nur E-Rechnungen akzeptiert.

<figure><img src="/files/Y7Ag5AO8rebdK6pK4TWt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### &#x20;**Benachrichtigungen**

1.Aktivieren Sie Benachrichtigungen, um über neue Rechnungen und wichtige Ereignisse informiert zu werden, schieben Sie dazu den Regler nach rechts und klicken Sie auf „Speichern“.

<div align="left"><figure><img src="/files/CM5XKQsf6omIxUjRIw6Y" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

2\. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.

<div align="left"><figure><img src="/files/vCnV9yJzWuzdb3kN758I" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

3\. Aktivieren Sie Benachrichtigungen bei Erhalt von Rechnungen, die nicht verarbeitet werden konnten, so setzen Sie den Hacken, bei Erhalt von Rechnungen, die nicht verarbeitet werden konnten und klicken Sie auf „Speichern“.

<div align="left"><figure><img src="/files/Dg2NJhT1KOZBgpFKwo7C" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Um den Vorgang abzuschließen, bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche **„Speichern“**.

### &#x20;**Nummernschema definieren**

Legen Sie unten Ihr Nummernschema für Rechnungen fest. Bei jeder neuen Rechnung erhöht das System die Rechnungsnummer automatisch gemäß diesem Schema.

<figure><img src="/files/n4px3PscRuoVSHOw4BtK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<div align="left"><figure><img src="/files/Ihr1QVKHUJ0xLe6rwM8M" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Um den Vorgang abzuschließen, bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche **„Speichern“**.

### **Rechnungsausgang**

Konfigurieren Sie, welche E-Mail-Adressen an das Rechnungsausgangspostfach senden dürfen, damit keine falschen Mails (Spam) über das Postfach versendet werden.

<figure><img src="/files/KOJ0kKDByZOz98K3yjQ8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tragen Sie hier den oder die erlaubten Versender ein.

<figure><img src="/files/uUCd9X8nncv87H8czQZl" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um den Vorgang abzuschließen, bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche **„Speichern“**.

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# Freigabe

Unter Freigabe haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen zu prüfen, kommentieren und freizugeben.

Wenn alle Freigaben erteilt wurden, gilt die Rechnung als freigegeben. Im **Expor**t kann nach freigegeben Rechnungen gefiltert werden.

Hauptaspekte der Rechnungsfreigabe

* **Prüfung:** Die Rechnungsfreigabe umfasst die Überprüfung der Rechnung auf formale Korrektheit (z. B. Vollständigkeit, Pflichtangaben) und sachliche Richtigkeit (z. B. Übereinstimmung mit Wareneingangs- oder Leistungsnachweisen).
* **Zuständigkeit:** Die Freigabe erfolgt durch die für den jeweiligen Betrag, das Projekt oder die Kostenstelle verantwortliche Person, wie zum Beispiel einen Manager oder Abteilungsleiter.
* **Zahlungsanweisung:** Erst nach der Freigabe kann die Rechnung verbucht und für die Zahlung im nächsten Zahlungslauf angewiesen werden.
* **Ziel:** Das Ziel ist die Vermeidung von Fehlern, die Verhinderung von Zahlungen für fehlerhafte oder nicht erbrachte Leistungen und die Gewährleistung korrekter Finanzunterlagen.

**Wichtiger Hinweis- Erst ab dem Zeitpunkt der Aktivierung werden neue Rechnung in der Freigabe berücksichtigt!**

### Freigabe öffnen

Durch Anklicken des blauen Buttons wird das Freigabe-Modul für Sie aktiviert und Sie werden automatisch zu den Einstellungen / Benutzerverwaltung weitergeleitetv

<figure><img src="/files/oXmdPxmJfV8RijThlTyc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Benutzerverwaltung

Über den blauen Button **„Benutzer hinzufügen“** können Sie als Admin einen neuen Benutzer anlegen.Weisen Sie anschließend die gewünschte(n) Rolle(n) zu und speichern Sie Ihre Eingaben über den blauen Button **„Benutzer hinzufügen“**.

<div align="left"><figure><img src="/files/8zRonQIhPmIyc163n9FU" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Weisen Sie anschließend die gewünschte(n) Rolle(n) zu und speichern Sie Ihre Eingaben über den blauen Button **„Benutzer hinzufügen“**.

<figure><img src="/files/hHfvkO54E47iTsfGu77d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter **Einstellungen → Benutzerverwaltung** wird Ihnen der neu angelegte Benutzer inklusive der zugewiesenen Rollen angezeigt.

**Hinweis zur Sortierung der Nutzerliste**\
Die Nutzerliste wird automatisch nach der *letzten Änderung* sortiert, da in der Tabelle kein Anlagedatum vorhanden ist. Das bedeutet: Sobald bei einem Benutzer eine Anpassung vorgenommen wurde, erscheint dieser automatisch ganz oben in der Liste.

\
Über den blauen Pfeil können Sie:

* zusätzliche Rollen vergeben oder
* den Benutzer löschen.

<figure><img src="/files/ZTtABBI08cBoWVEQd8I8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Freigabe Regeln

Durch Anklicken von **„Freigabe-Regeln“** gelangen Sie zu folgenden Bereichen:

**3.1 Standard-Regel – Es gibt nur eine Standard-Regel**

Anzeige der bereits hinterlegten Standard-Regel.

<figure><img src="/files/HJ4BzWQEfZcED0k7hyRW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**3.2 Lieferantenspezifische Regeln**

Hier können einzelne Lieferanten anhand ihrer USt-ID (VAT-ID) individuell konfiguriert werden – inklusive Rollen und Betragsschwellen, die ausschließlich für diese VAT-ID gelten.

<figure><img src="/files/Hj4QHvC2uYdPK7Hzaidn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**3.3 Rollen-Verwaltung**

In diesem Bereich können Sie Rollen individuell anpassen:

* **Rollenname:** Über den kleinen Stift können Sie die Bezeichnung bearbeiten
* **Rollenfarbe:** Über den farbigen Button legen Sie die Farbe der Rolle fest.

<figure><img src="/files/GubVwVqeAeNpVrvNA6T1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Arbeiten im Freigabebereich

Im Bereich **Freigabe** können Sie über den Filter gezielt unterschiedliche Freigabearten auswählen.

Klicken Sie auf das „Zahnrad“-Symbol, um die Einstellungen Benutzerverwaltung und Freigabe- Regeln zu gelangen.

<figure><img src="/files/kkoTnsLwUMZwDwEwmqDI" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ihre Auswahl wird im grauen Fenster neben „Freigabe“ jederzeit angezeigt.

Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

<figure><img src="/files/NDqbPCxb0IiawXXFE6F8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bitte bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem blauen Button **„Anwenden“**.

**Übersicht im Freigabebereich**

* Über den blauen Pfeil neben dem Empfangsdatum können Sie die Sortierung anpassen.
* Eine Sortierung nach Rechnungsersteller, Beleg-Nr., Netto- oder Bruttobetrag ist ebenfalls möglich.
* Unter dem Datum sehen Sie die der Rechnung zugewiesenen Rollen:\
  &#x20;**Grün** = Freigegeben

  &#x20;**Gelb** = Ausstehend

### Freigabe-Center

Beim Öffnen einer Rechnung gelangen Sie in den **Freigabe-Center**.

Hier stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

<figure><img src="/files/GeGq3tCEKXccFPOjkJdO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Individuelle Anpassung der Rechnungsansicht

Da die Rechnungsansicht umfangreich sein kann, können Sie diese individuell anpassen:

<figure><img src="/files/99oGTWJ9XFjjrbhvC47E" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Markieren von Rechnungspositionen

Jede Rechnungsposition kann durch Anklicken markiert werden.\
Nach der Markierung:

* wird die Zeile farblich hervorgehoben,
* erscheint links ein roter Balken und
* rechts neben dem Minus-Symbol ein rotes Badge mit der Anzahl der markierten Positionen.

So erhalten auch Bearbeiter, die den Bereich ausgeblendet haben, einen Hinweis auf vorhandene Markierungen.

<figure><img src="/files/buDkx18jHuiOlPedgj7S" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bewertung von Positionen**

In jeder Rechnungsposition stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

* **Häkchen = „OK“:**\
  **Beim Setzen des Häkchens färbt es sich grün, und die Position wird zusätzlich links mit einem grünen Balken markiert.**
* **X = „Nicht OK“:**\
  Beim Setzen des X färbt es sich **rot**, und die Position wird zusätzlich **links mit einem roten Balken markiert**.
* Bei **„Nicht OK“** können Sie zusätzlich einen Hinweis hinterlegen und mit **Enter** bestätigen.

<figure><img src="/files/mzlqhQajSnB6oEHWtpmz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um den Status **„OK“** oder **„nicht OK“** zu löschen, klicken Sie rechts auf das Symbol neben dem „OK“-Häkchen bzw. neben dem „X“-Symbol auf den **Undo-Button**.

Bei den Hinweisen haben Sie die Möglichkeit, diese über das **Stift-Symbol** zu bearbeiten oder über das **X-Symbol** zu löschen.

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

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# Export

Unter **„Export“** haben Sie die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im **CSV-Format** zu exportieren – entweder nach einer vorgegebenen Vorlage oder nach Ihrer eigenen Vorlage.&#x20;

An dieser Stelle finden Sie ein Einrichtungsvideo, das Ihnen Schritt für Schritt das Thema ‚Export‘ erläutert, bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:

{% embed url="<https://www.youtube.com/embed/ukQrarcWURI>" %}

### Exportbereich aufrufen

1. Öffnen Sie den Menüpunkt **„Export“**.&#x20;

<figure><img src="/files/ad6dH0KjLiNTOfn0ttOG" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Unter **„Monat“** können Sie über das Dropdown-Menü den gewünschten Monat auswählen.&#x20;
3. Wählen Sie über das **Dropdown-Menü** im **blauen Button** das gewünschte Format aus.&#x20;
4. Mit dem **Plus-Symbol (+)** können Sie ein eigenes **Mapping-Format** definieren.&#x20;

<figure><img src="/files/XLzPzQAcavm67CUxge6A" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Export starten

1. Wählen Sie über das **Dropdown-Menü** im **blauen Button** das gewünschte Format aus.&#x20;
2. Klicken Sie anschließend auf den blauen Button, um den Export zu starten.\
   – Ohne weitere Auswahl werden **alle Rechnungen** exportiert.\
   – Wenn Sie die Option **„Nur freigegebene Rechnungen“** anhaken, werden **ausschließlich bereits freigegebene Rechnungen** exportiert.
3. Die exportierte Datei wird anschließend angezeigt und kann rechts über das **Pfeil-Symbol**&#x20;

* **angesehen**,&#x20;
* **gelöscht** oder&#x20;
* **heruntergeladen** werden.&#x20;

<figure><img src="/files/lWppu2w6tsYwnUwPlAUX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Format neu erstellen

&#x20;      1\. **Plus-Symbol (+) drücken**&#x20;

<figure><img src="/files/RpahxaQFlO926LtJc7OS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

&#x20;      2\. Über den **blauen Pfeil** auf der rechten Seite wählen Sie Rechnungs – **Eingang** oder **Ausgang**.&#x20;

<figure><img src="/files/pmRVugtrITRjSn2JuzIp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

&#x20;      3\. Jetzt können Sie über den **blauen Pfeil** ein **bestehendes Format** oder ein **leeres Format**                 \
&#x20;          auswählen.&#x20;

<figure><img src="/files/v6R47iFrgpshqM0rZAJC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Ein leeres Format kann anschließend neu definiert werden und ein bestehendes Format mit zusätzlichen Feldern ergänzt werden.&#x20;

&#x20;      4\. Bei einem leeren Format geben Sie den **Namen des neuen Formats** ein und bestätigen Sie mit \
&#x20;         **„Weiter“**.&#x20;

<figure><img src="/files/xgUyGlXb5fv7ERIz0LHB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Zuordnung bearbeiten

* Wenn Sie ein **leeres Format** gewählt haben, ist dieses zunächst **ohne Zuordnung**.

<figure><img src="/files/aoRw9yXQEHiTqs2EAgTC" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Bei einem bestehenden Format sehen Sie an dieser Stelle die **bereits vorhandenen Zuordnungen**.&#x20;

<figure><img src="/files/JaeWDoifmiopXXMabBIQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Über das **Plus-Symbol (+)** können Sie Ihr erstes oder weitere **Felder** hinzufügen.&#x20;
* **Felder definieren**&#x20;

<figure><img src="/files/n0LjjLy2bwjoAFG6mVTv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* In der Spalte **„Schlüssel“** tragen Sie Angaben wie **Rechnungsnummer**, **Rechnungsdatum**, **Adresse** usw. ein. Diese müssen den **Schlüsseln entsprechen**, die Ihr **Importprogramm** erwartet.&#x20;
* In der Spalte **Feld** wählen Sie rechts über den **blauen Pfeil** den gewünschten **Befehl** aus oder geben ihn über die **Suchfunktion** direkt ein. &#x20;

[Hier finden Sie eine Tabelle mit allen verfügbaren Befehlen.](https://ebillservicegmbh-my.sharepoint.com/:u:/g/personal/frank_oddey_ebill-service_de/IQC_WFRluvoMS7c2MY2wADPxAX-twa0CVcX5ACIWyatiHmQ?e=kzzajH)

* In der Spalte **Funktion (optional)** stehen zusätzliche Optionen zur Auswahl: \
  **Leer**, **Debitorenkonto-Zuordnung**, **Erlöskonto-Zuordnung** oder **Standardwert setzen**.&#x20;

### Zuordnung speichern

1. Klicken Sie auf den blauen Button **„Zuordnung hinzufügen“**, um weitere Zuordnungen anzulegen. Währenddessen wird automatisch eine **CSV-Export-Vorschau** angezeigt.&#x20;

<figure><img src="/files/SP9oUNxuGJxHNZF9P6bp" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Wenn Sie alle gewünschten Zuordnungen ergänzt haben, klicken Sie auf den blauen **„Speichern“**-Button. \
   Ihre neue Vorlage steht Ihnen anschließend zur Verfügung.&#x20;

### Format bearbeiten

* Wenn Sie ein individuelles Format angelegt haben, können Sie es jederzeit über das **Stift-Symbol** weiterbearbeiten.&#x20;

\
Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

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Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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