Rechnungen / neue Belege

Im Bereich „Neue Belege“ haben Sie die Möglichkeit, sonstige PDF-Rechnungen hochzuladen und zu empfangen. Voraussetzung für das Hochladen und den Empfang von sonstigen PDF-Rechnungen ist, dass die Einstellung "Sonstige Rechnungen zulassen", die man über das Einstellungen-Symbol öffnet, aktiviert ist.

Ohne das Aktivieren der Einstellungen "Sonstige Rechnungen zulassen" können keine sonstigen PDF-Rechnungen empfangen werden. Sie werden dann abgelehnt und erscheinen im Bereich "Eingang abgelehnt".

Hochladen über den Browser

• Klicken Sie das Feld "Belege hochladen".

• Ziehen Sie per Drag-and-Drop eine PDF-Datei in den rot markierten Bereich oder klicken Sie auf den Bereich, um eine PDF-Datei auszuwählen, die sich auf Ihrem Gerät befindet.

• Es können maximal 10 Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.

• Klicken Sie anschließend auf das Feld "Hochladen".

• Die hochgeladene Datei befindet sich nun in der Übersicht "neue Belege".

• Über den Dropdown-Pfeil am rechten Ende der Zeile kann die hochgeladene Datei entweder heruntergeladen, oder gelöscht werden.

• Mit Klick auf die Zeile öffnet sich die Erfassungsmaske der Eingangsrechnung.

• In der Erfassungsmaske sind als Pflichtbestandteile Der Lieferant/Kreditor, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, sowie die USt-ID/StNr. anzugeben.

• Dies kann entweder händisch oder über die OCR-Erkennungshilfe geschehen.

• Die OCR-Erkennung kann über das Symbol, auf das der Pfeil zeigt, gestartet werden.

• Nachdem alle Felder durch die OCR-Erkennung oder manuell ausgefüllt wurden, klicken Sie auf das Feld "im Eingang speichern".

• Der gespeicherte Beleg wird in den Bereich "Eingang" verschoben.

• Anhand des Symbols vor der Rechnungsnummer ist zu erkennen, dass es sich um einen Beleg und keine Standardrechnung handelt.

Hochladen über die Handy-App

Über das QR-Code-Symbol haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihre Belegerfassung aus der mobilen App automatisch hier hochzuladen. Installieren Sie dazu bitte die eBill Scanner App auf Ihrem Smartphone.

Bei dem Klick in die Schaltfläche "App Store" oder "Google Play" (schwarze Pfeile) öffnet sich ein weiterer QR-Code, mit dessen Hilfe Sie in den App Store oder Google Play Store weitergeleitet werden. Downloaden und öffnen Sie die App.

In der App klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen". Hier können Sie im Bereich "QR-Code Authentifizierung" den mit dem roten Pfeil markierten QR-Code scannen, um sich mit Ihrem Account im Browser anzumelden.

Folgen Sie den weiteren Anweisungen in der App, um eingescannte Belege vom Smartphone automatisiert in Ihr Portal zu übertragen.