Rechnungen empfangen
Neben der Funktion, Rechnungen zu erstellen und zu versenden, spielt auch der Empfang eine entscheidende Rolle für Sie. Daher haben wir eine umfassende Anleitung zusammengestellt, die Ihnen erläutert, worauf Sie beim Empfang einer Rechnung achten sollten und welche zusätzlichen Schritte sinnvoll sein können.
Mit Ihrer Registrierung beim eBill Service Rechnungsportal und der Aktivierung Ihres Accounts wurde automatisch ein spezielles Rechnungs-E-Mail-Postfach für Sie eingerichtet.
Die zugewiesene E-Mail-Adresse finden Sie im Bereich „Rechnungen“. Sie setzt sich aus Ihrer Umsatzsteuer-ID oder Ihrer Steuernummer zusammen: [USt-ID oder Steuernummer]@ebill.de Beispiel: DE251118090252@ebill.de
Um sicherzustellen, dass Ihre eingehenden Rechnungen im eBill-Portal ankommen, teilen Sie bitte diese E-Mail-Adresse Ihren Lieferanten mit, sodass künftig alle Rechnungen direkt an das eBill-Portal gesendet werden.
Rechnungen hochladen
Über den Button „+ Rechnungen hochladen“ können Sie Rechnungen Ihrer Lieferanten hochladen, die Sie nicht über den eBill-Service erhalten haben. Dadurch werden die Rechnungen im Portal archiviert und gleichzeitig auf ein gültiges E-Rechnungsformat geprüft. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den erforderlichen Formatvorgaben entsprechen.
Ziehen Sie die gewünschten Dokumente per Drag-and-Drop in das Upload-Feld oder klicken Sie auf das Feld, um Dateien auszuwählen und hochzuladen.
Es können bis zu 10 Dateien mit einer maximalen Dateigröße von 1,05 MB pro Datei hochgeladen werden. Zulässige Dateiformate sind PDF und XML.
Rechnung erhalten
Sobald Ihr Lieferant die Rechnung an Ihre eBill E-Mail-Adresse sendet, erfolgt eine Prüfung nach den Vorgaben der EN 16931 sowie eine Validierung gemäß der deutschen CIUS (Core Invoice Usage Specification). Erst danach wird die Rechnung im Bereich Rechnungen -> Eingang sichtbar.
Keine Rechnung erhalten
Es kann mehrere Gründe geben, warum Sie keine Rechnung erhalten haben:
Ihr Lieferant hat mehrere Anhänge in einer E-Mail an Ihre eBill-E-Mail-Adresse gesendet.
Der Anhang entspricht nicht dem erforderlichen .xml- oder .pdf-Format, oder der Dateiname enthält Sonderzeichen bzw. Leerzeichen.
Die gesendete Rechnung weist Fehler seitens des Absenders auf. In diesem Fall wird die E-Mail automatisch abgelehnt, und der Absender erhält ein Prüfprotokoll mit dem Ablehnungsgrund.
Rechnung Eingang
Alle gültigen Rechnungen, die an Ihre eBill E-Mail-Adresse gesendet wurden, finden Sie unter Rechnungen -> Eingang. Zu jeder eingegangenen Rechnung wird eine Zeile angezeigt, die Informationen wie Rechnungstyp, Belegnummer, Rechnungsempfänger, Erstellungsdatum sowie Netto- und Bruttobetrag enthält. Für detaillierte Informationen klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.
Rechnung Detailansicht
Die Detailansicht jeder Rechnung ist in drei Bereiche unterteilt:
Rechnung
Anhänge
Protokoll
Vorschau
Rechnungen -> Eingang -> Überblick
In der Übersicht werden alle relevanten Rechnungsdaten detailliert dargestellt, sodass Sie alle wesentlichen Informationen zur jeweiligen Rechnung im Blick haben.
Nach dem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, können Sie rechts oben zwischen drei Ansichten wählen: Standard, Kompakt oder 2-Spalten.
Daten des Rechnungsstellers/ Leistungsempfänger
Rechnungspositionen und Summen
Informationen zur Abrechnung und Weitere sonstige Rechnungsdaten.
Rechnungen -> Eingang -> Anhänge
An dieser Stelle werden alle Positionen der eingegangenen Rechnung detailliert und übersichtlich aufgelistet – einschließlich der Anhänge, die zum Beispiel keine valide Rechnung darstellen. Zum Herunterladen klicken Sie einfach auf den gewünschten Anhang.
Rechnungen -> Eingang -> Protokoll
Im Protokoll finden Sie alle weiteren wichtigen Details, wie etwa den Zeitpunkt des Empfangs und der Archivierung der Rechnung.
Rechnungen -> Eingang-> Vorschau
Im Reiter Vorschau sehen Sie die Vorschau Ihre Rechnung.
In der Ansicht oben rechts haben Sie die Möglichkeit, über den Button „Eingebettetes XML“ die im Dokument integrierten XML-Daten einzublenden. Durch Anklicken des Buttons wird die strukturierte XML-Datei angezeigt, die alle relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Ansicht dient insbesondere der technischen Prüfung und Nachvollziehbarkeit der übermittelten E-Rechnungsdaten.
Rechnungen -> Eingang abgelehnt
In diesem Bereich finden Sie Informationen zu empfangenen Emails, die vom System abgelehnten wurden. Wenn Sie auf eine Zeile klicken, erhalten Sie zu der E-Mail den genauen Ablehnungsgrund, den der Absender der E-Mail automatisch als Antwort zugesendet bekommen hat.
Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.
Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.
Ihr eBill-Service Team
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