Rechnungen

Einleitung:

Dies ist der zentrale Bereich von eBill, in dem Sie zukünftig den Großteil Ihrer Zeit verbringen werden. In diesem Bereich stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Empfangen von Rechnungen

• Schreiben von E-Rechnungen/ PDF2eBill

• Entwürfe zwischenspeichern

• Übersicht Abgelehnter Rechnungen

• Neue Belege

• Gelöscht

Rechnungen Eingang

Hier finden Sie alle empfangenen E-Rechnungen, die valide geprüft wurden mit:

• Rechnungstyp & Beleg-Nr.

• Rechnungssteller

• Versanddatum

• Netto // Bruttobetrag

Um die Details einer Rechnung einzusehen, klicken Sie einfach auf die entsprechende Rechnungszeile.

Rechnungsdetails

Dieser Bereich ist in 4 Reiter aufgeteilt.

• Rechnung

• Anhänge

• Protokoll

• Vorschau

In Reiter Rechnung finden Sie alle Rechnungsrelevanten Daten wie:

• Dokumentendaten, Rechnungsersteller, Leistungsempfänger

• Rechnungspositionen

• Informationen zur Abrechnung

• Weitere sonstige Rechnungsdaten

Im Reiter Anhänge finden Sie alle die in der Rechnung aufgeführten Anhänger.

Im Reiter Protokoll können Sie sehen, was wann mit der Rechnung passiert ist und welcher Nutzer z.B. die Rechnung runtergeladen hat.

Im Reiter Vorschau sehen Sie die Vorschau Ihre Rechnung.

In der Ansicht oben rechts haben Sie die Möglichkeit, über den Button „Eingebettetes XML“ die im Dokument integrierten XML-Daten einzublenden. Durch Anklicken des Buttons wird die strukturierte XML-Datei angezeigt, die alle relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Ansicht dient insbesondere der technischen Prüfung und Nachvollziehbarkeit der übermittelten E-Rechnungsdaten.

Rechnungen Ausgang

In diesem Bereich sehen Sie alle von Ihnen erstellten und bereits versandten Rechnungen:

• Rechnungstyp & Rechnungsnummer

• Rechnungsempfänger

• Versanddatum der E-Rechnung

• Netto // Bruttobetrag

Rechnung kopieren

Um eine Rechnung zu kopieren, wählen Sie im Bereich „Rechnungen“ den Ausgangsordner aus.

Gehen Sie anschließend auf die entsprechende Rechnungszeile, die Sie kopieren möchten. Klicken Sie danach rechts auf das Pfeilsymbol und wählen Sie das Kopier- Symbol um die Rechnung zu kopieren.

Wenn Sie auf dieses Icon klicken, wird die ausgewählte Rechnung autom. als Rechnungsvorlage im E-Rechnungsformular geöffnet. Dabei werden die Rechnungsnummer und die Datumsfelder nicht übernommen.

Sie können die Rechnung dann bearbeiten und als neuen Entwurf speichern, wie unter Erstellung einer E-Rechnung beschrieben.

Rechnung weiterleiten

Um eine Rechnung an sich selbst, weitere oder mehrere Empfänger weiterzuleiten, wählen Sie im Bereich Rechnungen den Ausgangsordner aus.

Gehen Sie anschließend auf die entsprechende Rechnungszeile, die Sie weiterleiten möchten. Klicken Sie danach rechts auf das Pfeilsymbol und wählen Sie das Umschlag-Symbol, um die Rechnung weiterzuleiten.

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Falls gewünscht, können Sie mehrere E-Mail-Empfänger angeben; trennen Sie diese bitte durch Semikolons. Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend mit dem Button „Weiterleiten“.

Bitte beachten Sie, dass jede Weiterleitung protokolliert wird.

Rechnung löschen

Um eine Rechnung zu löschen, wählen Sie im Bereich „Rechnungen“ den Ordner aus, in dem sich die zu löschende Rechnung befindet.

Gehen Sie anschließend auf die entsprechende Rechnungszeile, die Sie löschen möchten. Klicken Sie danach rechts auf das Pfeilsymbol und wählen Sie das Papierkorb-Symbol, um die Rechnung zu löschen.

Erst wenn Sie im darauffolgenden Pop-up-Fenster den Grund sowie die Angabe „löschen“ eingetragen haben, wird der Lösch-Button aktiviert.

Rechnungen Formate

eBill unterstützt drei verschiedene E-Rechnungsformate, die der europäischen Norm CEN 16931 entsprechen.

• XRechnung (CII-Format) „CII” bedeutet „(UN/CEFACT) Cross Industry Invoice“

Es ist eines von zwei gültigen XRechnungsformaten und beschreibt

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

• XRechnung (UBL-Format)

„UBL“ bedeutet „Universal Business Language“

Es ist das zweite gültige XRechnungsformat und beschreibt ebenfalls

den genauen strukturellen Aufbau der XML-Daten.

Die beiden XRechnungsformate sind reine XML-Datensätze und

unterscheiden sich nur im strukturellen Aufbau der XML-Daten. Für

beide Formate wird ein spezieller XRechnungs-Viewer benötigt, sofern

der Empfänger nicht mit dem eBill Service arbeitet.

• ZUGFeRD-PDF

„ZUGFeRD“ bedeutet „Zentraler User Guide Forum elektronische

Rechnung Deutschland“.

Dieses Format ist ein hybrides E-Rechnungsformat, da es aus einem

normalen PDF-Anteil besteht, der mit jedem PDF-Viewer geöffnet

und angesehen werden kann und zusätzlich sind die E-

Rechnungsdaten im CII-Format im Dokument eingebunden.

Unsere Empfehlung:

Kontaktieren Sie den Rechnungsempfänger vor dem Erstellen der E-Rechnung, um sicherzustellen, dass dieser das von Ihnen gewählte Format empfangen kann. Es besteht die Möglichkeit, dass nicht alle Formate unterstützt werden.

Rechnungen Entwürfe

Hier werden alle erstellten, aber noch nicht versendeten Rechnungen als Entwurf gespeichert. Sie können diese jederzeit bearbeiten, löschen und schließlich versenden, indem Sie auf den Erweiterungspfeil rechts neben dem Netto // Brutto Betrag klicken.

Rechnungen Eingang abgelehnt

In diesem Bereich werden empfangene Emails angezeigt, die keine gültige E-Rechnung enthielten.

Sie sehen hier in der Liste direkt

• Datum und Zeitpunkt

• Absender

• Betreff

• Ablehnungsgrund

Beim Klick auf eine Zeile, wird der Ablehnungsgrund komplett angezeigt.

Der Absender der Email hat diesen Ablehnungsgrund auch bereits als Antwort erhalten.

Die hier aufgeführten Rechnungen wurden nicht archiviert und stehen unter E-Rechnungen Eingang nicht zur Verfügung, da nur valide E-Rechnungen verarbeitet werden.

Neue Belege

Im Ordner „Neue Belege“ haben Sie die Möglichkeit, sonstige Belege hochzuladen.

Über das QR-Code-Symbol haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihre Belegerfassung aus der mobilen App automatisch hier hochzuladen.

Gelöscht

Im Ordner "Gelöscht" sehen Sie alle Rechnungen, die Sie bereits gelöscht haben. Die Einträge werden mit Datum und Uhrzeit der Löschung sowie dem Benutzer angezeigt, der die Löschung durchgeführt hat. Zusätzlich wird der Grund bzw. Kontext der Löschung dokumentiert.

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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