Schritt-für-Schritt-Anleitung
Erste Schritte
E-Rechnung erstellen:
Klicken Sie auf "Rechnungen"
Klicken Sie auf "E-Rechnung erstellen"
Ansicht & Eingabefelder:
Bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen. Ihnen stehen dabei drei Ansichten zur Verfügung:
Standard
Kompakt
2-Spalten
Felder, die mit einem roten * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. In der Eingabemaske sind alle Felder farblich gekennzeichnet:
Grün: Das Feld wurde korrekt ausgefüllt.
Rot: Das Feld ist noch nicht ausgefüllt und muss ergänzt werden. Zusätzlich werden Sie oben rechts durch einen roten Kreis (Badge) auf die Anzahl der noch nicht ausgefüllten Pflichtfelder hingewiesen.
Weiß: Das Feld ist ein optionales Feld. Es muss nicht zwingend mit Inhalt gefüllt werden.
Dokumentendaten ausfüllen
1. Rechnungstyp:
Wählen Sie im Drop-down-Menü den gewünschte Rechnungstyp aus.
Folgende Typen stehen Ihnen aktuell zur Verfügung:
Handelsrechnung (380)
Gutschrift (381)
2. Rechnungsformat:
Wählen Sie im Drop-down-Menü das gewünschte Rechnungsformat aus. Folgende Formate stehen Ihnen aktuell zur Verfügung:
ZUGFeRD-PDF
xRechnung (UBL)
xRechnung (CII – Cross Industry Invoice)
Wenn Sie unsicher sind, welches Format für Sie geeignet ist, kehren Sie bitte zur Startseite zurück. Im Bereich „Neueste Dokumente“ finden Sie das PDF „E-Rechnung Formate“, das eine Übersicht der verfügbaren Formate enthält. Nutzen Sie alternativ den Reiter Rechnungsformate.
3. Zustellungsart
E-Mail: Nach dem Speichern des Rechnungsentwurfs kann die Rechnung über den Bereich "Rechnungen → Entwürfe" an die E-Mail-Adresse des Leistungsempfängers versendet werden.
Keine Zustellung: Nach dem Speichern des Rechnungsentwurfs kann die Rechnung über den Bereich "Rechnungen → Entwürfe" erstellt werden. Die Rechnung wird hierbei in den Bereich "Rechnungen → Ausgang" verschoben, ohne dass sie an den Rechnungsempfänger versendet wird. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zunächst an Ihre eigene E-Mail-Adresse zu senden, um sie lokal auf Ihrem Computer zu speichern, oder sie anschließend selbst an den Leistungsempfänger weiterzuleiten.
Weitere Erläuterungen zur Zustellungsart mit Veranschaulichungen erhalten Sie untenstehend im Bereich letzte Schritte.
4. Rechnungsnummer
Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein. Sofern unter „Verwaltung → Einstellungen“ ein Nummernschema hinterlegt ist, wird automatisch die nächste freie Rechnungsnummer vorausgefüllt.
5. Rechnungsdatum:
Dieses Feld wird automatisch befüllt, kann bei Bedarf jedoch manuell geändert werden. Alternativ können Sie über das Kalender-Icon ein Datum auswählen.
6. Fälligkeitsdatum:
Ist in den Stammdaten ein Fälligkeitsdatum hinterlegt, wird dieses automatisch übernommen. Wurde in den Kundenstammdaten ein abweichendes Fälligkeitsdatum hinterlegt, hat dieses Vorrang und das hinterlegte Datum aus den Stammdaten wird ignoriert. Ist weder in den Stammdaten noch in den Kundenstammdaten ein Fälligkeitsdatum vorhanden, bleibt das Feld leer. Sie können das Fälligkeitsdatum dann:
manuell eingeben,
über das Kalender-Icon auswählen oder
über die Vorauswahl 7, 14, 30 oder 60 Tage festlegen.
Bei den beiden zuletzt genannten Varianten berechnet das System das entsprechende Fälligkeitsdatum automatisch.
7. Leitweg-ID:
Bei einer XRechnung ist dieses Feld Pflicht und wird vom System automatisch gesetzt, sofern kein Inhalt hinterlegt ist. Bei ZUGFeRD ist die Angabe optional.
8. Start des Leistungszeitraums:
Wählen Sie das entsprechende Startdatum über das Kalender-Icon aus.
9. Ende des Leistungszeitraums:
Wählen Sie das entsprechende Enddatum ebenfalls über das Kalender-Icon aus. Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.
Es muss mindestens ein Lieferdatum oder ein Leistungszeitraum (Start oder Ende) angegeben werden
10. Feld hinzufügen:
Unter „Feld hinzufügen“ finden Sie weitere Felder, die Sie durch Anklicken als zusätzliche Felder in den Dokumentendaten ergänzen können.
Leistungsempfänger
1. Name des Leistungsempfängers:
Geben Sie den Namen des Empfängers (Kunden) ein. Bei bereits gespeichertem Kunden: Wenn Sie das Feld Name auswählen, zeigt das System automatisch alle in der Kundenverwaltung gespeicherten Kunden an. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus – alle hinterlegten Stammdaten werden automatisch übernommen.
2. Stammdaten aktualisieren:
Hat ein bestehender Kunde an dieser Stelle beispielsweise eine neue Adresse, können Sie die geänderten Daten direkt hier eintragen. Wenn Sie möchten, dass diese Änderungen dauerhaft in der Datenbank gespeichert werden, setzen Sie oben rechts den Haken bei „Kunde aktualisieren“.
3. Neuer Kunde:
Wenn bei der Eingabe des Namens kein Treffer gefunden wird, erkennt das System automatisch, dass es sich um einen Neukunden handelt. Oben rechts wird angezeigt, dass der Kunde gespeichert wird. Möchten Sie dies nicht, entfernen Sie einfach den Haken.
Während der Eingabe werden Ihnen passende Vorschläge angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern, beispielsweise erkennt das System bereits nach Eingabe der ersten drei Ziffern der Postleitzahl alle möglichen Treffer und schlägt Ihnen die passenden Optionen vor. Dieses Verfahren funktioniert ebenso bei der Stadt sowie bei der Straße.
Informationen zur Abrechnung
Vorgehen
Zahlungsart:
Bei Zahlungsart können Sie über das Dropdown-Menü zwischen SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift wählen.
Verwendungszweck:
Der Verwendungszweck wird mit der Rechnungsnummer vorausgefüllt.
Skonto:
Hier können Sie durch Anklicken des Buttons „+ Skonto hinzufügen“ einen oder mehrere Skonti hinterlegen. Bei dem Klick auf die Schaltfläche erscheint der rot markierte Bereich in der Eingabemaske.
Dabei gilt: In Ihren Stammdaten definieren Sie Standard-Skonto-Konditionen. Diese gelten als Vorgabe, sofern beim Kunden keine individuellen Skonto-Einstellungen vorgenommen wurden.
Sepa-Überweisung:
Die Angaben werden automatisch aus den Stammdaten übernommen.
Sepa-Lastschrift:
Die Daten werden aus den Kundendaten übernommen, sofern diese dort hinterlegt sind. Die Gläubiger-ID wird aus den Stammdaten übernommen.
Rechnungsersteller
Hier werden Ihre Stammdaten automatisch übernommen und sind nicht änderbar.
Lieferinformationen
Hier können Sie Ihre Lieferinformationen eintragen. Über den Button „Feld hinzufügen“ wählen Sie die Felder aus, die benötigt werden. Eine Mehrfachauswahl ist möglich..
Rechnungsnotizen
Hier können Sie durch Anklicken des Buttons „+ Notiz hinzufügen" eine Notiz hinterlegen.
Dabei gilt: Sollten Sie bereits in Ihren Stammdaten eine Standard-Rechnungsnotiz hinterlegt haben, wird diese Notiz automatisch in alle Rechnungen eingefügt.
Rechnungstexte
Diese Texte werden nur im ZUGFeRD-PDF ausgegeben. In der Rechnungsmaske werden sie nur angezeigt, wenn ZUGFeRD als Format gewählt ist.
Rechnungspositionen
Klicken Sie auf "+ Position hinzufügen" um die erste Position hinzufügen, oder klicken Sie auf "CSV importieren".
Bei "Artikel", geben Sie den Namen des Artikels ein. Bei bereits gespeicherten Artikeln:
Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben werden Ihnen passende Artikel aus der Datenbank vorgeschlagen.
Wählen Sie den gewünschten Artikel aus – alle Stammdaten werden automatisch übernommen.
Bestätigen Sie die Auswahl mit dem "OK" Button.
Bei neuem Artikel: Wenn bei der Eingabe des Artikels kein Treffer gefunden wird, füllen Sie bitte alle Felder aus. Das System erkennt automatisch, dass es sich um einen neuen Artikel handelt. Oben Links wird angezeigt, dass der Artikel gespeichert werden kann. Möchten Sie den Artikel nicht speichern, entfernen Sie den Haken im Kästchen „Artikel speichern“.
Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „+ Rabatt hinzufügen“ einen Rabatt entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „+ Zuschlag hinzufügen“ einen Zuschlag entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „Feld hinzufügen“ weitere Felder zur Position hinzuzufügen.
CSV-Import
Rechnungspositionen aus CSV importieren:
Öffnen Sie in der Rechnungserstellung den Bereich Rechnungspositionen und wählen Sie CSV importieren.
Anschließend laden Sie Ihre CSV-Datei über die Upload-Fläche hoch.
Spalten zuordnen & Vorlage erstellen
Vergeben Sie einen Profilnamen, hinterlegen Sie Trennzeichen und Dezimaltrennzeichen und ordnen Sie die CSV-Spalten den passenden Rechnungspositionsfeldern zu. Die Zuordnung können Sie als Vorlage speichern und später erneut verwenden.
Rechnungspositionen übernehmen
Prüfen Sie die Vorschau der erkannten Positionen. Wenn alles korrekt zugeordnet ist, übernehmen Sie die Zeilen direkt in Ihre Rechnung. Optional können vorhandene Positionen ersetzt werden.
Einmal zuordnen, danach in Sekunden importieren
Besonders hilfreich wird der CSV-Import nach der ersten Einrichtung: Sie ordnen Ihre Spalten einmal zu, speichern die Zuordnung als Vorlage und können diese beim nächsten Import direkt wiederverwenden.
So lassen sich auch größere Mengen an Artikeln oder Leistungspositionen schnell übernehmen – ohne jede Position einzeln manuell erfassen zu müssen.
Rabatte & Zuschläge
Auf Rechnungsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „+ Rabatt hinzufügen“ einen Rabatt entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Oder Sie können durch Anklicken des Buttons „+ Zuschlag hinzufügen“ einen Zuschlag entweder prozentual oder als Festbetrag hinzufügen. Auch hier gilt: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Anhänge
Unter „Anhänge“ haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Rechnung Anhänge bis zu einer Gesamtgröße von 5,0 MB hinzuzufügen. Die hinzugefügten Dateien werden nach dem Speichern hochgeladen.
Um eine Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button „+ Datei hinzufügen“ und wählen anschließend die gewünschte Datei aus Ihrem Dateiordner aus.
Über den Button „Entfernen“ können Sie jede hinzugefügte Datei wieder löschen.
Anhang-Format, beim Rechnungsformat „ZUGFeRD-PDF“ können Sie festlegen, wie Anhänge zusammen mit der Rechnung versendet werden sollen.
Im XML eingebettet
Als E-Mail-Anhang: Die Anhänge werden der E-Mail separat beigefügt. Diese Variante eignet sich insbesondere für B2C-Rechnungen (Business-to-Consumer), da Privatpersonen in der Regel eine PDF-Rechnung mit separaten Anhängen bevorzugen.
Summen
Unter Summen sehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnung, bestehend aus Zwischensumme und MwSt. Sollte Ihr Kunde bereits eine Anzahlung geleistet haben, tragen Sie den Betrag in die Spalte Bereits bezahlter Betrag ein. In der Spalte Zu zahlender Betrag wird der aktuell offene Betrag angezeigt.
Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf „Speichern“. Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar.
Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung nicht gespeichert.
Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button „Speichern“. Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.
Letzte Schritte
Abgespeicherte Rechnungen findet man unter Rechnungen → Entwürfe.
Wichtig: Je nachdem, welche Zustellungsart beim Erstellen der Rechnung hinterlegt wurde, unterscheiden sich die letzten Schritte bis hin zum Versand der Rechnung.
Zustellungsart: E-Mail
Rechnungs-Entwurf
Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung verwalten.
Papierkorb: Löschen → Der Rechnungsentwurf wird gelöscht.
Briefumschlag: Senden → Nach dem Versand der Rechnung wird sie von dem Reiter „Entwürfe“ in den Reiter „Ausgang“ verschoben.
Stift: Bearbeiten → Die Rechnungserstellungs- und Bearbeitungsmaske öffnet sich wieder.
Rechnung versenden
Um die Rechnung an den Empfänger zu versenden, klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol (siehe obenstehende Grafik).
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich versenden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf „Rechnung versenden“ klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Alternativ können Sie den Vorgang abbrechen, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.
E-Rechnung gesendet
Nachdem Sie Ihre Rechnung versendet haben, finden Sie die Rechnung im Bereich Rechnungen → Ausgang. Dort finden Sie im Übrigen auch alle Rechnungen übersichtlich gespeichert, die über das System erstellt oder versendet wurden.
Durch einen Klick auf die Rechnungszeile der versandten Rechnung öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.
In dem Reiter "Protokoll" sind sämtliche Aktivitäten zu entnehmen, die bis zu diesem Zeitpunkt vorgenommen wurden.
Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in Entwürfe verschoben. Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.
Zustellungsart: keine Zustellung
Rechnungs-Entwurf
Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung verwalten.
Papierkorb: Löschen → Der Rechnungsentwurf wird gelöscht.
Speichersymbol: Rechnung erstellen → Nach dem Erstellen der Rechnung wird sie von dem Reiter „Entwürfe“ in den Reiter „Ausgang“ verschoben, OHNE dabei als E-Mail versendet zu werden.
Stift: Bearbeiten → Die Rechnungserstellungs- und Bearbeitungsmaske öffnet sich wieder.
Rechnung versenden
Um die Rechnung ohne Versand zu erstellen, klicken Sie auf das Speichersymbol (siehe obenstehende Grafik).
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Rechnung tatsächlich erstellen möchten. Bestätigen Sie dies, indem Sie auf „Rechnung erstellen“ klicken. Die Rechnung wird dann in den Bereich Rechnungen → Ausgang verschoben. Alternativ können Sie den Vorgang abbrechen, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu erstellen.
E-Rechnung gesendet
Nachdem Sie Ihre E-Rechnung erstellt haben, finden Sie die E-Rechnung im Bereich Rechnungen → Ausgang. Dort finden Sie im Übrigen auch alle Rechnungen übersichtlich gespeichert, die über das System erstellt oder versendet wurden.
Durch einen Klick auf die Rechnungszeile der erstellten Rechnung öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Erstellen nicht mehr möglich.
In dem Reiter "Protokoll" sind sämtliche Aktivitäten zu entnehmen, die bis zu diesem Zeitpunkt vorgenommen wurden. Hier ist nun auch zu erkennen, dass die Rechnung nicht versendet, sondern lediglich ohne Zustellung erstellt wurde.
Tipps
Um E-Rechnungen effizient und mit möglichst wenigen manuellen Eingaben zu erstellen, ist es wichtig, die Bereiche Stammdaten, Artikelverwaltung und Kundenverwaltung gut zu kennen. Diese Bereiche bilden die Grundlage, aus der notwendige Daten für die E-Rechnung entstehen. Gleichzeitig ermöglichen sie Ihnen, Ihre Artikel und Kunden mit minimalem Aufwand übersichtlich zu organisieren.
Um zu den Stammdaten, der Artikelverwaltung und der Kundenverwaltung zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zunächst „Verwaltung“ und anschließend den entsprechenden Bereich aus.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den einzelnen Bereichen finden Sie in unserem Handbuch unter der jeweiligen Bezeichnung.
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Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.
Ihr eBill-Service Team
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