# PDF2eBill

Mit der Funktion PDF2eBill können sie eine E-Rechnung aus ihrer klassische PDF- Rechnung konvertieren. Diese Funktion ermöglicht ihnen die e-Rechnungspflicht schnell und unkompliziert zu erfüllen und das ohne große Änderungen an ihren bestehenden Workflow im Rechnungsausgang.

**Schritt 1:** Klicken sie auf Rechnungen

<figure><img src="/files/WuYUTxoZjodhfDAgpJp1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Gehen Sie über die **Navigationsleiste ->** PDF2eBill

<figure><img src="/files/yOIL0tUCY40lRoudCZ7m" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Schritt 2:** PDF hier ablegen oder klicken zum Auswählen

<div align="left"><figure><img src="/files/wEiR3p7SEk1KutwOvl3W" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Nachdem eine PDF-Datei abgelegt wurde, beginnt das System automatisch mit der Analyse des Inhalts. Dieser Vorgang kann einen kurzen Moment dauern.

<figure><img src="/files/p9pzqlStQIWjWH5nYRI2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nach Abschluss der Analyse sehen Sie auf der rechten Seite Ihres Bildschirms den Entwurf Ihrer E-Rechnung. Die Informationen zu Abrechnung und Rechnungsersteller werden automatisch aus ihren Stammdaten übernommen, vorausgesetzt sie sind dort hinterlegt.

<figure><img src="/files/uEBjxjy5jIe1MDTDfkg8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Alle Pflichtfelder, Dokumentendaten, Leistungsempfänger und Rechnungspositionen die **grün hinterlegt** sind, wurden erfolgreich aus der PDF übernommen.\
Felder, die **rot markiert** sind, müssen ergänzt werden, entweder manuell oder Sie klicken hierzu auf das rot markierte Feld in der Rechnung und suchen in der PDF-Vorlage den passenden Wert. Markieren Sie den entsprechenden Wert. Das System fragt anschließend, ob der ausgewählte Wert übernommen werden soll. Nach Bestätigung wird der Wert automatisch in die Rechnung übernommen. Dieses Vorgehen gilt für alle rot markierten Bereiche.

<figure><img src="/files/wiY06kX872VTIpvaAbaq" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bei **Leistungsempfänger** und **Rechnungspositionen** haben Sie die Möglichkeit, den jeweiligen Empfänger bzw. jede Rechnungsposition dauerhaft in Ihren **Stammdaten** zu speichern. Setzen Sie hierfür das entsprechende **Häkchen** bei Kunde bzw. Artikel. Soll die Speicherung nicht erfolgen, entfernen Sie das Häkchen einfach.

<figure><img src="/files/Jm02pOL0wZoHrwdigHot" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bei Bedarf können Sie Ihrer Rechnung weitere Positionen hinzufügen, indem Sie den blauen Button **„+ Position hinzufügen“** verwenden. Zum Entfernen einer Position steht Ihnen in jeder Position der rote Button **„Entfernen“** zur Verfügung.

Unter **Summen** sehen Sie jederzeit den aktuellen Gesamtwert, bestehend aus **Zwischensumme**, **MwSt.** und **Gesamtsumme**.

Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf **„Speichern“**. Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar. Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung **nicht gespeichert**. Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button **„Speichern“**.\
Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.

**Schritt 3:**\
Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter **E-Rechnungen → Entwürfe**.

<figure><img src="/files/YwKRbqhgG8hPfKLDGClj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:

* **Stift:** Bearbeiten der Rechnung.
* **Papierkorb:** Löschen der Rechnung.
* **Briefumschlag:** Senden der Rechnung.

<figure><img src="/files/D69muDTiLmixOffqVThf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Schritt 4: Senden der E-Rechnung**

* Um die Rechnung an den Empfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das **Briefumschlag-Symbol** in der rechten Leiste. &#x20;
* Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf **„E-Rechnung versenden“** klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.

&#x20;Alternativ können Sie den Vorgang **abbrechen**, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.

<figure><img src="/files/VP3DXm6dmo23XxbtuT5s" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Schritt 5: E-Rechnung gesendet**

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu **E-Rechnungen -> Ausgang.** Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit **eBill** erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.

<figure><img src="/files/lheObYEKlM5TJ1FoBENK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in **Entwürfe** verschoben.\
Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.

Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.

<figure><img src="/files/X1i1ZrwoNLwTmRjVo8PS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über den Button **„Anhänge“** gelangen Sie zu den Dateien, die Ihrer Rechnung angehängt wurden.

<figure><img src="/files/cg9XOukgXXOdpkj1gUY2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über den Button **„Protokoll“** gelangen Sie zu den Protokollen, in denen Sie einsehen können, wann und von wem Aktivitäten ausgelöst wurden.

<figure><img src="/files/kb1OeGxghFUotwjdQezH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die **Vorschau** können Sie das ursprüngliche PDF einsehen, aus dem die Rechnung erstellt wurde.

<figure><img src="/files/Pc256vtzEpYXfb1P3XFM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In der Ansicht oben rechts haben Sie die Möglichkeit, über den Button **„Eingebettetes XML“** die im Dokument integrierten XML-Daten einzublenden. Durch Anklicken des Buttons wird die strukturierte XML-Datei angezeigt, die alle relevanten Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält. Diese Ansicht dient insbesondere der technischen Prüfung und Nachvollziehbarkeit der übermittelten E-Rechnungsdaten.

<figure><img src="/files/t87rxIZ6Zv9Lx8k7JD2X" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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