E-Rechnungen erstellen
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einfach und schnell eine E-Rechnung erstellen können. Von der Eingabe der notwendigen Daten bis hin zum Versand der fertigen Rechnung – wir begleiten Sie durch jeden einzelnen Schritt. Folgen Sie den Anweisungen und nutzen Sie die Funktionen, um den Rechnungsprozess effizient und rechtssicher abzuwickeln. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und problemlos an Ihre Kunden versendet werden kann.
An dieser Stelle steht Ihnen ein Video zur Verfügung, das Ihnen Schritt für Schritt den Prozess der Rechnungserstellung erklärt, bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:
E-Rechnung erstellen
Klicken Sie auf "Rechnungen"
Gehen Sie über die Navigationsleiste -> E-Rechnung erstellen
Bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen. Ihnen stehen dabei drei Ansichten zur Verfügung:
Standard
Kompakt
2-Spalten
Eingabefelder:
Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. In der Eingabemaske sind alle Felder farblich gekennzeichnet:
Grün: Feld wurde korrekt ausgefüllt.
Rot: Feld ist noch nicht ausgefüllt und muss ergänzt werden. Zusätzlich werden Sie oben rechts durch einen roten Kreis (Badge) mit der Anzahl der noch auszufüllenden Felder auf fehlende Eingaben hingewiesen.
Weiß Optionale Felder.
Dokumentendaten ausfüllen.
Handelsrechnung
1. Rechnungstyp:
Wählen Sie im Drop-down-Menü den gewünschte Rechnungstyp aus.
Folgende Typen stehen Ihnen zur Verfügung:
Handelsrechnung
Gutschrift
2. Rechnungsformat:
Wählen Sie im Drop-down-Menü das gewünschte Rechnungsformat aus. Folgende Formate stehen zur Verfügung:
ZUGFeRD-PDF
xRechnung (UBL)
xRechnung (CII – Cross Industry Invoice)
Wenn Sie unsicher sind, welches Format für Sie geeignet ist, kehren Sie bitte zur Startseite zurück. Im Bereich „Neueste Dokumente“ finden Sie das PDF „E-Rechnung Formate“, das eine Übersicht der verfügbaren Formate enthält.
3. Rechnungsnummer
Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein. Sofern unter „Einstellungen“ ein Nummern-Pattern hinterlegt ist, wird automatisch die nächste freie Rechnungsnummer vorausgefüllt.
4. Rechnungsdatum:
Dieses Feld wird automatisch befüllt, kann bei Bedarf jedoch manuell geändert werden. Alternativ können Sie über das Kalender-Icon ein Datum auswählen.
5. Fälligkeitsdatum:
Ist in den Stammdaten ein Fälligkeitsdatum hinterlegt, wird dieses automatisch übernommen. Wurde in den Kundenstammdaten ein abweichendes Fälligkeitsdatum hinterlegt, hat dieses Vorrang; das Stammdaten-Datum wird in diesem Fall ignoriert. Ist weder in den Stammdaten noch in den Kundenstammdaten ein Fälligkeitsdatum vorhanden, bleibt das Feld leer. Sie können das Fälligkeitsdatum dann:
manuell eingeben,
über das Kalender-Icon auswählen oder
über die Vorauswahl 7, 14, 30 oder 60 Tage festlegen.
Bei den beiden zuletzt genannten Varianten berechnet das System das entsprechende Fälligkeitsdatum automatisch.
6. Leitweg-ID:
Bei einer XRechnung ist dieses Feld Pflicht und wird vom System automatisch gesetzt, sofern kein Inhalt hinterlegt ist. Bei ZUGFeRD ist die Angabe optional.
7. Start des Leistungszeitraums:
Wählen Sie das entsprechende Startdatum über das Kalender-Icon aus.
8. Ende des Leistungszeitraums:
Wählen Sie das entsprechende Enddatum ebenfalls über das Kalender-Icon aus. Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.
Es muss mindestens ein Lieferdatum oder ein Leistungszeitraum (Start oder Ende) angegeben werden
Unter „Feld hinzufügen“ finden Sie weitere Felder, die Sie durch Anklicken als zusätzliche Felder in den Dokumentendaten ergänzen können.
Gutschrift
1. Rechnungstyp:
Wählen Sie im Drop-down-Menü den gewünschte Rechnungstyp aus.
Folgende Typen stehen Ihnen zur Verfügung:
Handelsrechnung
Gutschrift
2. Rechnungsformat:
Wählen Sie im Drop-down-Menü das gewünschte Rechnungsformat aus. Folgende Formate stehen zur Verfügung:
ZUGFeRD-PDF
xRechnung (UBL)
xRechnung (CII – Cross Industry Invoice)
Wenn Sie unsicher sind, welches Format für Sie geeignet ist, kehren Sie bitte zur Startseite zurück. Im Bereich „Neueste Dokumente“ finden Sie das PDF „E-Rechnung Formate“, das eine Übersicht der verfügbaren Formate enthält.
3. Rechnungsnummer
Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein. Sofern unter „Einstellungen“ ein Nummern-Pattern hinterlegt ist, wird automatisch die nächste freie Rechnungsnummer vorausgefüllt.
4. Rechnungsdatum:
Dieses Feld wird automatisch befüllt, kann bei Bedarf jedoch manuell geändert werden. Alternativ können Sie über das Kalender-Icon ein Datum auswählen.
5. Fälligkeitsdatum:
Ist in den Stammdaten ein Fälligkeitsdatum hinterlegt, wird dieses automatisch übernommen. Wurde in den Kundenstammdaten ein abweichendes Fälligkeitsdatum hinterlegt, hat dieses Vorrang; das Stammdaten-Datum wird in diesem Fall ignoriert. Ist weder in den Stammdaten noch in den Kundenstammdaten ein Fälligkeitsdatum vorhanden, bleibt das Feld leer. Sie können das Fälligkeitsdatum dann:
manuell eingeben,
über das Kalender-Icon auswählen oder
über die Vorauswahl 7, 14, 30 oder 60 Tage festlegen.
Bei den beiden zuletzt genannten Varianten berechnet das System das entsprechende Fälligkeitsdatum automatisch.
6.Vorherige Rechnungsnummer:
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung zu hinterlegen, auf die sich die Gutschrift bezieht.
7.Vorherige Rechnungsdatum:
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, das Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung zu hinterlegen, auf die sich die Gutschrift bezieht.
8. Leitweg-ID:
Bei einer XRechnung ist dieses Feld Pflicht und wird vom System automatisch gesetzt, sofern kein Inhalt hinterlegt ist. Bei ZUGFeRD ist die Angabe optional.
9. Start des Leistungszeitraums:
Wählen Sie das entsprechende Startdatum über das Kalender-Icon aus.
10. Ende des Leistungszeitraums:
Wählen Sie das entsprechende Enddatum ebenfalls über das Kalender-Icon aus. Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.
Es muss mindestens ein Lieferdatum oder ein Leistungszeitraum (Start oder Ende) angegeben werden.
Unter „Feld hinzufügen“ finden Sie weitere Felder, die Sie durch Anklicken als zusätzliche Felder in den Dokumentendaten ergänzen können.
Leistungsempfänger
1. Name des Leistungsempfängers:
Geben Sie den Namen des Empfängers (Kunden) ein. Bei bereits gespeichertem Kunden: Wenn Sie das Feld Name auswählen, zeigt das System automatisch alle in der Kundenverwaltung gespeicherten Kunden an. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus – alle hinterlegten Stammdaten werden automatisch übernommen.
2. Stammdaten aktualisieren:
Hat ein bestehender Kunde an dieser Stelle beispielsweise eine neue Adresse, können Sie die geänderten Daten direkt hier eintragen. Wenn Sie möchten, dass diese Änderungen dauerhaft in der Datenbank gespeichert werden, setzen Sie oben rechts den Haken bei „Kunde aktualisieren“.
3. Neuer Kunde:
Wenn bei der Eingabe des Namens kein Treffer gefunden wird, erkennt das System automatisch, dass es sich um einen Neukunden handelt. Oben rechts wird angezeigt, dass der Kunde gespeichert wird. Möchten Sie dies nicht, entfernen Sie einfach den Haken.
Während der Eingabe werden Ihnen passende Vorschläge angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern, beispielsweise erkennt das System bereits nach Eingabe der ersten drei Ziffern der Postleitzahl alle möglichen Treffer und schlägt Ihnen die passenden Optionen vor. Dieses Verfahren funktioniert ebenso bei der Stadt sowie bei der Straße.
Zahlungsbedingungen
Informationen zur Abrechnung:
Bei Zahlungsart können Sie über das Dropdown-Menü zwischen SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift wählen.
Verwendungszweck –wird mit der Rechnungsnummer vorausgefüllt.
Skonto – Hier können Sie durch Anklicken des Buttons „+ Skonto hinzufügen“ einen oder mehrere Skontos hinterlegen.
Dabei gilt: In Ihren Stammdaten definieren Sie Standard-Skonto-Konditionen. Diese gelten als Vorgabe, sofern beim Kunden kein eigenes Skonto hinterlegt ist.
Sepa Überweisung:
Die Angaben werden automatisch aus den Stammdaten übernommen.
Sepa Lastschrift:
Die Daten werden aus den Kundendaten übernommen, sofern diese dort hinterlegt sind. Die Gläubiger-ID wird aus den Stammdaten übernommen.
Rechnungsersteller
Hier werden Ihre Stammdaten automatisch übernommen und sind nicht änderbar.
Lieferinformationen
Hier können Sie Ihre Lieferinformationen eintragen. Über den Button „Feld hinzufügen“ wählen Sie die Felder aus, die benötigt werden. Eine Mehrfachauswahl ist möglich..
Rechnungsnotizen
Hier können Sie durch Anklicken des Buttons „+ Notiz hinzufügen" eine Notiz hinterlegen.
Dabei gilt: Sollten Sie bereits in Ihren Stammdaten eine Standard-Rechnungsnotiz hinterlegt haben, wird diese Notiz automatisch in alle Rechnungen eingefügt.
Rechnungstexte
Diese Texte werden nur im ZUGFeRD-PDF ausgegeben. In der Rechnungsmaske werden sie nur angezeigt, wenn ZUGFeRD als Format gewählt ist.
Rechnungspositionen
Klicken Sie auf "+ Position hinzufügen" um die erste Position hinzufügen, oder klicken Sie auf "CSV importieren"
Bei "+Position Hinzufügen", geben Sie den Namen des Artikels ein. Bei bereits gespeicherten Artikeln:
Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben werden Ihnen passende Artikel aus der Datenbank vorgeschlagen.
Wählen Sie den gewünschten Artikel aus – alle Stammdaten werden automatisch übernommen.
Bestätigen Sie die Auswahl mit dem "OK" Button.
Bei neuem Artikel: Wenn bei der Eingabe des Artikels kein Treffer gefunden wird, füllen Sie bitte alle Felder aus. Das System erkennt automatisch, dass es sich um einen neuen Artikel handelt. Oben Links wird angezeigt, dass der Artikel gespeichert werden kann. Möchten Sie den Artikel nicht speichern, entfernen Sie den Haken im Kästchen „Artikel speichern“.
Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „+ Rabatt hinzufügen“ einen Rabatt entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „+ Zuschlag hinzufügen“ einen Zuschlag entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Auf jeder Positionsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „Feld hinzufügen“ weitere Felder zur Position hinzuzufügen.
Bei „CSV importieren“ haben Sie die Möglichkeit, eigene CSV-Datei mit mehreren Positionen (unterstützte Formate: csv, tsv, txt) in das Feld zu ziehen.
Über das Zahnradsymbol können Sie entsprechende Importmerkmale festlegen und speichern.
Rabatte & Zuschläge
Auf Rechnungsebene haben Sie die Möglichkeit, durch Anklicken des Buttons „+ Rabatt hinzufügen“ einen Rabatt entweder prozentual oder als Festbetrag hinzuzufügen. Wichtig hierbei ist: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Oder Sie können durch Anklicken des Buttons „+ Zuschlag hinzufügen“ einen Zuschlag entweder prozentual oder als Festbetrag hinzufügen. Auch hier gilt: Es muss entweder eine Beschreibung oder ein Code angegeben werden.
Anlagen
Unter „Anlagen“ haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Rechnung Anhänge bis zu einer Gesamtgröße von 5,0 MB hinzuzufügen. Die hinzugefügten Dateien werden nach dem Speichern hochgeladen.
Um eine Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button „+ Datei hinzufügen“ und wählen anschließend die gewünschte Datei aus Ihrem Dateiordner aus.
Über den Button „Entfernen“ können Sie jede hinzugefügte Datei wieder löschen.
Summen
Unter Summen sehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnung, bestehend aus Zwischensumme und MwSt. Sollte Ihr Kunde bereits eine Anzahlung geleistet haben, tragen Sie den Betrag in die Spalte Bereits bezahlter Betrag ein. In der Spalte Zu zahlender Betrag wird der aktuell offene Betrag angezeigt.
Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf „Speichern“. Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar.
Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung nicht gespeichert.
Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button „Speichern“. Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.
Rechnungs-Entwurf
Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter E-Rechnungen → Entwürfe.
Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:
Stift: Bearbeiten der Rechnung.
Mülleimer: Löschen der Rechnung.
Briefumschlag: Senden der Rechnung. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.
Rechnung versenden
Um die Rechnung an den Empfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das Briefumschlag-Symbol in der rechten Leiste.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf „E-Rechnung versenden“ klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Alternativ können Sie den Vorgang abbrechen, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.
E-Rechnung gesendet
Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu E-Rechnungen -> Ausgang. Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit eBill-Service erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.
Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.
Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in Entwürfe verschoben. Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.
Um E-Rechnungen effizient und mit möglichst wenigen manuellen Eingaben zu erstellen, ist es wichtig, die Bereiche Stammdaten, Artikelverwaltung und Kundenverwaltung gut zu kennen. Diese Bereiche bilden die Grundlage, aus der notwendige Daten für die E-Rechnung entstehen. Gleichzeitig ermöglichen sie Ihnen, Ihre Artikel und Kunden mit minimalem Aufwand übersichtlich zu organisieren.
Um zu den Stammdaten, der Artikelverwaltung und der Kundenverwaltung zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zunächst „Verwaltung“ und anschließend den entsprechenden Bereich aus.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den einzelnen Bereichen finden Sie in unserem Handbuch unter der jeweiligen Bezeichnung.
Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.
Ihr eBill-Service Team
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