# E-Rechnungen erstellen

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie einfach und schnell eine E-Rechnung erstellen können. Von der Eingabe der notwendigen Daten bis hin zum Versand der fertigen Rechnung – wir begleiten Sie durch jeden einzelnen Schritt. Folgen Sie den Anweisungen und nutzen Sie die Funktionen, um den Rechnungsprozess effizient und rechtssicher abzuwickeln. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und problemlos an Ihre Kunden versendet werden kann.

An dieser Stelle steht Ihnen ein Video zur Verfügung, das Ihnen Schritt für Schritt den Prozess der Rechnungserstellung erklärt:

{% embed url="<https://youtu.be/7c08mOv-bXU>" %}

### E-Rechnung erstellen

Klicken Sie auf "Rechnungen"

<div data-full-width="false"><figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FI94vx7XcpB3bumu2bMWG%2FE-Rechnung%20erstellen.png?alt=media&#x26;token=aa8a0df5-2c36-4594-98af-cb4cd6e02175" alt=""><figcaption></figcaption></figure></div>

Gehen Sie über die **Navigationsleiste -> E-Rechnung erstellen**

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FN2hBUqtOV6F6HS05mzQB%2FE-Rechnung%20erstellen%202.png?alt=media&#x26;token=99f17853-8722-412e-a212-59eb61930371" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Bevor Sie mit dem Ausfüllen beginnen, haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen.\
Ihnen stehen dabei drei Ansichten zur Verfügung:

* **Standard**
* **Kompakt**
* **2-Spalten**

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FLCy0xdjhXLsI4K8t8EaG%2FE-Rechnung%20erstellen%203.png?alt=media&#x26;token=1c4bf79b-a003-4826-93ec-bba3c68859d6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Eingabefelder:**

Felder, die mit einem \* gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.\
In der Eingabemaske sind alle Felder farblich gekennzeichnet:

* **Grün:** Feld wurde korrekt ausgefüllt.
* **Rot:** Feld ist noch nicht ausgefüllt und muss ergänzt werden. Zusätzlich werden Sie oben rechts durch einen roten Kreis (Badge) mit der Anzahl der noch auszufüllenden Felder auf fehlende Eingaben hingewiesen.
* **Weiß** Optionale Felder.

### Rechnungsdaten ausfüllen

**1. Rechnungstyp**:

Der Rechnungstyp ist standardmäßig auf **„Handelsrechnung“** eingestellt und kann derzeit nicht geändert werden.

**2. Rechnungsformat:**

Wählen Sie im Drop-down-Menü das gewünschte Rechnungsformat aus.\
Folgende Formate stehen zur Verfügung:

* **ZUGFeRD-PDF**
* **xRechnung (UBL)**
* **xRechnung (CII – Cross Industry Invoice)**

Wenn Sie unsicher sind, welches Format für Sie geeignet ist, kehren Sie bitte zur Startseite zurück.\
Im Bereich **„Neueste Dokumente“** finden Sie das PDF **„E-Rechnung Formate“**, das eine Übersicht der verfügbaren Formate enthält.

**3. Rechnungsnummer**

Geben Sie die gewünschte Rechnungsnummer ein.\
Sofern unter **„Einstellungen“** ein Nummern-Pattern hinterlegt ist, wird automatisch die nächste freie Rechnungsnummer vorausgefüllt.

**4. Rechnungsdatum**:

Dieses Feld wird automatisch befüllt, kann bei Bedarf jedoch manuell geändert werden.
\
Alternativ können Sie über das Kalender-Icon ein Datum auswählen.

**5. Fälligkeitsdatum:**

Ist in den **Stammdaten** ein Fälligkeitsdatum hinterlegt, wird dieses automatisch übernommen.\
Wurde in den **Kundenstammdaten** ein abweichendes Fälligkeitsdatum hinterlegt, hat dieses Vorrang; das Stammdaten-Datum wird in diesem Fall ignoriert. Ist weder in den Stammdaten noch in den Kundenstammdaten ein Fälligkeitsdatum vorhanden, bleibt das Feld leer. Sie können das Fälligkeitsdatum dann:

* manuell eingeben,
* über das Kalender-Icon auswählen oder
* über die Vorauswahl **7, 14, 30 oder 60 Tage** festlegen.
* Bei den beiden zuletzt genannten Varianten berechnet das System das entsprechende Fälligkeitsdatum automatisch.

**6. Leitweg-ID:**

Bei einer **XRechnung** ist dieses Feld **Pflicht** und wird vom System automatisch gesetzt, sofern kein Inhalt hinterlegt ist. Bei **ZUGFeRD** ist die Angabe **optional**.

**7. Start des Leistungszeitraums:**

Wählen Sie das entsprechende Startdatum über das Kalender-Icon aus.

**8. Ende des Leistungszeitraums:**

Wählen Sie das entsprechende Enddatum ebenfalls über das Kalender-Icon aus. Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FTeh3uQ6zvdW4HlTr3e6T%2FE-Rechnung%20erstellen%204.png?alt=media&#x26;token=1794c3d2-c2b4-47c5-b941-06ac9ef3f891" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Leistungsempfänger

**1. Name des Leistungsempfängers:**

Geben Sie den Namen des Empfängers (Kunden) ein.Bei bereits gespeichertem Kunden:\
Wenn Sie das Feld **Name** auswählen, zeigt das System automatisch alle in der **Kundenverwaltung** gespeicherten Kunden an. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus – alle hinterlegten Stammdaten werden automatisch übernommen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FXNH6r8W5C0xQcfQAO8uo%2FLeistungsempf%C3%A4nger.png?alt=media&#x26;token=63cfa79b-6ea7-4c85-9de8-27448b121fcc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**2.** **Stammdaten aktualisieren**:

Hat ein bestehender Kunde an dieser Stelle beispielsweise eine neue Adresse, können Sie die geänderten Daten direkt hier eintragen. Wenn Sie möchten, dass diese Änderungen dauerhaft in der Datenbank gespeichert werden, setzen Sie oben rechts den Haken bei **„Kunde aktualisieren“**.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FWlvCWQqljtirnJBInXYa%2FKunde%20aktualisieren.png?alt=media&#x26;token=4cde68fb-fdc5-4720-82e7-ad998efc2eb1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**3. Neuer Kunde:**

Wenn bei der Eingabe des Namens **kein Treffer** gefunden wird, erkennt das System automatisch, dass es sich um einen **Neukunden** handelt. Oben rechts wird angezeigt, dass der Kunde gespeichert wird. Möchten Sie dies nicht, entfernen Sie einfach den Haken.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FenpswyVHmgnAhBxtmSrc%2FNeuen%20Kunden%20anlegen.png?alt=media&#x26;token=43001224-ac04-420d-81a9-35698d5aa6c7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Während der Eingabe werden Ihnen passende Vorschläge angezeigt, um die Auswahl zu erleichtern,\
beispielsweise erkennt das System bereits nach Eingabe der ersten drei Ziffern der **Postleitzahl** alle möglichen Treffer und schlägt Ihnen die passenden Optionen vor.\
Dieses Verfahren funktioniert ebenso bei der **Stadt** sowie bei der **Straße**.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2Frz5UwABYTpyJ9h9eVKZz%2FAdresse%20des%20Kunden%20anlegenn.png?alt=media&#x26;token=ac3179c2-3fb7-4c75-9f8c-4a29cd10acc6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Zahlungsbedingungen

**Informationen zur Abrechnung:**

Bei Zahlungsart können Sie über das Dropdown-Menü zwischen SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift wählen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FUasHxaWTwmLPV3j6gRKk%2FAbrechnungnsinfo%201.png?alt=media&#x26;token=bc93ed6f-164d-4987-8f59-41bdc266be7c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Verwendungszweck –**&#x77;ird mit der Rechnungsnummer vorausgefüllt.

**Sepa Überweisung:**

Die Angaben werden automatisch aus den Stammdaten übernommen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FggMQXXpUa4iHZ4sRkki3%2FSEPA%20%C3%9Cberweisung.png?alt=media&#x26;token=d8afc69e-5a18-401f-baeb-f6b6b162dd36" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Sepa Lastschrift:**

Die Daten werden aus den **Kundendaten** übernommen, sofern diese dort hinterlegt sind.\
Die Gläubiger-ID wird aus den **Stammdaten** übernommen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FL1qo0S47F3ELgOMRJMbg%2FSEPA%20Lastschrift.png?alt=media&#x26;token=6bd8dc6a-63ce-4957-a647-f05ed8c47ded" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Rechnungsersteller

Hier werden Ihre **Stammdaten** automatisch übernommen und sind nicht änderbar.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FMgNILmwn8B9RaOsWm3aH%2FRechnungsersteller.png?alt=media&#x26;token=2bf46268-3c37-498b-a661-c734f4bc3b32" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Rechnungspositionen

Geben Sie den Namen des Artikels ein. Bei bereits gespeicherten Artikeln:

* Nach Eingabe der ersten drei Buchstaben werden Ihnen passende Artikel aus der Datenbank vorgeschlagen.
* Wählen Sie den gewünschten Artikel aus – alle Stammdaten bis auf die **Menge** werden automatisch übernommen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2F1ornAkjRbtHvk0vH5m4A%2FRechnungspositionen.png?alt=media&#x26;token=84ffc4d4-2836-4cbc-9212-4db727674fb4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sollten Sie einmal den falschen Artikel ausgewählt haben, können Sie die Artikelsuche **erst nach dem Löschen des Artikels** oben rechts neu starten.\
Andernfalls werden beim Ändern einzelner Felder nur diese angepasst, während alle anderen Felder unverändert bleiben.

* **Bei neuem Artikel:** Wenn bei der Eingabe des Artikels **kein Treffer gefunden** wird, füllen Sie bitte **alle Felder** aus. Das System erkennt automatisch, dass es sich um einen **neuen Artikel** handelt. Oben rechts wird angezeigt, dass der Artikel **gespeichert** werden kann. Möchten Sie den Artikel speichern, setzen Sie den Haken im Kästchen **„Artikel speichern“**.
* **Wichtig:** Wenn Sie gerade eine E-Rechnung an einen Leistungsempfänger erstellen, bei dem eine Preiskategorie – zum Beispiel ein Materialzuschlag von 10 % – eingerichtet wurde, wird diese in der Rechnung nicht automatisch berücksichtigt. Damit die Preiskategorie greift, gibt es zwei Möglichkeiten: Der Artikel muss bereits vor der Rechnungserstellung angelegt worden sein. Alternativ können Sie während der Rechnungserstellung über das Zahnrad zur Artikelverwaltung wechseln, den Artikel dort anlegen und speichern. Anschließend wählen Sie den Artikel in der Rechnungsposition über die Suche aus. Nur dann wird die hinterlegte Preiskategorie korrekt angewendet.

Über den Button **„+ Position hinzufügen“** können Sie weitere Artikel zu Ihrer Liste hinzufügen.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FS14amvTAAcKYSAn0suGT%2FRechnungsposition%20speichern.png?alt=media&#x26;token=27f75803-212a-485d-a6ba-b2f1900df180" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Unter **Summen** sehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnung, bestehend aus **Zwischensumme** und **MwSt.** Sollte Ihr Kunde bereits eine **Anzahlung** geleistet haben, tragen Sie den Betrag in die Spalte **Bereits bezahlter Betrag** ein. In der Spalte **Zu zahlender Betrag** wird der aktuell offene Betrag angezeigt.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2F8Bdr576gsTc3RJLINWEq%2FSummen.png?alt=media&#x26;token=e73232db-29d0-4a13-a368-122ac1eca04e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um die E-Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf **„Speichern“**.\
Das System prüft automatisch alle Eingaben. Sind Angaben unvollständig oder fehlerhaft, erhalten Sie eine Warnmeldung. Wenn Sie mit der Maus über die Meldung scrollen, bleibt diese sichtbar.

Die betroffenen Felder werden rot markiert, und auch hier wird die Warnmeldung angezeigt, bis die Eingaben korrigiert wurden. In diesem Fall wird die Rechnung **nicht gespeichert**.

Bitte ergänzen oder korrigieren Sie die markierten Angaben und bestätigen Sie diese erneut über den Button **„Speichern“**.\
Erst wenn alle Angaben korrekt sind, wird die erfolgreiche Erstellung bestätigt und die Rechnung gespeichert.

### Rechnungs-Entwurf

Die soeben erstellte Rechnung finden Sie anschließend unter **E-Rechnungen → Entwürfe**.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FPqD6mWDgqA74FMUiNNnw%2FRechnung%20im%20Entwurf.png?alt=media&#x26;token=29c84d5a-36ca-47ff-94e0-0f2ce9ae128a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über die Symbole rechts können Sie die Rechnung folgendermaßen verwalten:

* **Stift:** Bearbeiten der Rechnung.
* **Mülleimer:** Löschen der Rechnung.
* **Briefumschlag:** Senden der Rechnung. Nach dem Versand wird sie von „Entwürfe“ in den „Ausgang“ verschoben.

### Rechnung versenden

Um die Rechnung an den Empfänger abzuschließen und zu versenden, klicken Sie auf das **Briefumschlag-Symbol** in der rechten Leiste.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FsbQH6gILo5SbBf1byZ7S%2FVersenden%201.png?alt=media&#x26;token=98bbd092-34d6-46a3-a224-4dfdbf09524f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, ob Sie die E-Rechnung tatsächlich senden möchten. Bestätigen Sie den Versand, indem Sie auf **„E-Rechnung versenden“** klicken. Die Rechnung wird dann per E-Mail an den Empfänger geschickt. Alternativ können Sie den Vorgang **abbrechen**, um die Rechnung zu bearbeiten, zu löschen oder zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2F8v8SORt9T1rFL8OI9cgV%2FVersenden%202.png?alt=media&#x26;token=f3a54281-878d-416b-8a1b-b5f0b7af0561" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

\
**E-Rechnung gesendet**

Nachdem Sie Ihre E-Rechnung versendet haben, navigieren Sie zu **E-Rechnungen -> Ausgang.** Dort finden Sie alle E-Rechnungen, die Sie mit **eBill** erstellt und versendet haben, übersichtlich gespeichert.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2Fae36TiP2Ut5CgJzJOmgc%2FVersendete%20Rechnung.png?alt=media&#x26;token=7b658685-0b3e-4a0f-8828-de20b23f7419" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Durch Klick auf eine Rechnungszeile öffnet sich die Detailansicht der Rechnungsdaten. Eine Bearbeitung der Rechnung ist nach dem Versand nicht mehr möglich.

Sollte sich beim Versand einer Rechnung herausstellen, dass diese nicht zugestellt werden kann, wird die Rechnung aus dem Ausgang wieder in **Entwürfe** verschoben.\
Sie haben dann die Möglichkeit, die Rechnung zu bearbeiten – beispielsweise die E-Mail-Adresse zu korrigieren – und anschließend erneut zu versenden.

Um E-Rechnungen effizient und mit möglichst wenigen manuellen Eingaben zu erstellen, ist es wichtig, die Bereiche **Stammdaten**, **Artikelverwaltung** und **Kundenverwaltung** gut zu kennen.\
Diese Bereiche bilden die Grundlage, aus der notwendige Daten für die E-Rechnung entstehen. Gleichzeitig ermöglichen sie Ihnen, Ihre Artikel und Kunden mit minimalem Aufwand übersichtlich zu organisieren.

Um zu den Stammdaten, der Artikelverwaltung und der Kundenverwaltung zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zunächst „Verwaltung“ und anschließend den entsprechenden Bereich aus.

<figure><img src="https://1022413756-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FuF7DiHhm42Bg79AN67g0%2Fuploads%2FZbx35Ltox2lCXfJCh7IM%2FVersendet%202.png?alt=media&#x26;token=1489d299-6252-415f-8d76-9f9ef94232f0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den einzelnen Bereichen finden Sie in unserem Handbuch unter der jeweiligen Bezeichnung.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.\
Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

<a href="https://ebill-service.de/support/" class="button primary">Jetzt Support kontaktieren</a>

Ihr eBill-Service Team


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://hilfe.ebill-service.de/e-rechnungen/quickstart.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.