Layout-Editor
Um zu dem Layout- Editor zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie Veraltung aus.
Über die Layout-Editor-Box können Sie den Layout-Editor direkt aufrufen und Ihre Vorlagen bearbeiten.
Einleitung
Der Layout-Editor
Mit dem Layout-Editor gestalten Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen individuell und professionell.
Sie können unter anderem:
Layoutvorlagen auswählen
Logos positionieren
Seitenhintergründe verwenden
eigenes Briefpapier hochladen
Tabellenlayouts anpassen
Seitenbereiche definieren
PDF-Inhalte ein- oder ausblenden
Alle Änderungen werden direkt in der Vorschau angezeigt.
Live-Vorschau und PDF-Vorschau
Der Layout-Editor bietet zwei verschiedene Vorschauarten:
Live-Vorschau
Die Vorschau auf der rechten Seite aktualisiert sich direkt während der Bearbeitung.
Damit können Sie sofort prüfen:
Positionierungen
Abstände
Logos
Tabellen
Farben
Briefpapier
Seitenhintergründe
PDF-Vorschau
Über den Button:
„PDF-Vorschau“
können Sie jederzeit die finale PDF-Ausgabe öffnen.
Die PDF-Vorschau verwendet denselben Erzeugungsprozess wie die spätere ZUGFeRD-Rechnung.
Dadurch sehen Sie die Rechnung exakt so, wie sie später:
erzeugt
exportiert
und an Kunden versendet wird
Die PDF-Vorschau eignet sich besonders zum Prüfen von:
Seitenumbrüchen
mehrseitigen Rechnungen
Briefpapier
Folgeseiten
Tabellen über mehrere Seiten
Header- und Footerbereichen
Seitenhintergrund oder Briefpapier?
Der Layout-Editor unterstützt zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Gestaltung Ihrer Rechnungen.
Seitenhintergrund mit eigenem Logo
Seitenhintergründe mit eigenem Logo sind integrierte Designvorlagen innerhalb des Systems.
Sie eignen sich besonders für:
moderne Rechnungen
einfache Gestaltung
schnelle Anpassungen
Firmenlogos und Corporate Colors
Vorteile:
schnell eingerichtet
direkt anpassbar
keine eigene PDF-Datei notwendig
Wenn Sie Seitenhintergründe zusammen mit Ihrem Firmenlogo verwenden möchten, unterstützt Sie unser Schnellstart „Klassische Rechnung mit Logo“ bei der Einrichtung.
Briefpapier
Beim Briefpapier verwenden Sie eigene PDF-Dateien als Hintergrund Ihrer Rechnung.
Das eignet sich besonders für:
bestehendes Corporate Design
komplexe Layouts
individuelle Vorlagen
Vorteile:
maximale Gestaltungsfreiheit
vollständige Kontrolle über das Design
ideal für vorhandene Geschäftsvorlagen
Empfehlung:
Wenn Sie eigene Briefpapier-Vorlagen verwenden möchten, unterstützt Sie unser Schnellstart „Rechnung mit Briefpapier“ bei der Einrichtung.
Testdaten verwenden
Im Bereich „Testdaten“ können verschiedene Beispielrechnungen geladen werden.
Damit lassen sich insbesondere:
Seitenumbrüche
Folgeseiten
Tabellen über mehrere Seiten
Briefpapier auf mehreren Seiten
realistisch testen.
Empfehlung:
Prüfen Sie neue Layouts immer zusätzlich mit mehreren Testseiten und der PDF-Vorschau.
Hinweis zur ZUGFeRD-PDF
Alle Layouts werden vollständig mit der späteren ZUGFeRD-PDF-Ausgabe verwendet.
Das bedeutet:
Logos
Briefpapier
Seitenhintergründe
Tabellenlayouts
Seitenbereiche
werden automatisch in die finale PDF-Rechnung übernommen.
Die Bereiche des Layout-Editors
Aufbau des Layout-Editors
Der Layout-Editor besteht aus zwei Hauptbereichen:
linke Seitenleiste mit allen Einstellungen
rechte Vorschauseite mit der Live-Darstellung der Rechnung
Während der Bearbeitung werden Änderungen direkt in der Vorschau angezeigt.
Zusätzlich kann über die „PDF-Vorschau“ jederzeit die finale PDF-Ausgabe geöffnet werden.
Layoutvorlage
Im Bereich „Layoutvorlage“ wählen Sie das Grunddesign Ihrer Rechnung.
Die Layoutvorlage bestimmt unter anderem:
Abstände
Schriftgrößen
Positionierungen
Aufbau der Inhaltsbereiche
allgemeine Darstellung der Rechnung
Verfügbare Varianten:
Klassisch
Traditioneller Aufbau mit klarer Struktur und ausgewogenen Abständen.
Empfohlen für:
Rechnungen ohne Briefpapier
einfache Layouts
Standard*
Modernes Rechnungsdesign mit ausgewogener Darstellung.
Empfohlen für:
moderne PDF-Rechnungen
eigenes Briefpapier
professioneller Unternehmensauftritt
* unsere Empfehlung
Kompakt
Reduzierte Abstände für platzsparende Rechnungen.
Empfohlen für:
viele Rechnungspositionen
mehrseitige Rechnungen
eigenes Briefpapier
zeitgemäßes Corporate Design
Tabellenlayout und Spaltenverwaltung
Im Bereich „Tabellenlayout“ bestimmen Sie die Darstellung der Rechnungspositionen.
Das Tabellenlayout beeinflusst insbesondere:
Zeilenabstände
Tabellenhöhe
Lesbarkeit
Platzbedarf der Positionen
Verfügbare Varianten:
Verfügbare Varianten:
Standard
Ausgewogene Darstellung mit moderner Tabellenstruktur und guter Lesbarkeit.
Empfohlen für:
die meisten Rechnungen
moderne Rechnungslayouts
ausgewogene Darstellung von Positionen und Summen
Kompakt
Reduzierte Abstände mit platzsparender Darstellung der Rechnungspositionen.
Empfohlen für:
viele Rechnungspositionen
mehrseitige Rechnungen
kompakte Layouts mit geringerem Platzbedarf
Klassisch
Stärker strukturierte Tabellenansicht mit klarer Spalten- und Linienführung.
Empfohlen für:
klassische Rechnungslayouts
strukturierte Positionsdarstellungen
detaillierte Tabellenansichten mit klarer Trennung der Inhalte
Spalten verwalten
Zusätzlich zu den vordefinierten Tabellenlayouts können die angezeigten Spalten individuell angepasst werden.
Dadurch lässt sich die Darstellung der Rechnungstabelle flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen.
Dabei lassen sich:
Spalten ein- oder ausblenden
Spalten umsortieren
Spaltenbezeichnungen ändern
Aktive Spalten werden in grün dargestellt. Ausgeblendete Spalten können jederzeit wieder eingeblendet werden und werden in grau dargestellt.
Verfügbare Spalten:
Pos. – Positionsnummer
Bezeichnung – Beschreibung der Leistung
Menge – Menge inklusive Einheit
Einzelpreis – Netto-Einzelpreis
MwSt. – Mehrwertsteuersatz
Betrag – Netto-Gesamtbetrag
Hinweis: Mindestens eine Spalte muss sichtbar bleiben.
Reihenfolge der Spalten ändern
Die Reihenfolge der angezeigten Spalten kann per Drag & Drop angepasst werden.
Dazu die gewünschte Spalte am Griffsymbol auswählen und an die gewünschte Position verschieben.
Die Änderung wird sofort in der Vorschau übernommen.
Spaltenbezeichnungen ändern
Spaltenüberschriften können über das kleine Stiftsymbol individuell angepasst werden.
Die geänderte Bezeichnung wird direkt in der Tabellenvorschau angezeigt und beim Speichern des Layouts übernommen.
Änderungen speichern
Änderungen an der Tabellenansicht werden zunächst nur in der aktuellen Bearbeitung übernommen.
Erst durch das Speichern des Layouts werden die Anpassungen dauerhaft gespeichert.
Über die Funktion „Zurücksetzen“ kann jederzeit der zuletzt gespeicherte Stand wiederhergestellt werden.
Headerbox
Im Bereich „Headerbox“ legen Sie fest, wie der Informationsblock im Kopfbereich der Rechnung dargestellt wird.
Die Headerbox enthält zentrale Rechnungsinformationen, zum Beispiel:
Rechnungsnummer
Kundennummer
Datum
Leistungszeitraum
Je nach gewählter Variante wird der Rahmen der Headerbox unterschiedlich dargestellt.
Die Headerbox wird über den Schalter ein und ausgeblendet.
Verfügbare Varianten
Offener Rahmen mit eckigen Linien
Zeigt nur eine obere und untere Linie.
Geeignet für:
moderne Layouts
dezente Darstellung
klare Trennung ohne vollständige Umrandung
Geschlossener Rahmen mit eckigen Linien
Zeigt einen vollständigen rechteckigen Rahmen.
Geeignet für:
klassische Rechnungen
stärker abgegrenzte Informationsbereiche
strukturierte Layouts
Offener Rahmen mit abgerundeten Linien
Zeigt eine obere und untere Linie mit abgerundeten Enden.
Geeignet für:
moderne Rechnungslayouts
weichere Gestaltung
dezente visuelle Hervorhebung
Geschlossener Rahmen mit abgerundeten Ecken
Zeigt einen vollständigen Rahmen mit abgerundeten Ecken.
Geeignet für:
moderne, klar abgegrenzte Informationsbereiche
Layouts mit weicherer Optik
Rechnungen mit zeitgemäßem Design
Hinweis
Die Headerbox beeinflusst nur die optische Darstellung des Informationsblocks.
Die enthaltenen Rechnungsdaten werden automatisch aus der Rechnung übernommen und in der Vorschau angezeigt.
Seitenhintergrund
Im Bereich „Seitenhintergrund“ können integrierte Hintergrunddesigns aktiviert werden.
Der Seitenhintergrund ergänzt Ihr Layout um zusätzliche Designelemente.
Primärfarbe
Über die Primärfarbe bestimmen Sie die Hauptfarbe des Hintergrunddesigns.
Empfehlung: Verwenden Sie Ihre Firmenfarbe für:
bessere Wiedererkennung
ein einheitliches Corporate Design
professionellere Rechnungen
Die Änderungen werden direkt in der Vorschau angezeigt.
Logo
Im Bereich „Logo“ können Sie Ihr Firmenlogo hochladen und positionieren.
Unterstützte Formate:
PNG
JPG
SVG
Empfehlungen:
transparente PNG- oder SVG-Dateien verwenden
horizontale Logos bevorzugen
Nach dem Upload erscheint das Logo direkt in der Vorschau.
Logo positionieren
Das Logo kann direkt innerhalb der Vorschau angepasst werden.
Möglichkeiten:
verschieben
skalieren
Breite anpassen
Ziehen Sie das Logo mit der Maus an die gewünschte Position.
Über die Ziehpunkte kann das Logo größer oder kleiner dargestellt werden.
Briefpapier
Im Bereich „Briefpapier“ können eigene PDF-Dateien als Hintergrund der Rechnung verwendet werden.
Es können unterschiedliche Briefpapiere für:
die erste Seite
Folgeseiten
festgelegt werden.
Das Briefpapier wird automatisch bei der späteren Erstellung der ZUGFeRD-PDF verwendet.
Briefpapier erste Seite
Hier wählen Sie das Briefpapier für die erste Seite der Rechnung aus.
Empfehlungen:
DIN A4 Hochformat
ausreichend Platz für Rechnungsinhalte
keine festen Rechnungsdaten im Hintergrund
Briefpapier Folgeseiten
Für Folgeseiten stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
Erste Seite übernehmen
Das gleiche Briefpapier wird auf allen Seiten verwendet.
Eigene PDF hochladen
Empfohlen wenn:
die erste Seite einen großen Header besitzt
Folgeseiten reduzierter dargestellt werden sollen
Leer lassen
Folgeseiten erhalten keinen Hintergrund.
Seitenbereich
Im Bereich „Seitenbereich“ definieren Sie die nutzbaren Bereiche der Rechnung.
Hier können insbesondere:
obere Seitenabstände
untere Seitenabstände
nutzbare Inhaltsbereiche
angepasst werden.
Diese Einstellungen sind besonders wichtig bei:
Briefpapier
großen Headern
umfangreichen Footern (
mehrseitigen Rechnungen
Wenn Rechnungsinhalte mit Elementen des Briefpapiers kollidieren, können die Seitenbereiche entsprechend angepasst werden.
Die Änderungen werden direkt in der Vorschau angezeigt.
PDF-Inhalte
Im Bereich „PDF-Inhalte“ können zusätzliche Informationen innerhalb der Rechnung aktiviert oder deaktiviert werden.
Verfügbare Optionen:
Verkäuferdaten
Zeigt Unternehmens- und Kontaktdaten innerhalb der Rechnung an.
Absenderzeile
Blendet die kompakte Absenderzeile oberhalb des Adressbereichs ein.
GiroCode
Fügt einen GiroCode für das schnelle Bezahlen per Banking-App hinzu.
Rechnungstyp-Titel
Zweck
Der Rechnungstyp-Titel zeigt automatisch die Bezeichnung des vorliegenden Dokuments an – zum Beispiel „Rechnung" oder „Gutschrift". Dieser Text wird direkt aus den Dokumentdaten übernommen und muss nicht manuell eingetragen werden. Er erscheint so, wie der Dokumenttyp im zugrundeliegenden System hinterlegt ist.
Wo erscheint der Rechnungstyp-Titel?
Der Rechnungstyp-Titel wird standardmäßig im oberen Bereich der ersten Seite des Dokuments platziert. Er ist dort sofort ins Auge fallend positioniert, noch vor den eigentlichen Dokumenteinhalten. Die genaue Position kann im Layout-Editor durch Verschieben des Elements frei angepasst werden.
Ein- und Ausschalten
Was kann angepasst werden?
Ist der Rechnungstyp-Titel eingeschaltet und im Canvas ausgewählt, stehen folgende Einstellungen zur Verfügung:
Hinweis zum angezeigten Text
Der angezeigte Text – also z. B. „Rechnung" oder „Gutschrift" – stammt direkt aus den Rechnungsdaten des jeweiligen Dokuments. Er wird nicht im Layout-Editor festgelegt, sondern vom System automatisch übergeben. Je nach erstelltem Dokument erscheint der entsprechend hinterlegte Dokumentname.
Einleitungstext und Schlusstext
1. Einleitungstext
Der Einleitungstext ist ein frei gestaltbarer Textbereich, der am Anfang Ihres Dokuments erscheint – noch vor dem eigentlichen Dokumenteinhalt wie Positionen, Tabellen oder Rechnungsdetails. Er eignet sich ideal für eine persönliche Ansprache, ein individuelles Anschreiben, eine Begrüßung oder allgemeine Hinweise an den Empfänger.
Der Einleitungstext erscheint standardmäßig auf der ersten Seite des Dokuments.
Automatische Höhenanpassung:
Geben Sie mehr Text ein, wächst der Einleitungsbereich automatisch in der Höhe mit. Alle nachfolgenden Inhalte – wie Tabellen, Positionen oder weitere Felder – werden dabei automatisch nach unten verschoben. So überlagern sich keine Elemente, und das Layout bleibt jederzeit übersichtlich und korrekt.
2. Schlusstext
Der Schlusstext erscheint am Ende des Dokuments, nach allen Inhalten wie Positionen und Summen. Hier können Sie abschließende Informationen unterbringen, beispielsweise, Dankesworte oder Kontaktdaten.
Der Schlusstext erscheint auf der letzten Seite des Dokuments, direkt nach dem letzten Inhaltselement.
Automatische Höhenanpassung:
Auch der Schlusstext wächst automatisch mit, sobald mehr Inhalt eingegeben wird. Nachfolgende Elemente werden entsprechend nach unten verschoben, sodass nichts überlappt und das Dokument stets ordentlich aussieht.
3. Seitenumbruch nach dem Einleitungstext
Mit der Option „Nach dem Einleitungstext ein Seitenumbruch" können Sie in „Rechnung erstellen“, festlegen, dass nach dem Einleitungstext automatisch eine neue Seite begonnen wird.
Sobald diese Option aktiviert ist, wird der Einleitungstext vollständig auf der ersten Seite ausgegeben. Alle weiteren Inhalte des Dokuments – also Positionen, Tabellen, Summen und der Schlusstext – starten dann sauber auf der nächsten Seite.
Diesen Bereich "Rechnungstexte" finden Sie unter Verwaltung → Stammdaten.
Wann ist diese Option sinnvoll?
Wenn Ihr Einleitungstext länger ist und Sie nicht möchten, dass er nicht mit dem eigentlichen Dokumentinhalt vermischt wird. Die Funktion stellt sicher, dass Anschreiben und Dokumentinhalt klar voneinander getrennt bleiben und das Gesamtbild professionell wirkt. Ohne diese Option könnte ein langer Einleitungstext unmittelbar in die nachfolgenden Positionen oder Tabellen hineinfließen, was die Lesbarkeit beeinträchtigt.
4. Typische Anwendungsbeispiele
| Anwendungsfall | Empfohlene Funktion |
| Persönliches Anschreiben vor der Rechnung | Einleitungstext + Seitenumbruch aktivieren |
| Kurze Begrüßung direkt über den Positionen | Einleitungstext, Seitenumbruch deaktiviert |
| Zahlungsbedingungen oder Danksagung am Ende | Schlusstext |
| Rechtliche Hinweise oder Kontaktdaten am Ende | Schlusstext |
| Längeres Vorwort oder individuelle Mitteilung | Einleitungstext + Seitenumbruch aktivieren |
5. Hinweise und Empfehlungen
- Kurze Einleitungstexte (ein bis drei Sätze) lassen sich gut ohne Seitenumbruch einsetzen, da sie den Lesefluss nicht unterbrechen.
- Längere Anschreiben oder Vorworte sollten immer mit aktiviertem Seitenumbruch verwendet werden, damit der Dokumentinhalt auf einer eigenen Seite beginnt.
- Schlusstext und Einleitungstext können unabhängig voneinander befüllt werden. Es ist nicht erforderlich, beide zu verwenden.
- Beide Texte werden im Druck und in der PDF-Vorschau genauso dargestellt, wie sie im Editor eingegeben wurden.
- Lassen Sie ein Textfeld leer, erscheint es im finalen Dokument nicht – es entsteht kein unnötiger Leerraum.
6. Platzhalter – Dynamische Inhalte automatisch einfügen
Im Einleitungstext und im Schlusstext können Sie Platzhalter verwenden, die beim Erstellen des Dokuments automatisch durch die tatsächlichen Werte aus der Rechnung ersetzt werden. So müssen Sie wiederkehrende Informationen nicht jedes Mal manuell eintippen.
Verfügbare Platzhalter
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
| `[Rechnungsnummer]` | Die Nummer der aktuellen Rechnung |
| `[Ansprechpartner]` | Der hinterlegte Ansprechpartner |
| `[Lieferdatum]` | Das Lieferdatum im Format TT.MM.JJJJ |
Beispiel:
> „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie Ihre Rechnung [Rechnungsnummer] mit dem Lieferdatum [Lieferdatum]."
Beim Generieren des Dokuments wird daraus automatisch:
> „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei erhalten Sie Ihre Rechnung RE-2024-00123 mit dem Lieferdatum 15.03.2024."
Hinweis: Achten Sie darauf, die eckigen Klammern und die genaue Schreibweise des Platzhalters beizubehalten. Leerzeichen oder abweichende Groß-/Kleinschreibung können dazu führen, dass der Platzhalter nicht erkannt wird.
7. Textformatierung – Mini-Markup
Mit einfachen Formatierungsanweisungen können Sie Teile Ihres Textes optisch hervorheben, ohne dass Sie dafür technische Kenntnisse benötigen. Umschließen Sie den gewünschten Text einfach mit den entsprechenden Tags.
Unterstützte Formatierungen
| Eingabe im Editor | Darstellung im Dokument |
|---|---|
| `<b>Text</b>` | **fett** |
| `<i>Text</i>` | *kursiv* |
| `<u>Text</u>` | unterstrichen |
| `<color:red>Text</color>` | Text in der Farbe Rot |
| `<color:#ff6600>Text</color>` | Text in einer individuellen Farbe (Hex-Code) |
Beispiele:
> `Vielen <b>Dank</b> für Ihren Auftrag!`
→ Vielen Dank für Ihren Auftrag!
> `<i>Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.</i>`
→ Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.
> `<color:red>Wichtiger Hinweis:</color> Bitte beachten Sie die beigefügten Bedingungen.`
→ Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie die beigefügten Bedingungen.
Farben angeben
Farben können auf zwei Arten angegeben werden:
- Benannte Farben – z. B. `red`, `blue`, `green`
- Hex-Code – z. B. `#ff6600` für ein kräftiges Orange. Hex-Codes bieten mehr Gestaltungsfreiheit und erlauben eine genaue Abstimmung auf Ihre Corporate Identity.
Zeilenumbrüche
Einen Zeilenumbruch fügen Sie durch Drücken der Enter-Taste ein. Ein manueller Umbruch-Befehl ist nicht notwendig.
8. Hinweise zur Verwendung von Platzhaltern und Formatierung
- Platzhalter und Formatierungen können kombiniert werden, z. B.: `<b>Rechnung [Rechnungsnummer]</b>`
- Öffnende und schließende Tags müssen immer paarweise vorhanden sein. Ein vergessenes schließendes Tag kann die Darstellung beeinflussen.
- Farb-Hex-Codes beginnen immer mit einem `#` gefolgt von sechs Zeichen, z. B. `#003399`.
- Platzhalter und Formatierungen funktionieren sowohl im Einleitungstext als auch im Schlusstext und in freien Textfeldern im Dokument.
- In der PDF-Vorschau können Sie jederzeit prüfen, ob Platzhalter korrekt aufgelöst und Formatierungen wie gewünscht dargestellt werden.
Testdaten
Im Bereich „Testdaten“ können unterschiedliche Beispielrechnungen geladen werden.
Aktuell stehen insbesondere mehrseitige Testrechnungen zur Verfügung.
Damit lassen sich unter anderem prüfen:
Seitenumbrüche
Folgeseiten
Tabellen über mehrere Seiten
Briefpapier auf mehreren Seiten
Rechnungstyp-Titel
Empfehlung: Nutzen Sie zusätzlich immer die PDF-Vorschau, um das finale Ergebnis realistisch zu prüfen.
Vorschau
Die rechte Seite des Layout-Editors zeigt die Live-Vorschau der Rechnung.
Die Vorschau aktualisiert sich direkt während der Bearbeitung.
Mit den Zoom-Schaltflächen oben rechts kann die Darstellung vergrößert oder verkleinert werden.
PDF-Vorschau
Über den Button „PDF-Vorschau“ kann jederzeit die finale PDF-Ausgabe geöffnet werden.
Wichtig: Die PDF-Vorschau verwendet denselben Erzeugungsprozess wie die spätere ZUGFeRD-Rechnung.
Dadurch sehen Sie die Rechnung exakt so, wie sie später:
erzeugt
exportiert
und an Kunden versendet wird.
Die PDF-Vorschau eignet sich ideal zum Prüfen von:
Seitenumbrüchen
Briefpapier
Tabellenlayouts
mehrseitigen Rechnungen
Header- und Footerbereichen
Logos und Positionierungen
Speichern
Über den Button „Speichern“ werden alle Änderungen dauerhaft übernommen.
Das Layout wird anschließend automatisch für neue ZUGFeRD-Rechnungen verwendet.
Zurücksetzen
Über „Zurücksetzen“ können Änderungen verworfen und das Layout auf den vorherigen Stand der letzten Speicherung zurückgesetzt werden.
Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren.
Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.
Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.
Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.
Ihr eBill-Service Team
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