Artikelverwaltung

In der Artikelverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Artikel inklusive aller Artikelmerkmale sowie zeitlich begrenzter Preise (von–bis) dauerhaft anzulegen. Bei der Erstellung einer E-Rechnung werden diese Angaben beim Auswählen des Artikels automatisch übernommen. So wird – sofern hinterlegt – entweder der zeitlich begrenzte Preis oder der Standardpreis verwendet, sodass der Artikel mit nur einem Klick korrekt zugeordnet wird.

An dieser Stelle finden Sie ein Video mit einer Schritt-für-Schritt-Erklärung zur Artikelverwaltung, bitte beachten Sie, dass aufgrund der ständigen Weiterentwicklung einzelne Bereiche optisch nicht mehr dem aktuellen Stand unserer Software entsprechen können:

Zur Artikelverwaltung

Um zu der Artikelverwaltung zu gelangen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie Verwaltung aus.

Über die Artikelverwaltungsbox gelangen Sie zu Ihrer Artikelverwaltung.

Artikelverwaltung

Unter der Artikelverwaltung finden Sie alle Artikel, die Sie bereits bei der Rechnungserstellung als Positionen verwendet und gespeichert haben, sowie alle Artikel, die Sie direkt in der Artikelverwaltung neu angelegt haben.

Um einen passenden Artikel zu finden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: – durch Scrollen in der Artikelliste oder – durch Eingabe der ersten drei Buchstaben in der Artikelsuche.

In die Detailansicht eines Artikels gelangen Sie über das Stift-Symbol.

Mit dem Button „+ Artikel hinzufügen“ können Sie weitere Artikel erstellen. Bei der Rechnungserstellung können Sie dann aus allen angelegten Artikeln auswählen. Alle zu einem Artikel hinterlegten Daten werden beim Einfügen in die Rechnungsposition automatisch übernommen.

Unter Allgemein füllen Sie bitte alle Felder aus, die zu dem Artikel gehören. Sollte Ihr Artikel einen Identifikationsstandard besitzen, können Sie diesen in der entsprechenden Spalte auswählen und bestätigen. Unter Identifikationsnummer tragen Sie anschließend die dazugehörige Nummer ein.

Bei der Auswahl Eigener Standard öffnet sich ein zusätzliches Fenster Eigener Code, das Sie mit Ihrem eigenen Code befüllen können.

Sie können die Spalten Kategorie und Gewicht ausfüllen, auch wenn diese momentan noch keine Rolle spielen. In der Spalte Basismenge können sie den gewünschten Wert eintragen.

Im Feld „Merkmale/Eigenschaften“ haben Sie durch „+ Merkmal hinzufügen“ die Möglichkeit, den dazugehörigen Namen sowie den entsprechenden Wert hinzuzufügen.

Im Feld Notizen haben Sie die Möglichkeit, persönliche Hinweise oder Kommentare zu einem Artikel zu speichern.

Wenn Sie eine Notiz zu einem Artikel hinterlegt haben, wird diese in der Artikelverwaltung rechts neben dem Status-Feld angezeigt.

Bewegen Sie die Maus darüber, um die Notiz einzusehen, ohne den Artikel öffnen zu müssen.

Der letzte Punkt im Bereich Allgemein betrifft die Aktivität eines Artikels. Unten links haben Sie die Möglichkeit, den Artikel zu deaktivieren, indem Sie den Haken entfernen und anschließend auf den Button „Speichern“ klicken.

Dies hat zur Folge, dass der Artikel in der Artikelverwaltung als „inaktiv“ gekennzeichnet wird. Zusätzlich ist der Artikel in der Eingabemaske nicht mehr auswählbar.

Preise anpassen

Anschließend klicken Sie oben auf den Preise-Button. Dort sehen Sie den Hinweis MwSt., der den unter Allgemein eingetragenen Wert anzeigt und für alle Preise gilt.

Unter Standard geben Sie entweder den Netto- oder den Bruttopreis ein, da sich beide Werte auf Basis des Steuersatzes automatisch berechnen. Die Eingaben können mit bis zu sechs Nachkommastellen erfolgen.

Über den Button + Preis hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, einen oder mehrere zeitlich begrenzte Preise mit dem entsprechenden Zeitraum (von Datum – bis Datum in der Zeit 00:00- 24:00) einzustellen. Dieser zeitlich begrenzte Preis wird beim Erstellen einer E-Rechnung automatisch innerhalb des angegebenen Zeitfensters übernommen.

Rechnungsnotizen

Klicken Sie anschließend oben auf den Standard-Notizen-Button. Diese Notizen werden automatisch in neue Rechnungen eingefügt, wenn dieser Artikel verwendet wird.

Über den + Notiz hinzufügen-Button können Sie eine passende Kategorie auswählen und anschließend Ihren Freitext eingeben. Um weitere Notizen einzutragen, wiederholen Sie die einzelnen Schritte.

Um Ihre Eingaben zu bestätigen, klicken Sie auf den Speichern-Button.

Alles weitere finden Sie in den folgenden Abschnitten des Handbuchs.

Sollten Fragen oder Probleme auftreten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei allen Anliegen.

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